Les syndics, l’ARC et les experts comptables

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Depuis quelques temps des conseils syndicaux adhérents à l’ARC nous font remonter le problème suivant : à la suite d’un contrôle des comptes et de gestion effectués par le conseil syndical avec l’aide d’un contrôleur de l’ARC, leur syndic - souvent lourdement mis en cause dans le rapport établi par le contrôleur - se met à contester les compétences de l’ARC et surtout à mettre en doute la valeur de ces rapports dans la mesure où (disent les syndics) ils n’ont pas été réalisés par des experts-comptables.

Si nous comprenons bien qu’il est particulièrement désagréable de se faire lourdement épingler, nous ne pouvons pas laisser prospérer de tels arguments et allons ci-dessous montrer :

• non seulement que l’aide apportée par l’ARC aux conseils syndicaux est bien préférable à celle que peut apporter un expert-comptable (disons, pour ne froisser personne : la majorité des experts-comptables) ;
• mais encore que l’intervention d’un expert-comptable (comme quelques adhérents ont pu le constater à leurs dépens) peut même - dans certains cas - avoir des effets négatifs.

I - Comptabilité et copropriété

• Aujourd’hui il n’existe AUCUN " plan comptable " ni aucune règle comptable applicable aux syndicats de copropriété :

• ni nomenclature des comptes ;
• ni règles impératives concernant la tenue des comptes ou leur présentation ;
• ni obligation ou interdiction particulière.

(N.B : même si le décret comptable devait sortir, celui-ci ne s’appliquerait sans doute qu’aux comptes à partir du 1^er janvier 2006, ce qui veut dire que les comptes 2003, 2004 et 2005 ne seraient toujours pas concernés par ces règles).

• Dès lors demander à un expert-comptable ou un commissaire aux comptes de contrôler les " comptes " d’un syndicat de copropriétaires n’a que peu de sens puisque celui-ci ne va pas pouvoir mesurer la différence entre la norme existante et la réalité. Mais cela n’est qu’une partie des problèmes.

• En effet, la vraie question est qu’en copropriété - outre les problèmes de comptabilisation - se posent de nombreux problèmes concernant les dépenses elles-mêmes qui n’ont rien à voir avec la comptabilité : engagement légal ou non ; conformité aux contrats, stricte application des décisions d’assemblées générales, contrôle des consommations de fluide (cohérence) respect des dispositions de la convention collective des gardiens ou employés d’immeuble, etc, etc. L’expert-comptable n’est pas du tout formé à ce travail. Nous allons d’ailleurs le démontrer.

II - Contrôle de comptes et copropriété

• Pour cela il faut préciser ce que recouvre la notion de " contrôle de comptes ". Beaucoup de conseils syndicaux mais aussi de syndics et des comptables (experts ou non) estiment que le contrôle se réduit à vérifier les dépenses ou, de façon encore plus restrictive, vérifier que les factures imputées aux copropriétaires existent bien.

• Evidemment si ce pointage élémentaire est AUSSI à faire (on repère encore actuellement lors des contrôles des factures qui ne concernent PAS la copropriété ou ont déjà été imputées sur l’exercice passé), ce n’est qu’une toute petite partie de ce qu’on appelle le contrôle des comptes.

• Pour bien comprendre ce que celui-ci recouvre nous allons donner la liste (non exhaustive) des opérations de contrôle auxquelles nous nous livrons, à l’ARC. Nous expliquerons ensuite :

• pourquoi les experts-comptables ne peuvent pas (sauf rares exceptions) procéder à ces contrôles ;
• pourquoi les syndics préfèrent les experts-comptables à l’ARC.

III - La liste des opérations de contrôle effectuées par l’ARC

Un contrôle comporte au moins trois parties :

1. Analyse des dépenses et de la répartition des dépenses, à savoir :

• analyse des factures et de leur conformité aux dispositions réglementaires sur les prix ;
• analyse de la régularité, par le syndic, des engagements de dépense :

• respect des résolutions d’assemblée générale ;
• respect des dispositions du paragraphe 2 de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 ;
• respect des obligations contractuelles et légales du syndic ;

• analyse des factures en regard des contrats ;
• analyse des factures en regard des devis, ordres de service, bons d’attachement.

• analyse des consommations et de leur cohérence (eau ; électricité ; combustible) ainsi que de la gestion des répartitions (cas des compteurs divisionnaires) ;
• analyse des contrats et du respect de leurs dispositions financières :

• directes (prix, clause d’indexation) ;
• indirectes (intéressement, pénalités…) ;

• analyse des frais de personnel et vérification de la bonne application de la convention collective des gardiens et employés d’immeuble.

b) Analyse des comptes, à savoir :

• Étude des comptes des copropriétaires débiteurs et créditeurs (analyse des historiques) :

• repérage des éventuelles anomalies comptables ET extra-comptables ;
• analyse, le cas échéant, des mesures de recouvrement engagées (coûts, efficacité, adaptation).

• Étude des comptes fournisseurs :

• au crédit ;
• au débit ;

• Étude des comptes " travaux " et " sinistres "

• Étude des comptes d’attente.

(N.B : Ces analyses se font par étude des historiques complets, des justificatifs comptables fournies et des explications EXTRA-COMPABLES).

• Rapprochement bancaire éventuel.

c) Analyse des recettes ; à savoir entre autre :

• Contrôle des déclarations de sinistres et donc études des dossiers sinistres

• Contrôle des indemnités de sécurité sociale

• Contrôle des intérêts de retard, pénalités judiciaires et donc des dossiers de recouvrement

• Étude des placements.

 

IV - Pourquoi les experts-comptables ne peuvent pas faire ces contrôles (sauf cas exceptionnel)

• Le cahier des charges évoqué dans le point précédent correspond, selon nous, à un VRAI contrôle des comptes.

Il ne peut en aucun cas être fait par un expert-comptable seul car il requiert des connaissances très spécifiques et approfondies :

• en droit de la copropriété ;
• en droit relatif à certains domaines (convention des gardiens, par exemple) ;
• en gestion immobilière (contrats ; chauffage ; eau, etc.) ;
• en droit de la consommation (réglementation des prix, par exemple).

• Ce n’est donc pas faire injure aux experts-comptables que de dire qu’ils ne peuvent faire ce travail. L’expert-comptable fait un contrôle " comptable " ; parfois il étudie certains problèmes de gestion (dérive du budget prévisionnel ; analyse des charges sociales) en aucun cas un " contrôle des comptes " au sens rappelé plus haut. Il s’agit d’un constat de bon sens…..

• Par ailleurs nous avons remarqué que même l’analyse des " comptes de bilan " (appelés " état des dettes et des créances ") était souvent faite de façon trop superficielle par un expert comptable. Prenons trois exemples :

1. comptes des copropriétaires débiteurs vendeurs : l’expert n’ira pas chercher si l’existence d’un solde débiteur (a priori anormale) est bien justifiée ;
2. comptes " fournisseurs " : l’expert n’ira pas contrôler que la dette est bien " certaine " ;
3. comptes d’attente : l’expert n’ira pas demander les explications extracomptables qui, souvent, permettent de contester juridiquement les soldes constatés, etc. etc.

V - Pourquoi les syndics préfèrent les experts-comptables

• Les comptes des syndics - même en l’absence de normalisation comptable - sont en général bien tenus. Chez eux aussi " un et un font deux ".

• Lorsqu’un syndic - sous prétexte de faire venir (au frais des copropriétaires) un vrai " professionnel du chiffre " - exige que le conseil syndical fasse appel à un expert-comptable, il fait ainsi une double bonne opération :

1. d’abord il " échappe " à un VRAI contrôle de sa gestion comme nous l’entendons ; ainsi personne ne relèvera ses erreurs éventuelles en matière de gestion des payes ; de gestion (ou absence de gestion) des compteurs d’eau ; de suivi (ou d’absence de suivi) des contrats, d’absence de réaction par rapport à des dérives de chauffage, de facturation illégales, etc.
2. ensuite il obtient - toujours aux frais des copropriétaires - un certificat de bonne tenue de comptes de la part d’un expert-comptable qu’il n’aura aucun mal à transformer en certificat de rigueur plus honnêteté plus bonne gestion ; " Vous voyez, dit-il, l’expert-comptable est venu et n’a rien trouvé (si ce n’est deux ou trois tout petit rien) ; DONC je suis au-dessus de tout soupçon de mauvaise gestion ".

Ceci dit au-delà des problèmes de gestion, l’ARC dispose AUSSI d’une expertise reconnue en matière " comptable ". Voyons cela.

VI - Les " références " de l’ARC

 

• Outre le fait que l’ARC est désormais reconnue comme une des trois organisations nationales de copropriétaires représentatives, aussi bien par le Ministère du Logement, celui de la Justice, celui de l’Économie et des Finances, celui du Travail, celui de la Santé celui de la Ville, celui de l’Industrie, celui de l’Écologie, précisons SURTOUT que l’ARC est l’une des deux seules associations à avoir siégé dans la commission de travail mise en place par le Conseil National de la Comptabilité pour élaborer le PLAN COMPTABLE ADAPTÉ à la copropriété et que dans cette commission elle siégeait à égalité avec l’Ordre des experts-comptables.

• Cela prouve que les plus hautes autorités comptables de ce pays non seulement estiment que l’ARC a une véritable expertise en ce domaine, expertise visiblement partagée par peu de personnes morales, mais qu’en plus elles pensent que cette expertise peu aider à définir une NORME comptable. A noter d’ailleurs que le Gouvernement vient de nommer une commission d’experts pour finaliser le décret comptable applicable à la copropriété et que, dans cette commission qui ne regroupe que sept experts on trouve, comme par hasard, le Directeur de l’ARC, Bruno DHONT qui représente l’ARC ès qualité.

• A cela s’ajoute le fait que l’ARC est désormais reconnue comme expert également par des collectivités territoriales de toutes natures et de toutes tendances (Conseils Régionaux ; Conseils Généraux ; Communes) ainsi que par des agences publiques (ANAH), l’État (Préfectures ; Ministère du Logement et Ministère de la Ville) - qui dans le cadre de commandes publiques missionnent régulièrement l’ARC pour assurer des audits de comptes et de gestion des copropriétés classées en difficulté.

• A cette double reconnaissance officielle rajoutons que l’ARC est la seule organisation à avoir :

• réalisé un guide comptable uniquement centré sur la comptabilité des copropriétés ;
• mis au point une méthode de contrôle des comptes et de gestion adaptée à la copropriété.

VII - Le contrôle des comptes et le futur décret comptable

• Le futur décret comptable (à la rédaction duquel l’ARC est associée, rappelons-le) introduira sans doute une NORME comptable pour les copropriétés. Nous reviendrons très très longuement sur ce décret quand il sera paru. Une chose est certaine :

1. ce décret va complexifier la comptabilité ;
2. dès lors la tentation sera grande de faire contrôler le respect de la norme par un expert-comptable ;
3. le problème est que, pas plus qu’aujourd’hui, celui-ci ne rentrera dans les VRAIS problèmes de gestion ;
4. le problème sera également que n’importe quel bon comptable spécialiste de la copropriété aura plus de facilité qu’un expert comptable pour contrôler le respect de la nouvelle norme adaptée à la copropriété (or, les comptables travaillant à l’ARC sont naturellement des spécialistes de la copropriété) et ceci pour une raison simple : la norme comptable ne partira pas du plan comptable général ; elle concernera une vingtaine de points très spécifiques au fonctionnement même de la copropriété qui restera toujours un peu opaque aux non-spécialistes et non-praticiens de la Copropriété.

• Le moment venu nous expliquerons COMMENT des conseils syndicaux pourront faire pour contrôler ET le respect de la norme comptable ET la qualité de la gestion de leur syndic sans pour autant devoir " casser leur tirelire " en faisant appel à des experts dont les coûts de prestation peut facilement être cinq à dix fois supérieurs à ceux de l’ARC pour une efficacité bien différente comme on l’a vu.

• De toute façon, comme indiqué plus haut cela ne sera à l’ordre du jour qu’en 2006, voire plus certainement en 2007… Nous aurons donc tout le temps de revenir dessus.

 

CONCLUSION

Vous saurez maintenant reconnaître un syndic qui n’a pas trop envie qu’on regarde sa gestion de près. C’est celui qui, paradoxalement, vous dira : " Un expert-comptable, oui (à vos frais) ; l’ARC, non ! ". Désormais, aussi, vous saurez pourquoi et quoi répondre.