I-                   Article 18-2 de la loi de 1965 : l’ajout de la loi BOUTIN

Jusqu’à la loi BOUTIN le premier alinéa de l’article 18-2 de la loi de 1965 était rédigé ainsi :

« En cas de changement de syndic, l’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l’ensemble des documents et archives du syndicat ».

• La loi BOUTIN a rajouté à ce paragraphe la curieuse phrase suivante : 

« Dans l’hypothèse où l’ancien syndic a fait le choix de confier tout ou partie des archives du syndicat des copropriétaires à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d’informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic ».

II-                Que signifie cet ajout ? Que ne signifie-t-il pas ?

-          Cet ajout est, en effet, très curieux : d’une part le syndic reste obligé de « remettre » les archives au successeur ; d’autre part, au cas où il a sous-traité l’archivage, il doit désormais informer l’archiveur du changement de syndic. Pourquoi ? Qu’apporte le fait que l’ancien syndic doive informer l’archiveur du nom du nouveau syndic puisque, de toute façon, l’ancien syndic DOIT continuer à remettre les archives au nouveau syndic ?

La réponse est la suivante : cet ajout - fruit d’un amendement soufflé par une chambre professionnelle de syndics - laisserait à penser que l’obligation de « remise des archives » pourrait être satisfaite AUSSI dans le cas où : 

-          l’archiveur remettrait lui-même les archives au nouveau syndic ;

-          l’archiveur GARDERAIT les archives et remettrait simplement un bordereau au nouveau syndic (celui-ci pouvant s’en satisfaire s’il a déjà en dépôt les archives d’autres copropriétés chez cet archiveur).

On le voit, cet ajout - très subtil, trop subtil - tente subrepticement d’introduire deux nouvelles modalités de transfert :

-          une modalité physique VIA l’archiveur (mais qui va être appelé à payer le transfert? Evidement le nouveau syndic, aux frais de QUI ? De ce dernier, ou aux frais des syndicats ?) ;

-          une modalité « administrative » : il n’y a pas transfert physique des archives mais simple changement du nom du syndic, chez l’archiveur).

Naturellement il faut rejeter cette extrapolation (voulue par les syndics) qui serait tout à fait ABUSIVE en ce qu’elle laisserait penser que le transfert physique ne doit pas être effectif et, par là, réduirait considérablement les doits et garanties des copropriétés.

Les juristes des Ministères du Logement et de la Justice interrogés par l’ARC le confirment : l’obligation d’informer l’archiveur du changement de syndic ne peut en aucun cas décharger le syndic sortant de l’obligation de remettre lui-même physiquement les archives au nouveau syndic. Pourquoi ? Tout simplement parce que c’est le seul moyen, pour celui-ci de réceptionner les documents et donc de faire toutes les vérifications nécessaires (lorsqu’elles sont réellement effectives). Le simple « transfert » qu’on pourrait appeler « administratif » (et non matériel), n’est donc NI introduit dans la loi NI ne saurait - si l’on veut défendre l’intérêt des copropriétés - être accepté.

III-              Allons encore plus loin : la nouvelle disposition confirme l’illégalité de certaines pratiques actuelles en matière d’archivage

Le membre de phrase : « si le syndic a fait le choix de confier à un prestataire » signifie en effet très clairement ceci : « Le syndic - en tant que responsable de la tenue des archives comme le précise les articles 33 et 33-1 d’Ordre public du décret du 17 mars 1967 - a deux possibilités et seulement deux : conserver lui-même les archives ou les confier - sous sa responsabilité - à un prestataire ».

Ainsi se trouve, de fait et de droit, prohibé tout système hybride tel que celui que certains syndics entendent imposer à leurs copropriétés depuis quelque temps, en se référant abusivement à la 20^ème Recommandation de la Commission Relative à la Copropriété : faire voter par l’assemblée générale une résolution autorisant le syndic à signer un contrat d’archivage avec un tiers AU NOM (et aux frais) du syndicat des copropriétaires.

En aucun cas le syndic ne peut transférer au syndicat la responsabilité de conserver les archives (d’ailleurs cela n’a aucun sens juridique ; ce serait comme si le syndic -qui est, ne l’oublions pas mandataire du syndicat - voulait signer au nom du au syndicat des copropriétaires et aux frais de celui-ci un contrat avec un expert-comptable pour traiter les payes…).

Ainsi tous les contrats que les syndics ont fait approuver en assemblée générale au nom du syndicat peuvent-ils être déclarés nuls et non avenus parce que contraires à une disposition d’ordre publique.

Le syndic ne peut se décharger de la responsabilité de la tenue et de la garde des archives, bien qu’il puisse (à ses frais et sous son entière responsabilité) sous-traiter ce travail à un prestataire.

Dès lors les syndicats de copropriétaires peuvent signifier à leur syndic d’une part que le contrat signé au nom du syndicat doit être re-signé au nom du syndic et d’autre part que les frais correspondants doivent également rester à la charge du syndic.

IV-            Modèle de lettre ou de résolution permettant de revenir au droit

Pour ceux qui ne sauraient pas bien comment s’y prendre, voici un modèle de lettre ou de résolution à adresser à son syndic.

« L’assemblée générale constatant que l’article 18-2 de la loi complété par la loi du 25 mars 2009 confirme le fait que les archives sont sous la seule responsabilité du syndic, qu’il s’agisse de leur garde ou de leur tenue :

1. prend acte que le contrat signé par le syndic AU NOM et aux frais du syndicat des copropriétaires n’est pas conforme aux dispositions légales ;
2. demande au syndic de signer un avenant à ce contrat pour se substituer au syndicat  comme contractant ;
3. demande au syndic d’assumer la prise en charge financière de ce contrat ».

Comme on le voit, c’est tout simple.