La gestion des archives est un des problèmes « montants » en copropriété. Que se passe-t-il ?

Pour des raisons pratiques ET financières, les syndics sont en train de sortir la gestion des archives et la gestion courante et placer partout des contrats d’externalisation. Pour cela ils utilisent abusivement (comme on le verra au point II) la 20^ème  recommandation de la Commission Relative à la Copropriété.

I-                    Les raisons pratiques

C’est vrai, les archives, il y en a de plus en plus. Aussi, pour éviter d’avoir à « gérer » les archives et à les stocker, les syndics ont pensé : « externalisation ». Autrement dit : transmission à des tiers de la tâche de gestion des archives, ceci aux frais de la copropriété.

Dans un premier temps, cela paraît séduisant : les archives sont dans des endroits sécurisés et bien rangés et accessibles sans difficulté. En fait quand on examine les problèmes, ce n’est pas si sûr :

a)      ces entreprises sont des monstres qui vont bientôt gérer des milliards de documents sur des hectares et des milliers de disques durs ;

b)     la consultation du moindre document s’avérera vite problématique et coûteuse.

II-                  Les raisons financières

Ces raisons sont beaucoup plus convaincantes. En fait, en « externalisant » la gestion des archives les syndics font une bonne opération et le plus souvent DEUX.

Première opération : ils font gérer leurs archives aux frais des copropriétés SANS baisse de leurs honoraires. Mieux : certains syndics nous ont avoué que, grâce à ce transfert aux frais des copropriétaires, ils pouvaient obtenir de faire assurer gratuitement la gestion de leurs autres archives (exemple : archives locatives).

Deuxième opération (éventuelle) : si certains syndics répercutent le coût exact de l’externalisation, d’autres appliquent un tarif au lot bien supérieur à ce que cela leur coûte, et donc peuvent faire, sur ce seul poste, une marge très confortable. Si vous lisez l’article que nous consacrons à Madame DUBRAC, Présidente de la CNAB Ile de France, vous vous apercevrez que le prix facturé (14,35 euros du lot !) est quatre à six fois supérieur à ce que cela coûte réellement.

III-                L’utilisation abusive de la 20^ème Recommandation

Comment les syndics font-ils passer cette nouvelle pilule amère aux copropriétaires ?

C’est simple, ils utilisent, bien abusivement à notre sens comme on va le prouver, quelques lignes de la 20^ème Recommandation de la Commission Relative à la Copropriété.

Voyons cela d’un peu plus près :

a)     La façon de procéder des syndics

Nos adhérents Président(e)s de conseils syndicaux reçoivent le plus souvent une lettre de leur syndic ainsi libellée :

« En nous référant à la Recommandation n° 20 de la Commission Relative à la Copropriété nous vous proposons de confier la gestion des archives « dormantes » de votre copropriété à une société spécialisée, à compter du … (sauf opposition formelle de la part du conseil syndical), ceci pour le prix annuel de (entre 3 et 6 euros par an et par lot). Vous remerciant de votre accord concernant cette somme modeste, nous vous prions, etc.».

Evidemment nos adhérents sont très perplexes face à ce courrier et ne savent que faire. D’une part la somme semble, en effet, souvent relativement modeste (encore que … voir l’abus numéro 1089 qui concerne la présidente de la CNAB d’Ile de France). D’autre part la référence à la Commission Relative à la Copropriété les impressionne.

b)    Le texte exact de la Recommandation de la Commission Relative à la Copropriété

Or, si nous revenons au texte même de la Recommandation numéro 20, nous nous apercevons que certains syndics font dire à celle-ci ce qu’il ne dit pas du tout.

La commission dit en effet uniquement ceci :

« La commission recommande au syndic, si les « archives dormantes » représentent un volume trop important, de faire appel, après avis du conseil syndical, à une entreprise spécialisée dans la conservation des archives, étant observée, en l’état actuel du droit, que les documents dupliqués ou conservés par une méthode électronique n’ont pas la même valeur probante que les documents originaux ».

On constate donc :

a)     que la commission n’envisage la délégation d’archivage que dans certaines conditions (un volume trop important des archives dites « dormantes », c’est-à-dire des documents qui ne sont plus utiles pour la gestion courante ou qui ne sont pas susceptibles d’être nécessaires comme le serait, par exemple, une facture de gros travaux faisant l’objet d’une garantie décennale) ; or les syndics qui cherchent à imposer des frais d’archivage n’abordent jamais le problème du volume ;

b)     que la commission ne parle pas d’autorisation financière donnée au syndic par le conseil syndical (la commission sait que cela ne rentre pas, comme on le sait, dans les attributions du conseil syndical) ; elle ne parle que d’un « avis » relatif à la demande exprimée par le syndic de confier - évidemment sous sa responsabilité et à ses frais - à une société spécialisée extérieure la garde des archives de la copropriété.

 

Dès lors c’est abusivement voire mensongèrement que certains syndics invoquent la commission pour facturer ces frais.

 

IV-              Conseils de l’ARC et éléments de réponse pour les conseillers syndicaux

 

1)     L’archivage et le syndic

 

Rappelons d’abord que la loi prévoit explicitement que l’obligation d’archivage s’impose au syndic, c’est-à-dire que celui-ci doit non seulement assurer l’archivage mais aussi assurer, en fin de mandat, la transmission des archives : (article 18-2 de la loi de 1965 et article 33 du décret du 17 mars 1967).

Donc puisqu’il s’agit d’une obligation légale de base du syndic, celui-ci doit en assurer la responsabilité, et la charge financière de cette détention rentre dans le cadre de ses honoraires de gestion courante et de son mandat de base (voir la réponse ministérielle sur ce sujet que nous reproduisons ci-dessous).

Un syndic qui ne prévoit pas un archivage adéquat quand il prend en gestion une copropriété est donc en tort.

Rappelons enfin que le conseil syndical n’a aucun pouvoir, en l’absence de mandat précis, pour autoriser le syndic à engager des dépenses spéciales ; seule l’assemblée générale le peut.

La conclusion est donc claire :

§         le syndic, dans le cadre de son mandat de base et de ses honoraires de base, doit faire son affaire de l’archivage dont la loi lui confie explicitement la responsabilité. Le Président Pierre CAPOULADE (Président de la Commission Relative à la Copropriété) ne dit d’ailleurs pas autre chose ;

§         en aucun cas le conseil syndical n’est habilité à autoriser le syndic à signer aux frais de la copropriété un contrat d’archivage avec une société extérieure. En autorisant le syndic à le faire le conseil syndical engage sa responsabilité ;

2)     Question et réponse ministérielle

Pour finir, voici la question et la réponse ministérielle récente est très claire qui précise que le syndic doit intégrer ces frais dans ses honoraires de base :

 

12ème législature

Question N° : 75154	de M. Jeanjean Christian ( Union pour un Mouvement Populaire - Hérault )	QE
Ministère interrogé :	justice
Texte de la QUESTION :	M. Christian Jeanjean attire l'attention de M. le garde des sceaux, ministre de la justice, sur l'application des dispositions de l'article 33 du décret du 17 mars 1967 relatif à la copropriété des immeubles bâtis qui fait obligation au syndic de détenir les archives du syndicat des copropriétaires. En raison de l'importance de ces archives en cas de représentation de nombreux syndicats, le syndic confie souvent leur conservation à une entreprise spécialisée dont il répercute parfois le coût sur les copropriétaires. Il souhaiterait savoir s'il s'agit d'une obligation entrant dans la mission ordinaire du syndic, rémunérée sur les honoraires de gestion ou, au contraire, s'il s'agit d'une prestation spéciale pouvant faire l'objet d'une rémunération supplémentaire, hors honoraires ordinaires.
Texte de la REPONSE : du Ministère de la Justice	Le garde des sceaux, ministre de la justice fait connaître à l'honorable parlementaire que les conditions de la rémunération du syndic sont librement négociées et fixées entre celui-ci et le syndicat des copropriétaires. La quasi-totalité des contrats de syndic opère une distinction entre la rémunération du mandataire au titre de la gestion courante et la rémunération du mandataire au titre des prestations particulières. La conservation des archives du syndicat constitue une obligation légale qui incombe au syndic et qui entre en conséquence dans la gestion courante du syndicat. Elle doit donc être rémunérée comme telle.

Réponse publiée au J.O le 10.01.2006. page 299.