I.      Retour vers un inadmissible transfert de charges et de responsabilité

Voici plusieurs années maintenant que les syndics ont - à propos des archives de copropriété - trouvé un bon moyen de faire d’une pierre deux coups :

a)     ils se débarrassent d’une partie des archives des copropriétés (celle qu’ils appellent « dormantes » ;

b)     ils s’en débarrassent aux frais des copropriétés, ceci sans baisser leurs honoraires.

Depuis le début nous expliquons combien cette situation est source de problème :

-          des archives de plus en plus inaccessibles (essayez d’obtenir les factures de gaz des cinq dernières années…) ;

-          des archives qui s’évaporent souvent au fil des ans et des syndics successifs ;

-          des archives dont la gestion et la conservation coûtent de plus en plus cher, ceci pour des résultats médiocres.

Nous avons, depuis tout ce temps, fait valoir qu’un syndic ne pouvait déléguer la responsabilité de la gestion et de la conservation des archives à un tiers, donc à un archiveur, (même s’il peut sous-traiter cette tâche), ceci pour une bonne raison : le décret de 1967 (article 33) prévoit explicitement depuis des années que c’est l’une de ses tâches essentielles.

Or, depuis tout ce temps, également, les syndics refusent d’entendre raison et continuent - consciencieusement - à découper les archives en archives dormantes et archives vivantes et en prétendant que la gestion des archives «dormantes» ne les concerne pas directement.

            II.      L’arrêté NOVELLI (19 mars 2010) ou l’éphémère victoire des syndics

Nous en étions là lorsque Monsieur NOVELLI rédigea son arrêté sur les contrats des syndics et - pour faire plaisir aux syndics - entérina non pas les notions d’archives «dormantes» et «vivantes» mais (ce qui revient au même) celles d’archives «utiles» et «non-utiles», en introduisant l’idée que seule la gestion des archives «utiles» rentrait dans la gestion courante et laissant ainsi la possibilité aux syndics de facturer (EN PLUS  de leurs honoraires de base) la gestion des archives «non utiles».

Voici le texte de l’arrêté :

« III-1. Archives du syndicat entrent dans les tâches de gestion courante

   III-1.1. Détention :

            Détention, conservation des archives utiles dans le cadre de la gestion courante de l’immeuble [il convient de préciser expressément leur nature, leur volume et leur ancienneté], notamment les plans, le règlement de copropriété, l’état de répartition des charges, l’état de division, les procès-verbaux des assemblées générales, les contrats de travail des préposés du syndicat, les contrats d’assurance de l’immeuble et documents nécessaires pour leur mise en œuvre, les documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble dont les délais de contestation,  ne sont pas révolus, les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que toute pièce administrative dans de moins de deux ans. »

Heureusement, comme on va le voir les syndics n’ont pas pu savourer plus d’un mois cette curieuse victoire obtenue grâce à un secrétaire d’État prétendant voler au secours des copropriétaires.

          III.      Le décret du 20 avril 2010 remet les choses en place

En effet, le décret du 20 avril qui a, une nouvelle fois, modifié et précisé le décret du 17 mars 1967 vient de démentir l’arrêté Novelli et - reprenant les analyses de l’ARC - dispose désormais clairement et explicitement que la gestion ET la conservation des archives - de toutes les archives - rentre dans la mission « ordinaire » (donc de base) du syndic.

Citation :

«La conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic» (article 33 modifié du décret du 17 mars 1967).

( abus numéro 2313).

a)     Si votre syndic vous fait voter en assemblée générale un contrat signé entre le syndicat des copropriétaires et une société d’archivage, ce contrat DOIT être repris en charge (au niveau des responsabilités comme des frais)  par votre syndic.

b)     Si votre syndic a prévu en « gestion particulière », des frais concernant les archives, il doit supprimer cette ligne d’honoraires et vous rembourser les sommes prélevées.

Mais ce n’est pas tout.

         IV.      Le problème propre dans la transmission des archives

Le nouveau décret règle en effet un autre problème lié aux archives.

De même que les syndics voulaient se débarrasser de la gestion et de la conservation des archives, de même  ils voulaient se débarrasser des problèmes liés à la transmission des archives.

Pour cela - par voie d’amendement à la loi BOUTIN du 25.03.2009 - les chambres professionnelles avaient réussi à faire introduire dans l’article 18.2 de la loi du 10 juillet 1965 cette drôle de disposition :

«Dans l’hypothèse où l’ancien syndic a fait le choix de confier tout ou partie des archives du syndicat des copropriétaires à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d’informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic. »

Les syndics voulaient ainsi faire passer l’idée que lorsqu’ils avaient déposé les archives chez un « archiveur » c’était à ce dernier, en cas de changement de syndic, qu’il revenait de prévenir le nouveau syndic et que - dans ce cas là - la « transmission » pouvait se faire via l’archiveur.

C’était -  là encore - compter sans la réaction de l’ARC qui a demandé et obtenu que le décret du 20 avril remette, sur ce point également, les pendules à l’heure et les points sur les « i ».  Voici le texte du nouvel article du décret qui dispose ceci :

« Art. 33-2. – L’obligation prévue à la deuxième phrase du premier alinéa de l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne se substitue pas à l’obligation faite à l’ancien syndic de transférer les documents et archives du syndicat au nouveau syndic, telle que prévue à la première phrase du même alinéa. »

Même si un syndic a sous-traité la gestion et la conservation des archives d’un syndicat de copropriétaires  à un archiveur il devra assurer lui-même et à ses frais la transmission de ces archives et donc :

-          établir le bordereau de remise des pièces

-          assurer en mains propres la remise des documents et des caisses de documents.