Un gardien est un salarié de catégorie B qui est logé et qui est rémunéré en fonction d'unités de valeur.
Un employé d'immeuble est un salarié de catégorie A (femme ou homme de ménage, jardinier,etc…) dont le salaire est fonction du nombre d'heures.

Les dates de congés sont fixées par le syndic et le salarié d'un commun accord avant le 1er avril de chaque année. La gestion du personnel de la copropriété relevant du syndic (article 31 du décret du 17 mars 1967), celui-ci n'est pas tenu de convoquer une assemblée générale ni de consulter le conseil syndical. Toutefois, cela ne signifie pas que le conseil syndical ne reste pas vigilant notamment en ce qui concerne les remplacements.

Plusieurs cas peuvent se présenter :

- Le gardien ou l'employé d'immeuble part en vacances et est remplacé par un autre salarié

S'il s'agit d'un employé d'immeuble, on peut envisager une réduction de ses heures et s'il s'agit d'un gardien, le remplacement peut être effectué soit par un employé d'immeuble soit par un salarié de catégorie B dont les tâches ont été diminuées.
En effet, pendant les mois de juillet et aôut, il n'est pas utile de prévoir les mêmes tâches que durant le reste de l'année et dans un souci d'économie, il peut donc être intéressant de diminuer les coûts du remplacement.

- Le gardien souhaite effectuer son propre remplacement
L'auto-remplacement ne peut être imposé à la copropriété que dans le cas où le salarié serait contraint de mettre son logement à disposition de son remplaçant. En effet, dans ce cas, le gardien peut, soit, proposer un remplaçant de son choix, soit agréer le remplaçant suggéré par le syndic, soit, exiger de faire son remplacement.
Ainsi, le syndic peut éviter l'auto-remplacement par le gardien en faisant appel à un employé d'immeuble qui assurera l'entretien de l'immeuble et qui n'aura pas besoin d'utiliser le logement.

- Le gardien décide de prendre des congés sans quitter le logement
Le remplaçant doit avoir accès aux pièces dans lesquelles se trouvent les alarmes ou les minuteries mais le gardien n'a pas l'obligation de mettre à sa disposition les pièces réservées à l'habitation.

La vigilance du conseil syndical est nécessaire lorsque l'on connaît les règles de rémunération des remplaçants :
outre leur rémunération, ils perçoivent une prime égale à 50 % du salaire de base. Dès lors, il peut être intéressant d'établir un contrat allégé permettant de réduire les frais pour la copropriété. Attention, cet allègement ne peut se faire en cas d'auto-remplacement à moins qu'il n'ait été prévu dans le contrat de travail.