ARC :Abus 295 :22 12 04 :Quitus, compte-séparé et fonds de roulement

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Quitus, compte-séparé et fonds de roulement

Récemment sur le site UNIVERSIMMO nous avons pu lire un article qui revenait sur trois sujets qui ne nous semblent pas mineurs et sur lesquels nous nous exprimons assez souvent : le quitus, le compte-séparé, le fonds de roulement.

Comme beaucoup de personnes qui s’occupent des problèmes de copropriété nous fréquentons ce site bien documenté et souvent équilibré.

Nous avons néanmoins considéré que les arguments avancés par la rédaction d’UNIVERSIMMO pour répondre à nos positions n’étaient pas appropriés. C’est pourquoi nous avons demandé à la rédaction d’UNIVERSIMMO de porter à la connaissance de ses visiteurs notre réponse, ce qui a été accepté.

Pour ceux qui n’auraient pas eu le temps de lire ces échanges, nous les reproduisons ci-dessous, sachant que ces sujets (surtout le quitus) sont loin d’être épuisés.

Nous présentons d’abord le long article d’UNIVERSIMMO puis notre courte réponse :

Article d’UNIVERSIMMO

La querelle du quitus

Le débat a été lancé il y a un peu plus d'un an par la plus activiste des associations de consommateurs : faut-il ou non donner quitus chaque année au syndic après l'approbation des comptes de l'exercice écoulé, et ce quand bien même aucun reproche ne lui serait formulé pour cette période de gestion ! Rappelons que le quitus est distinct de l'approbation des comptes qui conditionne la possibilité d'appeler un solde de charges par rapport aux provisions appelées sur la base du budget, condition préalable également à toute action de recouvrement sur des charges des exercices échus : il constitue un acte purement facultatif, dont le refus a pour seule conséquence d'être vexatoire pour le syndic et de jeter un doute - par exemple aux yeux d'un éventuel acquéreur - sur la qualité de la gestion de la copropriété...

En faveur du refus systématique : l'argument selon lequel le quitus décharge la responsabilité du syndic pour toute faute ou manquement commis au cours de la période considérée et empêche de le poursuivre ultérieurement en responsabilité si telle faute ou manquement était découvert ; pourquoi dans ces conditions abandonner cette possibilité d'action alors qu'aucune obligation de donner quitus n'est inscrite dans aucun texte ?

Sous cet aspect inattaquable, le débat gagne de plus en plus les assemblées de copropriétaires et marque une fois encore le particularisme du monde de la copropriété par rapport à celui des sociétés commerciales ou des associations : on y tient pourtant des assemblées depuis nettement plus longtemps qu'en copropriété et l'idée même de soulever la question du quitus aux mandataires sociaux y paraîtrait comme une pure incongruité !

Les mandataires, sociaux ou non, engagent en effet leur responsabilité mais aussi leur réputation, et tiennent lorsqu'ils se respectent à voir leurs mandants, une fois que les instances de contrôle ont accompli leurs diligences et donné un avis favorable, acter leur satisfaction quant à leur prestation, sachant que le quitus n'est jamais donné pour autre chose que ceux qui le donnent ont pu en connaître, et en aucun cas pour des faits ou agissements qui leur auraient été dissimulés !

En copropriété, cette protection ne suffit pas à rassurer les partisans du refus, qui voudraient pourvoir rechercher la responsabilité de leur syndic sans limite de durée, d'où le conseil donné ouvertement aux copropriétaires : refusez le quitus même quand vous ne savez pas pourquoi...

En réalité, ce conseil ne fait que révéler la grande misère du contrôle et le déficit de compétence de la part de ceux en qui les copropriétaires placent leur confiance pour l'exercer ! Combien de conseillers syndicaux connaissent en effet les diligences qu'il faut accomplir pour pouvoir affirmer à l'assemblée qu'elle peut approuver les comptes et donner quitus, et parmi ces derniers combien ont le temps de les accomplir : vérification des comptes d'attente et de régularisation, analyse des comptes de sinistres et de travaux, surveillance des comptes "dormants", vérification des rapprochements bancaires, "circularisation" des fournisseurs, tiers et organismes sociaux, analyse des dossiers de litiges et de procédures, contrôle des actions de recouvrement des impayés, bref des diligences relevant ni plus ni moins des techniques d'audit bien connues et dont la mise en oeuvre est indispensable pour que l'on puisse parler de "contrôle" sans tromper la confiance de ses mandants ?

Ce n'est pas qu'il faille jeter la pierre aux conseillers syndicaux, bénévoles qui donnent déjà beaucoup de temps dans l'intérêt de copropriétaires qui ne le leur rendent pas toujours ! Mais le meilleur conseil à leur donner n'est peut-être pas de refuser systématiquement le quitus au syndic dans l'hypothétique éventualité d'une découverte demain de ce qu'on a pas vu aujourd'hui, mais de s'adjoindre, lorsqu'ils ne peuvent mettre en oeuvre de véritables diligences de contrôle par eux-mêmes, soit par manque de temps, soit par manque de familiarité avec la gestion et la comptabilité, les services de professionnels spécialisés, dont le coût peut être largement compensé sur la durée par la sécurité qu'il apporte dans la gestion du patrimoine et des fonds des copropriétaires !...

Au lieu de cela, le refus systématique du quitus n'apporte qu'une illusion de sécurité, crée un climat détestable vis à vis de ceux des professionnels qui se donnent du mal - il y en a plus qu'on le croit - et dévalorise les copropriétés qui le pratiquent en révélant les carences du contrôle et un climat de défiance interne peu propice à les rendre attractives...

La "guéguerre" contre les "fonds de roulement"

Engagée depuis longtemps par les organisations de consommateurs et relayée par la presse, la contestation des "fonds de roulement" détenus par les syndics, censés leur procurer des trésoreries aussi rémunératrices qu'excédentaires, a été relancée par un changement de terminologie adopté par les rédacteurs du récent décret modificatif du décret du 17 mars 1967 (1) : abandonnant l'appellation d' "avance de trésorerie permanente", vraie dénomination juridique de ce qu'on a pris l'habitude de dénommer "fonds de roulement", la nouvelle rédaction du décret de 1967 mentionne désormais la "réserve prévue au règlement de copropriété" ; il n'en a pas fallu plus pour que les adversaires du fonds de roulement, alors qu'il s'agit de toute évidence de la même chose, décrètent que désormais les fonds de roulement étaient interdits et devaient être remboursés !

Curieux harcèlement alors que la question de l'avance de trésorerie à concéder au syndic peut dans chaque copropriété se trancher de façon on ne peut plus objective : l'alimentation de la trésorerie du syndic étant assurée à intervalles réguliers, presque toujours trimestriels, il suffit de s'informer du solde résiduel constaté au moment où son niveau est le plus bas de l'année (même lorsque le syndic n'a pas ouvert un compte distinct pour le syndicat, il doit connaître à tout moment le solde disponible de chacune de ses copropriétés - par exemple pour les copropriétés à chauffage collectif c'est en général fin mars début avril) : sachant qu'il est autant de l'intérêt de la copropriété que de celui du syndic que les salaires, charges sociales et factures de tous types soient régulièrement réglées "rubis sur l'ongle", le fonds de roulement est excessif si la trésorerie à cette date dépasse la trésorerie résiduelle de sécurité nécessaire pour les petits imprévus, et pas dans le cas contraire !

Il est vrai que les syndics, intéressés pourtant au premier chef dans le fait de disposer de fonds suffisants pour faire face, sans accrocs préjudiciables autant à leur réputation qu'aux intérêts de leurs mandants, aux dépenses courantes de leurs copropriétés, font rarement preuve d'une pédagogie limpide à ce sujet, allez savoir pourquoi...

Il est vrai aussi que le contexte de gestion sur compte bancaire non individualisé des fonds des copropriétés, auquel s'accroche encore une majorité de syndics, crée une opacité qui ne favorise pas la confiance mutuelle !

Le compte bancaire au nom du syndicat : l'assaut contre la résistance des syndics...

Ouverte pourtant il y a plus de vingt ans, la lutte des défenseurs des copropriétaires pour l'ouverture de comptes bancaires séparés au nom de chaque syndicat de copropriétaires n'a jamais abouti, malgré deux modifications législatives, à la rendre obligatoire : du coup, les syndics ne l'acceptent que contraints et forcés, et tentent d'en dissuader les demandeurs en pratiquant vis à vis de ceux qui y tiennent un différentiel d'honoraires censé compenser un coût administratif plus élevé pour la tenue de chéquiers par copropriété, argument largement fallacieux depuis que les logiciels informatiques permettent de pratiquer à large échelle les règlements par virement et même l'impression des chèques avec des comptes bancaires non pré-imprimés !

La vraie raison est ailleurs, ce que la profession n'ose pas encore avouer, sauf peut-être lorsque tel grand groupe coté en bourse doit justifier une baisse de sa rentabilité auprès des analystes financiers : le dépôt des fonds des copropriétés sur un compte unique ou sur des sous-comptes par immeubles ouverts au nom des syndics permet à ces derniers de placer ces fonds à leur profit, et se procurer ainsi un complément de recettes toujours nécessaire à bon nombre d'entre eux, même s'il a fondu avec la baisse spectaculaire des taux d'intérêts...

Curieuse pudeur, alors que l'argument avancé lorsqu'ils acceptent enfin d'en parler ne manque pas de vérité, ce qui a probablement justifié au demeurant les actes manqués à répétition du législateur à sur cette question : réalisés par les syndics, les produits financiers profitent aux copropriétaires en permettant aux syndics, sous l'effet de la concurrence effrénée qu'ils se livrent, de concéder des baisses de prix supérieurs à ce qu'ils pourraient pratiquer s'ils n'en bénéficiaient pas, alors que dans le cas contraire l'abandon de cet avantage ne se ferait qu'au profit des seules banques, les trésoreries courantes des copropriétés prises isolément n'étant jamais suffisantes pour permettre des placements réguliers et réellement rémunérateurs (bien entendu hors fonds de roulement excédentaires ayant vocation à être remboursés, ou fonds et provisions destinés à un emploi différé).

Il reste que le conseil d'exiger un compte séparé au nom de leur syndicat, donné aux copropriétaires par les organisations de consommateurs depuis deux décennies avec l'idée illusoire que leur copropriété pourra profiter pour elle-même du produit de placement de ses fonds, comporte une autre justification, autrement plus pertinente : en cas de faillite du syndic - il y en a quand même une ou deux chaque année et l'expérience des dernières années a montré que la taille n'était pas forcément synonyme de sécurité... - les fonds du syndicat restent sur compte séparé à l'abri de la liquidation, alors qu'ils en font partie dans tous les autres cas (compte unique ou sous-compte individualisé au nom du syndic) et ne peuvent en général être récupérés qu'après plusieurs années de la mise en jeu de la garantie financière (2)...

La réponse de l’ARC à UNIVERSIMMO – à l’attention de Monsieur PAPADOPOULOS

Monsieur le Directeur,

Sans nous citer nommément et en nous désignant simplement du doux nom de " la plus activistes des associations de consommateurs " (ce qui inexact, car l’expression : " la plus active des associations de copropriétaires " aurait été bien suffisant) vous passez au tamis sur votre site trois des problèmes que nous avons soulevés ces derniers mois.

Nous souhaiterions pouvoir réagir et apporter nos commentaires en vous priant de les porter à l’attention de vos visiteurs.

1- Quitus : nous trouvons curieux que l’on puisse encore s’étonner que nous appelions les copropriétaires à ne pas donner quitus à des professionnels rémunérés et par ailleurs couverts par une assurance de responsabilité civile professionnelle obligatoire. Rappelons que ne pas donner le quitus est non un acte de défiance mais de simple prudence. C’est un peu comme si vous appeliez les maîtres d’ouvrage à donner QUITUS à tous les architectes ou entrepreneurs empêchant ainsi ces maîtres d’ouvrage de bénéficier des garanties légales et faisant l’impasse sur les nombreux vices cachés (volontaires ET involontaires) qui peuvent se révéler.

Par ailleurs, vous comparez le quitus donné au syndic au quitus donné aux dirigeants d’associations ou de sociétés ce qui est particulièrement fallacieux pour les raisons suivantes. En effet :

Tout d’abord le dirigeant d’association est :

non professionnel ;

un bénévole.

Par ailleurs le dirigeant d’association, au pire, met en péril la cotisation des associés (mettons 50 Euros l’an) à comparer aux charges de copropriété (2.000 à 3.000 Euros par lot), soit entre 50 et 100 fois plus…

Enfin, précisons que les erreurs de gestion des syndics portent sur des millions d’Euros ; comme vous le savez les erreurs de gestion des responsables d’associations atteignent au pire le millionième de ces sommes.

En ce qui concerne les dirigeants de sociétés, pouvez-vous vous rappeler que celles-ci sont contrôlées par des " commissaires aux comptes " qui, eux, engagent leur responsabilité.

Il nous paraît d’autant plus dommage de critiquer notre position de simple bon sens que le refus de quitus est le seul moyen, à terme, d’obtenir une amélioration de la qualité et de la rigueur de gestion des syndics.

2- Compte séparé : lorsque nous demandons un compte séparé par copropriété c’est uniquement parce que :

C’est tout bêtement normal (imagineriez-vous qu’il y ait un seul compte pour tous les membres d’une même famille, du petit-fils au grand-père ?).

C’est le moyen de loin le plus simple pour contrôler la gestion de son syndic et suivre les sorties et rentrées d’argent (dépenses/recettes) de sa copropriété.

D’ailleurs nous avons proposé aux syndics de trouver une formule (type convention de rémunération des comptes) par laquelle ils pourraient toucher - avec l’accord des copropriétés - les produis générés par le solde de trésorerie des comptes ouverts pour leurs copropriétés et ils ont refusé, ne serait-ce que d’en discuter. Ce qui prouve bien que le problème des " intérêts " n’est pas le seul.

Fonds de roulement : voilà en effet une drôle d’association " activiste " qui demande simplement au syndic de ne pas d’un côté appeler des provisions en début de trimestre et de l’autre garder les fonds qui - avant le système de provisionnels - lui permettaient de faire face aux dépenses à venir…

Comme on le constate ces trois problèmes n’en sont que lorsqu’on se place du côté " syndic " et non du côté " copropriétaires ". Est-ce là le positionnement de votre site ?

Par ailleurs, je vous rappelle qu’il y a beaucoup de sujets aussi importants pour notre association et qui méritent votre attention. Au hasard :

les honoraires annexe des syndics

le fonds travaux obligatoire

la double tutelle de la copropriété et ses effets négatifs

l’incompétence des administrateurs judiciaires

le fait que le Tribunal d’Instance devienne le tribunal de la copropriété

le carnet d’entretien

un système comptable simplifié pour les petites copropriétés

la garantie financière des syndics, etc, etc.

Nous vous remercions de porter ces précisions à l’attention de vos visiteurs et vous prions de recevoir, Monsieur le Directeur, l’assurance de nos salutations distinguées.

Fernand CHAMPAVIER

Le Président.

Nous reviendrons bientôt sur les problèmes du " compte séparé " pour montrer que c’est un excellent moyen de maîtrise des charges.