I.                   Le faux problème des archives dites « dormantes » et « vivantes »

Rappelons que de nombreux syndics, pour pouvoir facturer des honoraires supplémentaires (ou pour pouvoir transférer une tâche de gestion courante aux frais des copropriétés) ont décidé d’inventer des catégories d’archives :

-          archives « vivantes » ;

-          et archives « dormantes »,

et de ne s’occuper - dans le cadre de leur gestion courante - que des archives dites « vivantes » (notion qui recouvre les documents des deux ou trois dernières années).

Rappelons aussi que nous avons dénoncé depuis longtemps ce système qui non seulement aboutit à faire payer aux copropriétés des frais supplémentaires pour gestion des archives « dormantes » mais a pour conséquence de diluer les responsabilités (entre syndic et archiveur) et peut devenir une formidable machine à égarer une partie des archives, comme nous l’avons montré à plusieurs reprises (taper « archives » sur notre moteur de recherche).

II.                 L’invention d’une nouvelle notion : celle d’archives « utiles »

Suite à nos protestations et conscient de la gravité de la situation, le Ministère de l’Economie a tenté - dans le projet d’arrêté sur les contrats de syndic (voir abus numéro 2223) de traiter ce problème et de réintégrer la gestion des archives dans la gestion courante.

Hélas, le texte de l’arrêté est tellement maladroit et mal fondé juridiquement que la situation risque d’être pire après l’arrêté qu’avant. En effet, l’arrêté supprime bien la notion d’archives « vivantes », mais invente la notion d’archives… « utiles ».

On connaissait les archives tout court, voire les archives à conserver obligatoirement,mais pas les archives utiles. D’autant que - dans la liste de ces archives - les factures ont totalement été oubliées, ce qui est quand même gênant.

Voici le texte du projet d’arrêté sur ce point :

«  LU-1 Archives du syndicat III-l-l Détention :

Détention, conservation des archives utiles dans le cadre de la gestion courante de l'immeuble [il convient de préciser expressément leur nature, leur volume et leur

ancienneté], notamment les plans, le règlement de copropriété, l'état de répartition des charges, l'état de division, les procès verbaux des assemblées générales, les contrats de

travail des préposés du syndicat, les contrats d'assurance de l'immeuble et documents nécessaires pour leur mise en œuvre, les documents et décisions de justice relatifs à

l'immeuble dont les délais de contestation ne sont pas révolus, les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que toute pièce administrative

datant de moins de 2 ans ».

III.              Un arrêté en opposition avec le futur décret ?

Comme on le voit le texte du projet d’arrêté est juridiquement irrecevable et parfaitement flou, donc : inapplicable.

Plus préoccupant : l’arrêté et sa notion non juridique d’archives « utiles » risquent d’entrer en conflit avec le texte modifié (très prochainement) du décret du 17 mars 1967 qui confirme que le syndic a la charge de la conservation de TOUTES les archives ! Aie ! Aie ! Aie !

IV.             Une intervention de l’ARC auprès du ministre

Nous sommes évidemment intervenus immédiatement auprès du ministre et comptons sur sa sagesse pour éviter le pire.

Nous avons également saisi le Ministère de la Justice et le Secrétariat d’Etat au Logement.

Enfin nous avons alerté les associations de consommateurs, en espérant que toutes ces personnes pourront - avec nous - faire comprendre au ministre qu’il fait une redoutable erreur.

Visiblement il n’y a pas que les lois qui sont mal écrites…

Voici notre lettre au ministre :

« Monsieur Hervé NOVELLI

Secrétaire d’État chargé de

l’industrie et de la Consommation

139, rue de Bercy

 75012 Paris

 

Paris, le 5 Mars 2010

 

Monsieur le Ministre,

Nous relevons dans le projet d’arrêté concernant les contrats de syndic - outre beaucoup d’oublis, comme nous l’avons signalé par courrier le 1^er mars dernier - un problème particulièrement préoccupant.

Vos services ont en effet introduit dans cet arrêté la notion d’« archives UTILES » qui n’ strictement « aucun » fondement juridique et qui :

a)     va rentrer en contradiction avec le texte bientôt modifié du décret du 17 mars 1967 ;

b)    va entraîner de nouvelles confusions, de nouveaux abus et, sans doute de nouveaux litiges.

À noter d’ailleurs, que l’énumération que le projet d’arrêté fait des « archives utiles » oublie totalement les factures.

Je cite :

Il serait intéressant, d’ailleurs, de savoir ce que seront les factures « utiles » à archiver.

Qui décidera de ce qui est utile ou non ? Qui aura en dépôt les archives « non utiles » ? Seront-elles détruites ? Faudra-t-il une décision d’assemblée générale ? etc.

Comme vous le voyez cette notion floue (qui entend se substituer à celle non moins floue d’archives « vivantes ») va entraîner de nouveaux problèmes, ce qui est paradoxal pour un arrêté sensé résoudre les difficultés d’interpréta    tion.

Nous vous demandons, en conséquence, de bien vouloir procéder à la suppression du terme « utile » (archives « utiles ») du texte de l’arrêté.

Nous vous remercions de l’attention prêtée à ce courrier et vous prions de croire, Monsieur le Ministre, en l’assurance de notre haute considération.

 

Fernand CHAMPAVIER

Le Président ».