I-                 Rappel

 

Il y a un peu plus d’un an nous avons lancé l’idée d’une troisième voie en matière de gestion des copropriétés : une voie intermédiaire entre la gestion par les syndics professionnels (souvent, trop souvent décevante et coûteuse) et la gestion par les copropriétaires (problèmes non pas de compétence mais de temps).

Cette troisième voie, nous l’appelons la COGESTION ou DÉLÉGATION de gestion.

Ceux qui veulent revenir sur les raisons qui justifient pour nous la mise en place de cette troisième voie, peuvent se reporter à notre dossier du mois du mars 2007.

Précisons d’ailleurs (avec satisfaction) que cette idée de « cogestion » est désormais partagée par un nombre croissant de copropriétaires et de praticiens (le PARTICULIER y a consacré un article et le journal De PARTICULIER à PARTICULIER vient (Mai 2008) de plébisciter également ce qui peut apparaître comme « la » solution à bien des problèmes vécus par les copropriétaires.

II-             Une large concertation

Depuis lors, nous avons à plusieurs reprises rencontré des syndics représentatifs au cours de réunions de travail et de négociation, de façon à mettre au point :

a)     un contrat-type de cogestion qui permette de garantir les intérêts des uns et les autres (syndicats des copropriétaires ; conseils syndicaux ; syndics) ;

b)     un argumentaire en direction du Gouvernement et des Parlementaires.

Nous allons successivement présenter ces deux documents.

III-          Le contrat-type de cogestion

 

Contrat de délégation de gestion

(ou de « gestion partagée »)

 

« Préambule

Les copropriétaires et leur syndic ont constaté l’intérêt que représente pour le syndicat de copropriété la possibilité pour le conseil syndical de suivre le travail des prestataires de service et d’assurer la gestion des petits travaux relevant du budget prévisionnel.

Le syndicat de copropriété et le syndic ont donc décidé de déléguer au conseil syndical le suivi du travail des prestataires de service, celui du contrôle de la bonne exécution des contrats de maintenance ainsi que l’identification, la commande, le suivi des petits travaux entrant dans le budget des charges courantes.

Le présent contrat - qui devra être approuvé par l’assemblée générale - fixe les droits et obligations du syndic et du conseil syndical dans le cadre de cette délégation dont il précise les limites ceci dans l’intérêt des deux parties.

A- Suivi des prestataires de service sous contrat et de la bonne exécution des contrats de maintenance

A- I-                   Droits et obligations du syndic

1-     Fournir au conseil syndical (président ou personne habilitée) une liste exhaustive des contrats de prestation de service et copie de ces contrats.

2-     Informer les prestataires sous contrats, que le suivi de la bonne exécution de leurs obligations, sera effectué par le président du conseil syndical ou la personne par lui déléguée.

3-     Communiquer au conseil syndical, toute facture ou copie de facture liée aux contrats pour lesquels il y a délégation ou émise par le prestataire hors contrats avant paiement, pour approbation.

Cette communication pourra se faire globalement (toutes factures confondues), périodiquement (une fois par mois par exemple), par Internet ou au cabinet selon des modalités à préciser.

Le syndic et le conseil syndical définiront la procédure de contrôle et d’autorisation de payer les factures (factures sous contrat et hors contrat) étant entendu que le syndic ne peut se dessaisir de l’original des factures.

4-     Transmettre au conseil syndical toute correspondance reçue du prestataire, notamment celle concernant les dates de passage.

5-     Informer le conseil syndical de toute renégociation du contrat, initiée par le syndic ou le prestataire et l’associer à cette négociation ou l’inviter à produire son point de vue dans la mesure où le contrat ne concernerait pas uniquement le syndicat des copropriétaires concerné (exemple : contrat d’énergie).

6-     Fournir au conseil syndical toute information ou codes informatiques permettant l’accès aux informations concernant la gestion du contrat par le prestataire (exemple : carnet d’entretien électronique des ascensoristes).

A-II-                Droits et obligations du conseil syndical

1-     Désigner au syndic, les personnes habilitées par le conseil à suivre les contrats, lorsque ce n’est pas le président.

Le président du conseil syndical indiquera, au cours du conseil syndical qui se tiendra après l’assemblée générale ayant approuvé la délégation de certaines tâches au conseil syndical, la (les) personnes habilitées à suivre les contrats, lorsque ce n’est pas le président. Les réunions de travail pour lesquelles cette (ces) personne (s) solliciteraient éventuellement la présence du syndic, auront lieu pendant les heures ouvrables du syndic, et donneraient alors lieu à facturation au temps passé.

Tout changement de délégation ou de changement de président devra être notifié au syndic par écrit. Les copropriétaires en seront informés.

2-     Restituer au syndic, selon une périodicité et des modalités à fixer, les événements concernant les contrats, exemple :

-          passages non faits ;

-          incidents survenus, constats ;

-          absence de dépannage dans les délais ;

-          copie de toute correspondance adressée par le conseil syndical aux prestataires, ainsi que copie de tout compte-rendu de réunion.

3-     En cas de sollicitation du syndic concernant une facture ou des travaux hors contrat, adresser une réponse sous huitaine maximum.

4-     Ne pénétrer dans les locaux « dangereux » que sous la responsabilité du prestataire ou dans le respect des modalités fixées en commun et après formation éventuelle adéquate.

B- Identification des problèmes d’entretien courant, intervention, commande des travaux en accord avec le syndic, suivi, réception.

La délégation porte sur les travaux dits « courants », c’est-à-dire entrant dans le cadre du budget de charges courantes, à l’exception donc des travaux qui doivent être votés par l’assemblée générale ou ratifiés en cas d’urgence (article 37 du décret du 17 mars 1967).

Le délégataire devra lui-même respecter le seuil de consultation prévu par l’assemblée générale et visé par l’article 21 paragraphe 2 de la loi du 10 juillet 1965.

B- I-      Engagements communs aux syndics et conseillers syndicaux

1-       Identification des travaux d’entretien courant et établissement d’une liste d’entreprises et artisans référencés habilités pour les petits travaux  rentrant dans le budget courant, y compris en cas d’urgence :

-          plomberie ;

-          électricité ;

-          serrurerie ;

-          petits équipements :

·        antenne ;

·        digicode ;

·        etc.

-          petite maçonnerie ;

-          menuiserie ;

-          vitrerie ;

-          entretien des terrasses, etc ;

-          clôtures ;

-          etc.

2-       Engagement de réciprocité d’échange de toute information concernant la gestion des travaux et les interventions courantes ou d’urgence.

B- II-    Droits et obligations du syndic

Le syndic devra :

1-     En cas de demande par un copropriétaire ou un locataire, etc. de travaux ou interventions non urgentes, répercuter la demande au conseil syndical.

2-     Communiquer au conseil syndical toute facture ou copie de facture avant paiement, y compris les factures sur devis, selon les modalités définies en application du point A I 3.

3-     En cas de petit travaux d’entretien, ou de travaux d’urgence dans le cadre, toujours, des petits travaux, se mettre en rapport avec le président du conseil syndical, ou toute personne désignée et habilitée pour traitement.

En cas d’impossibilité à contacter la personne désignée, ainsi que dans le cas où la responsabilité du syndicat des copropriétaires pourrait être engagée pour intervention tardive, le syndic a le pouvoir d’intervenir sans accord préalable du conseil syndical.

4-     Au cas où le syndic estimerait qu’il y a carence du conseil syndical dans la mise en œuvre de la délégation (président ou délégataire), le syndic devra le faire savoir par écrit au président du conseil syndical en justifiant son appréciation. Une assemblée générale pourra être convoquée pour trancher le différend ou retirer la délégation.

B- III-  Droits et obligations du conseil syndical

            Le conseil syndical devra :

1-     Lorsqu’il est saisi par le syndic ou s’autosaisit pour des travaux non urgents, il devra :

-          soit demander un devis en fonction de la nature et de l’importance du problème ;

-          soit faire une demande d’intervention (petite intervention) à une des entreprises ou artisans référencés, toujours dans le cadre du budget annuel de charges courantes..

2-     Transmettre au syndic avec son « bon pour accord » le devis retenu ou l’informer par écrit de la demande d’intervention faite auprès d’une entreprise ou d’un artisan référencé.

Au cas où il y a devis, c’est le syndic qui donnera l’ordre de service.

3-     Indiquer la ou les personnes du conseil syndical à contacter en cas d’urgence et comment la contacter.

4-     En cas d’urgence, faire appel prioritairement à une société ou un artisan figurant sur la liste des entreprises référencées de la copropriété.

5-     Divers :

a.      Assurance RC (responsabilité civile) : la copropriété devra souscrire une assurance RC pour couvrir la responsabilité des membres du conseil syndical sauf si la responsabilité du conseil syndical et de ses membres est déjà couverte par ailleurs dans le cadre d’un contrat connu et accepté par la copropriété. 

b.     Le conseil ne pourra pas « annuler » les engagements pris par le syndic vis-à-vis des entreprises, dès lors que ce dernier aura agi conformément à son mandat. S’il entend résilier ou renégocier les contrats, le conseil syndical devra le faire dans le respect des formes dudit contrat et des dispositions concernant le statut de la copropriété ».

 

*

IV-         L’argumentaire adressé au Gouvernement

EXPOSÉ DES MOTIFS

Mesdames, Messieurs,

La loi du 10 Juillet 1965, fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, confère au syndic, représentant du syndicat des copropriétaires, la mission d'administrer l’immeuble. de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien.

Cette mission est encadrée par l'assemblée générale, laquelle décide soit de la réalisation des travaux importants, qui sont alors identifiés, précisément chiffrés et distinctement approuvés, soit du montant en deçà duquel le syndic peut ordonner une opération de quelque nature que ce soit pour l'entretien de l'immeuble, auquel participent les petits travaux du quotidien.

Précision étant faite, que d'une part ces menus travaux de maintenance doivent faire l'objet d'une évaluation globale annuelle dans le budget prévisionnel soumis au vote de l'assemblée générale, et que d'autre part, au-delà d'un montant de marchés et de contrats, fixé par l'assemblée générale, la consultation du conseil syndical est obligatoire.

Par ailleurs, en cas d'urgence, le syndic doit faire procéder, de sa propre initiative, à l'exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de I'immeuble après avis du conseil syndical.

Pour satisfaire à ces obligations, le syndic dispose d'une latitude d'intervention importante, et peut décider et agir seul, sous réserve, dans certains cas, de l'avis préalable du conseil syndical.

Le syndic est donc habilité, en dehors des travaux urgents, et en-deçà d'un certain seuil, à accomplir seul tous les actes entrant dans la gestion courante de l'immeuble, pour faire face aux nécessités concrètes de la vie quotidienne.

Ainsi, la gestion courante d'un immeuble implique les menues réparations, indispensables en cas de défaillance, de maintenance (lorsque le prix est compris forfaitairement dans le contrat), ou de vérification d'un élément d'équipement commun.

Le dispositif actuel de gestion de ces petits travaux et de suivi des contrats de maintenance est susceptible, selon les caractéristiques des immeubles, d'être non seulement lourd et coûteux, mais parfois inefficace.

En effet, le traitement d'une petite fuite, d'un bouton cassé, d'un ferme-porte endommagé, etc… nécessite un processus complexe et inadapté :

+    « Un copropriétaire contacte le syndic, lequel demande à une entreprise d'intervenir par un ordre de service souvent large et imprécis, sans possibiité d’un contrôle a posteriori immédiat et systématique »

D'où une perte de temps, d'énergie, un travail parfois approximatif et une surfacturation possible.

Par ailleurs, même si le syndic effectue des visites régulières de l'immeuble, il n'est, pas rémunéré pour y assurer une présence continue.

Aussi, force est de constater que certains copropriétaires, résidant sur place, généralement membres de conseils syndicaux, s'investissent dans la gestion de leur immeuble et effectuent aujourd'hui, en accord avec leur syndic, la gestion des petits travaux et le suivi des contrats de maintenance.

Néanmoins, il importe de préciser que les copropriétaires ne peuvent juridiquement - dans l'état actuel des textes - assurer un rôle dans la gestion de leur immeuble, dans la mesure où la loi régissant le statut de la copropriété ne permet pas au syndic de procéder à une délégation partielle de ses pouvoirs de gestion. Ce régime juridique entre donc en conflit avec les situations de fait constatées, et génère un risque pour l'ensemble des intervenants.

En effet, la loi dispose que le syndic, seul responsable de sa gestion, qu'il soit professionnel ou non, ne peut se faire substituer par un tiers, à l'exception de ses préposés, qui demeurent sous sa responsabilité.(Article 30 Décret du 17/3/1967)

L'assemblée générale seule, peut toutefois autoriser à la majorité absolue des copropriétaires une délégation de pouvoir à « une fin déterminée », c'est-à-dire qu'elle ne peut porter que sur un acte ou une décision précise. Elle ne peut en aucun cas être générale et permanente. (Article 21 Décret du 17/3/1967)

Pourtant, la loi vient récemment d'ouvrir une perspective importante, s'agissant de la possibilité d'établir une délégation de gestion au conseil syndical, sous contrôle de l'assemblée générale.

En effet, l'article 41-2 de la loi du 10 juillet 1965, récemment modifié, prévoit que dans les copropriétés qui disposent de services type « restauration » appelées communément « résidences services », le conseil syndical peut désormais, se faire déléguer la gestion de ces services particuliers par l'assemblée générale.

Le conseil syndical, qui a pour mission essentielle d'assister le syndic et de le contrôler dans sa gestion, a ainsi vu son rôle étendu. Mais cette disposition introduite récemment dans la loi de 1965 étant dérogatoire, ne peut être interprétée que restrictivement.

Il convient donc maintenant de confirmer cette évolution, de l'améliorer, et d'en étendre la possibilité - encadrée comme on le verra - à tous les syndicats de copropriétaires, sur le point précis des petits travaux courants. La plus grande association de conseils syndicaux de France - l'ARC (Association des Responsables de Copropriété) - s'est ainsi rapprochée de la plus grande association de syndics professionnels (PLURIENCE) pour étudier la question, en examiner la faisabilité, imaginer des solutions sécurisées et faire des propositions. (CF document ci-joint « reflexion sur la délégation partielle apr le syndic de copropriété de son mandat de gestion au profit du conseil syndical »)

Les travaux de ces deux associations confirment :

1)   que la délégation partielle de son mandat par le syndic, portant sur la gestion des petits travaux  et le suivi des contrats de maintenance est une alternative très intéressante pour tous à la situation actuelle ;

2)   que cette délégation, si elle était rendue possible, pourrait être encadrée de façon très satisfaisante par un contrat de délégation, établi par le syndic au profit du conseil syndical et préalablement autorisée par l’Assemblée Générale des copropriétaires.

3)  que ce résultat peut être obtenu facilement grâce à un aménagement modeste de la loi. Les modalités et contours pourront être définis par décret en Conseil d'Etat.

Le présent projet de loi - se faisant l'expression de la demande des copropriétaires et le reflet de leur quotidien - tient compte des travaux et est proposé par les deux parties (copropriétaires et syndics).

PROJET DE LOI

II s'agit de compléter l'article 21, premier paragraphe, de la loi numéro 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis.

Celui-ci dispose que : « Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion ».

Ce paragraphe pourrait ainsi être complété : « Par dérogation à l'avant-dernier alinéa de l'article 18, le conseil syndical peut également, sous sa seule responsabilité, recevoir une délégation de mandat du syndic relative à la gestion courante, la commande, le suivi, et la réception des travaux définis à l'article 45 du décret 67-223 du 17 mars 1967 ainsi que le suivi des contrats de maintenance ».

Cette délégation doit être préalablement autorisée par l'assemblée générale dans les conditions de la majorité de l'article 25».