Après Dossier Familial ; c’est au tour d’« Intérêts Privés » de consacrer un dossier à la gestion des copropriétés pour les copropriétaires.

Ce dossier est très bien fait.

Nous en extrayons les passages les plus significatifs et les plus utiles :

Avant de citer ces extraits, précisons ceci : « Intérêts Privés » recommande d’adhérer à une association de copropriétaires (pour bénéficier d’informations, de formations, d’une assurance de responsabilité civile, etc.) et ce conseil est évidemment très judicieux.

Mais nous irons encore plus loin ; il faut se méfier des syndics non professionnels qui ne sont pas adhérents à une association et ne veulent surtout pas y adhérer.

Si votre syndic non professionnel est dans ce cas, n’hésitez donc pas à lui en demander la raison et incitez-le à adhérer à une association (de préférence l’ARC)  pour votre tranquillité.

Voici l’article. 

NB : les titres sont de l’ARC ainsi que les précisions portées entre cochets.

« COPROPRIÉTÉ : les atouts de la gestion directe »

« Sur les quelques 400 000 copropriétés qui existent en France, près d'un quart sont gérées directement par des copropriétaires, seuls ou à plusieurs.

Petits immeubles de quelques appartements ou grands ensembles immobiliers, par nécessité ou par choix, ces copropriétés se passent de l'intervention d'un syndic professionnel.

(…) À tel point que, malgré la complexité croissante du métier de syndic, la gestion directe continue à faire de nouveaux adeptes et à tenter de nombreux déçus de la gestion professionnelle.

I-               Pourquoi opter pour la gestion directe ?

Economies d'honoraires, prix mieux négociés, travaux bien surveillés, impayés rapidement traités, les avantages attendus de la gestion assurée par un copropriétaire syndic ne manquent pas d'attraits.

Envisager l'abandon d'un syndic profes­sionnel pour une gestion non profes­sionnelle par un copropriétaire seul ou un ensemble de copropriétaires ne doit pas faire oublier que la mission du syndic est la même pour tous, professionnels ou non. La tâche peut être lourde, mais elle n'a rien d'insurmontable. Et bien menée, elle peut apporter aux copropriétaires une gestion de qualité pour un coût bien moins élevé.

(…)

1. EFFICACITÉ RECHERCHÉE 

Parmi les reproches faits aux syndics professionnels, le manque de disponi­bilité revient le plus souvent : « on ne peut jamais le joindre », « il ne répond pas aux courriers », « il ne surveille pas les travaux », etc. Opter pour la gestion directe, c'est attendre de celui ou ceux à qui les copropriétaires la confient, qu'ils assurent ce que le professionnel ne fait pas ou fait mal.

Gestion courante. Le fait d'habiter l'immeuble dont on assure la gestion permet évidemment de réagir vite aux multiples problèmes de la vie quotidienne d'un immeuble : panne de l'interphone, absence de la gardienne, ampoules à changer, etc.

Entretien. Si des travaux sont néces­saires, les entreprises seront reçues et leurs prestations contrôlées, tâches qu'un syndic professionnel ne fait pas toujours, laissant souvent à un membre du conseil syndical ou à la concierge le soin de les remplir.

Impayés. Les relances d'appels de fonds, par un voisin de palier un peu ferme, sont souvent plus efficaces que les lettres types d'un syndic professionnel. Elles permettent généralement d'éviter le recours à la procédure de saisie.

2. EFFETS attendus

Le basculement d'un syndic profes­sionnel à un syndic non professionnel permet aux copropriétaires de faire des économies parfois substantielles. Elles portent sur les honoraires, bien sûr, mais aussi sur les charges de fonction­nement.

Honoraires. Se passer d'un syndic professionnel, c'est supprimer :

-          les honoraires de base de son contrat (qui peuvent atteindre 400 € par lot et par an pour les copropriétés de moins de 1O lots) ;

-          les honoraires pour prestations particulières (gestion des impayés et des sinistres, travaux, compte séparé, tenu du carnet d'entretien, frais très élevés de photocopie, etc.).

La gestion directe ne peut cependant être gratuite : frais de photocopie et de timbres (convocations et notifications) et coût de l'indispensable assurance de responsabilité civile du syndic [compris, néanmoins dans l’adhésion de l’Association des Responsables de Copropriété] seront un minimum. À cela il faut ajouter, le cas échéant, la prestation d'un comptable (ou d'une aide à la tenue de la comptabilité), l'assistance, si nécessaire, d'architectes, techniciens ou avocats.

Par définition, un syndic bénévole assure gratuitement la gestion de l'immeuble. Les copropriétaires peuvent néanmoins décider de lui allouer une rémunération (on devrait alors éviter le terme de bénévole et parler de syndic NON-professionnel). Cette faculté est exclue en cas de gestion coopérative.

Maîtrise des charges. C'est sur les charges de copropriété que l'action d'un syndic non professionnel est souvent la plus marquante. Son intérêt direct le conduit naturellement à analyser les consommations (eau, combus­tible), mesurer les performances des chaudières, contrôler l'exécution des contrats d'entretien, remettre à plat les contrats d'assurance, etc., toutes opéra­tions souvent négligées par les syndics professionnels. Concrètement, toutes ces actions sont des occasions non négligeables de maîtriser les dépenses. Et, de fait : les expériences de gestion directe se traduisent généralement par une sensible baisse des charges.

(…)

3. LES CLÉS DE LA RÉUSSITE

La gestion directe n'est pas forcément la garantie d'une gestion réussie (…).

Mais, en présence d'une équipe de personnes motivées et prêtes à donner de leur temps, l'aventure mérite d'être tentée.

Implication collective. Quelle que soit la forme de gestion retenue, la gestion directe ne devrait être choisie que si plusieurs copropriétaires sont prêts à s'impliquer dans le conseil syndical. D'abord pour prévenir tout risque de confiscation de la gestion qui aboutit forcément au conflit un jour ou l'autre. Ensuite, parce qu'un immeuble étant fait pour durer, il est nécessaire que les décisions engageant l'avenir de tous ne soient pas le fait d'un seul.

Dans la formule classique, le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion.

Dans la formule coopérative, il assure lui-même la gestion.

Bon sens, connaissances techniques, juridiques ou comptables, sens des relations humaines (il n'est pas facile de réclamer un impayé au voisin dont les radiateurs restent désespérément froids !)  sont les qualités idéales.

Disponibilité et indépendance. Même bien entouré, le syndic non professionnel doit faire preuve d'une disponibilité à la mesure de la copropriété et de la tâche à remplir. Disponibilité aux autres copropriétaires, bien sûr, pour enregistrer et traiter leurs remarques, mais aussi temps à consacrer aux dossiers, rendez-vous de chantiers, etc.

La rigueur, l'indépendance et l'autorité naturelle devraient compléter cette qualité pour caractériser le syndic non-professionnel idéal.

Adhésion à une association. Compte tenu de la complexité grandissante des obligations qui pèsent sur les copro­priétés (diagnostics, comptabilité, travaux de sécurité...), l'adhésion à une association de copropriétaires [comme l’Association des Responsables de Copropriété] est une réelle nécessité.

Moyennant une cotisation, les respon­sables de la gestion, syndic et membres du conseil syndical, disposent d'une information régulière sur la réglemen­tation et d'une assistance technique ou juridique pour faire face aux problèmes qui se posent. Ils peuvent en outre, ce qui n'est pas négligeable, bénéficier de l'indispensable assurance de responsa­bilité civile qui les couvrira en cas de faute de gestion [assurance comprise dans la cotisation annuelle de l’ARC, par exemple].

II-          Comment se mettre en gestion « directe » ?

1. Présenter sa candidature

On ne s'autoproclame pas syndic de son immeuble : un vote des copropriétaires réunis en assemblée est nécessaire. Non par plaisir de leur compliquer la vie, mais pour leur éviter des problèmes ultérieurs. Si le syndic n'est pas réguliè­rement désigné, tous ses actes peuvent être contestés par les copropriétaires : commandes de travaux, appels de fonds et... convocation des assemblées.

Dans la formule de gestion classique, le syndic est désigné directement comme tel par l'assemblée des copropriétaires et ne peut être révoqué que par eux.

Juridiquement, mettre en place une gestion directe classique est simple. ii suffit d'élire un copropriétaire pour exercer les fonctions de syndic.

Candidature. Le copropriétaire qui souhaite devenir syndic doit manifester sa candidature auprès du syndic en place par l'envoi d'une lettre recommandée avec demande d'avis de réception, accompagnée d'un contrat de syndic [contrat très simple : l’Association des Responsables de Copropriétés dispose d’un modèle]. La réglementation exige en effet que soient notifiés aux coproprié­taires, en même temps que l'ordre du jour, le ou les projets de contrat de syndic lorsque l'assemblée est appelée à désigner !e représentant légal du syndicat (décret du 17 mars 1967, article 11-4°). Essentiellement destiner aux candidats syndics professionnels, cette règle s'applique également aux non professionnels.

Attention : pour être sûr de voir sa candidature inscrite à l'ordre du jour, il faut l'adresser suffisamment tôt au syndic, faute de quoi, il pourra valablement l'écarter (et la porter à l'ordre du jour de l'assemblée annuelle suivante!). Rappelons que les convo­cations doivent parvenir au plus tard 21 jours avant l'assemblée.

Contrat joint. Le contrat, rédigé et proposé par le candidat, doit comporter quelques points essentiels énumérés à l'article 29 du décret du f7 mars 1967; durée, date de prise d'effet, éléments de rémunération (le cas échéant), conditions d'exécution de la mission, Ce document peut être assez simple.

(…)

Vote. La majorité requise est celle de l'article 25 (majorité absolue des voix des copropriétaires) ou de l'article 24 en deuxième lecture.

Lorsque plusieurs candidatures sont présentes (syndic professionnel et syndic bénévole, par exemple), l'assemblée ne peut procéder à un second vote qu'après avoir voté, à la majorité de l'article 25, sur chacune des candidatures.

2. Qui peut être syndic ?

Tout copropriétaire peut se porter candidat, sans condition particulière de connaissances ou de compétences.

Juridiquement, le syndic non professionnel doit nécessairement être copro­priétaire ou conjoint de copropriétaire, que ce soit en pleine propriété, en nue-propriété ou en usufruit. La loi exige seulement qu'il soit titulaire de droits réels, divis ou indivis, sur l'immeuble (loi 70-9 du 2 janvier 1970, article 2). Peu importe l'étendue de sa propriété : une cave ou un parking suffit.

3. Bien choisir son moment

La question est de savoir quand se séparer d'un syndic professionnel ?

Bien souvent, la tentation du passage à la gestion naît d'un conflit avec le syndic.

S'il n'y a pas péril, les copropriétaires ont intérêt à attendre l'assemblée générale ou le syndic compte proposer sa réélection.

En revanche, si la situation est inquiétante (fautes graves et renouvelées, ayant fait l'objet de mises en demeure, telles que des irrégularités comptables ou des carences dans la gestion) et si le mandat du syndic en place est en cours, les copropriétaires représentant au moins le quart des voix ou le conseil syndical peuvent demander la convocation d'une assemblée [le président du conseil pourra même convoquer lui-même si le syndic ne s’exécute pas].

 Ils préciseront que soient mises à l'ordre du jour :

-          la révocation du syndic ;

-          l'élection de M. X en tant que syndic, selon le contrat joint,  (…).

Il est indispensable de s'assurer, au préalable, que le vote sera acquis.

III-     Mission et responsabilité : comme un syndic professionnel

Le syndic non professionnel a exactement la même mission que le syndic professionnel : assurer l'administration de l’immeuble, veiller au respect du règlement de copropriété exécuter les décisions de l'assemblée.

1. GESTION COURANTE

Une fois les archives et les fonds récupérés du syndic précédent, le syndic devenu le représentant du syndicat des copropriétaires doit faire fonctionner la copropriété : techniquement (entretien, personnel, travaux, commandes de fioul...), financièrement (appels de fonds, tenue de la comptabilité.,.), administrativement (tenue de fichiers et registres) et juridiquement (assemblées générales, représentation en justice...).

Travaux, gestion du personnel, contrats de fournitures ou d'entretien repré­sentent une bonne part des dossiers techniques à gérer.

Fonctionnement courant. Petites réparations à commander, fourni­tures à acheter, contrats d'entretien à négocier, prestations des artisans ou du personnel à contrôler, contrat d'assu­rance à souscrire sont les tâches les plus fréquemment rencontrées. Elles varient d'une copropriété à l'autre, selon la taille de l'immeuble et le nombre d'équipe­ments collectifs.

Réparations urgentes. En cas d'urgence (dégât des eaux, panne de chaufferie...), il appartient au syndic de faire exécuter les travaux nécessaires et de convoquer, dans les meilleurs délais, une assemblée pour en voter le budget.

INTERDICTIONS

Comme le syndic professionnel, le syndic non professionnel ne peut :

-          présider l'assemblée des copropriétaires ;

-           recevoir de mandat à son nom.

 

Toutes ces interdictions visent également son conjoint et ses préposés, et, pour les conventions avec le syndicat, ses parents et alliés jusqu'au 3^e degré inclus et ceux de son conjoint ainsi que son partenaire pacsé. (…).

2. COMPTABILITÉ ET FINANCES

Les fonds du syndicat des coproprié­taires sont obligatoirement versés sur le compte bancaire ou postal ouvert à son nom du syndicat des copropriétaires). Il ne peut être question d'utiliser le compte du copropriétaire-syndic. Les formalités d'ouverture de compte sont simples : la présentation du procès-verbal d'assemblée désignant le syndic et une copie du règlement de copropriété.

Appels de fonds. Les appels de fonds (provisions trimestrielles ou travaux) sont établis à partir des budgets votés en assemblée générale, en fonction des tantièmes de chaque copropriétaire (tels qu'ils figurent au règlement de copropriété), il est obligatoire, lorsque des travaux sont votés, de préciser la date à laquelle les fonds seront appelés.

Impayés. Ils doivent être réclamés avec fermeté, selon une procédure fixée à l'avance.

Comptabilité. Elle doit être tenue selon des règles strictes, même pour les copropriétés de moins de 10 lots, la comptabilité d'engagement en partie double n'est pas exigée (pour celles de moins de 10 lots et 15 000 € de budget). En pratique, à moins d'être comptable, le recours à une aide externe (comptable, association) est nécessaire, ne serait-ce que pour établir les documents comptables à présenter chaque année à l'assemblée. [NB : l’Association des Responsables de Copropriété a mis au point plusieurs logiciels et un service comptable allégé].

3. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Un autre devoir essentiel du syndic est de réunir l'assemblée générale des copropriétaires au moins une fois par an, dans les six mois de la clôture de l'exercice comptable.

Ordre du jour. Le vote du budget et l'approbation des comptes de l'année écoulée sont les deux points qui doivent obligatoirement revenir chaque année. S'ajouteront, selon les circonstances, les propositions de travaux de copropriété importants, les demandes d'autorisation de travaux de copropriétaires, l'élection des membres du conseil syndical (sans oublier l’élection du syndic), etc.

Convocation. Les convocations doivent être adressées au moins 21 jours avant la date de réunion (la remise peut être faite contre émargement). Elles doivent comporter l'ordre du jour, les projets de résolutions et être accompagnées des documents obligatoires.

Procès-verbal. Rédigé en principe par le syndic faisant office de secré­taire, il doit être signé en fin de séance et mentionner le texte de chaque résolution, le résultat du vote et le nom des opposants, défaillants et abstentionnistes.

Le syndic doit le notifier par lettre recom­mandée avec demande d'avis de réception à tous les copropriétaires absents et non représentés ainsi qu'à tous ceux qui se sont opposés à une résolution. Passé un délai de deux mois, les résolutions votées ne sont plus contestables, quelle qu'en soit la régularité [sauf exception].

(…)

4. TENUE DES DOCUMENTS

Outre les documents comptables, le syndic doit conserver les archives de la copropriété et tenir à jour un certain nombre de documents.

Archives. II s'agit essentiellement du règlement de copropriété et de ses éventuels modificatifs, des plans de l'immeuble, des dossiers relatifs aux travaux réalisés et aux assemblées générales, etc.

Registres. Doivent être constamment mis à jour :

-          la liste des copropriétaires avec leurs nom et adresse, le numéro de leur(s) lot(s) et la nature des droits qu'ils détiennent (indivis, démembrés...) ;

-          le registre des procès-verbaux d'assemblée ;

-          le carnet d'entretien de l'immeuble ;

-          les éventuels diagnostics techniques obligatoires concernant les parties communes : amiante, pour tous les immeubles construits avant le 1^er janvier 1997; plomb dans les peintures pour les immeubles d'avant 1949 (constat à réaliser avant le 2 août 2008) ;

-          le document unique d'évaluation des risques, en cas d'emploi de personnel.

Il s'agit d'un document identifiant les risques pour la santé et la sécurité des salariés et définissant les actions de prévention nécessaires (exemple : port de gants pour l'emploi d'eau de javel).

Questionnaires des notaires. En cas de vente d'un lot, le syndic reçoit, de la part du notaire chargé de la vente, un questionnaire sur la situation financière du copropriétaire vendeur et celle de la copropriété en général.

Le syndic doit impérativement répondre à la partie du questionnaire correspondant à l'état/daté prévu par le décret du 17 mars 1967 :

 

-          sommes dues par le vendeur au syndicat des copropriétaires ;

-          sommes dues par le syndicat au vendeur ;

-          sommes qui incomberont au nouveau copropriétaire ;

-          état des procédures en cours dans lesquelles le syndicat est partie. En revanche, le syndic n’est pas obligé de fournir les autres informations demandées ».

 

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Comme vous le constatez, cet article est très clair, très complet et parfaitement hiérarchisé. Si vous voulez aller plus loin, nous vous conseillons la lecture de deux ouvrages eux aussi très complets et très simples :