Pour vous faire patienter, voici une double présentation des innovations en matière comptable (et financière), vues :

- du côté des copropriétaires ;

- du côté des syndics.

En préalable nous allons faire le tour de trois incertitudes concernant l’application des nouveaux textes.

1. Les exercices " à cheval ". La première incertitude concerne le problème des exercices qui seront donc " à cheval " sur 2005-2006. En principe et si l’on s’en tient à la loi, dans un tel cas, il faudrait appliquer les anciennes règles jusqu’au 31 décembre 2005 et les nouvelles à partir du 1^er janvier 2006, ce qui est une absurdité.

À ce propos, nous avons bien reçu une lettre du Directeur des Affaires Civiles et du Sceau (Ministère de la Justice) qui considère qu’il va de soi que les nouvelles règles ne devront s’appliquer qu’aux exercices OUVERTS à partir du 1^er janvier, mais cela n’est pas dans la loi…

La Commission Nationale Relative à la Copropriété, saisie du problème, estime, d’ailleurs elle aussi (comme l’ARC) qu’il FAUT modifier la loi pour préciser ce point. On attend.

2. Les tableaux de l’article 11 du décret du 17 mars 1967. Le deuxième problème concerne l’application de l’article 11 du décret du 17 mars 1967 (I, 2° 2^ème alinéa). En principe, dès 2006 les comptes présentés aux copropriétaires devraient respecter les nouvelles obligations en matière de présentation (donc fournir les cinq tableaux obligatoires prévus par le décret du 14 mars 2005) et ceci bien que les comptes n’aient pas été tenus selon les nouvelles règles, lors de l’ouverture de l’exercice en question.

Là encore, cela n’a aucun sens (nous avons signalé le problème depuis longtemps) mais il faudrait une modification du décret du 17 mars 1967 pour résoudre le problème. On attend aussi.

3. Les nouvelles règles s’appliqueront-elles bien à partir du 1^er janvier 2006 ?

Voyons comment les nouvelles obligations comptables mais aussi financières devraient bénéficier, concrètement, aux copropriétaires.

À partir de 2006, ce qui est (en principe) déjà en vigueur depuis le 1^er septembre 2004 deviendra impératif. Les assemblées générales devront :

• d’un côté voter un budget de charges courantes ;
• de l’autre voter - à part - les travaux et opérations exceptionnelles (en précisant les modalités).

Ainsi, il ne sera plus possible, désormais, de glisser en catimini des " moyens " travaux ou opérations exceptionnelles (audit d’ascenseur ; étude de règlement de copropriété, etc.) dans le budget courant. Il ne sera plus possible, non plus, d’échapper à la mise en concurrence (quand le montant de ces travaux ou opérations dépasseront le seuil de mise en concurrence fixée par l’assemblée générale).

Pour savoir ce que sont les travaux et opérations exceptionnelles, il faut se reporter à l’article 44 du décret du 17 mars 1967. Le tableau ci-dessous permet de distinguer ce qui rentre dans le budget de charges courantes et ce qui doit être voté à part.

Jusqu’à présent, les " provisions " appelées auprès des copropriétaires correspondaient aux seules charges provisionnelles.

Désormais le budget devra intégrer aussi les " produits " provisionnels, ce qui permettra de baisser les provisions appelées auprès des copropriétaires.

Il était difficile, souvent, pour un conseil syndical de suivre la réalisation du budget en cours d’année. Le syndic opposait souvent le fait que son organisation comptable ne lui permettait pas de le faire.

Désormais TOUS les syndics seront obligés de comptabiliser les charges engagées dans des comptes de classe 6 et dans des comptes " fournisseurs " (classe 4).

Ainsi il sera possible au conseil syndical de savoir à tout moment :

• quelles sont les charges engagées ;
• quelles sont les factures parvenues et non payées ;
• quelles sont les factures parvenues et payées.

• Voici un vieux problème, surtout quand il n’y a pas de compte séparé, ce qui est souvent la règle avec les syndics professionnels.

• Les obligations, désormais, sont claires :

• soit la date de paiement est indiquée sur le grand livre comptable ;
• soit elle est précisée sur la facture.

• Les contrôles du conseil syndical en seront largement facilités.

On a vu plus haut que les produits prévisibles devaient être pris en compte dans le budget (exemple : loyer d’un emplacement publicitaire).

En ce qui concerne les produits non prévisibles (indemnités d’assurance ; indemnités judiciaires, etc.), ils devront être obligatoirement affectés en fin d’exercice, soit parce que l’assemblée générale aura décidé une fois pour toute de l’affectation (exemple ; les intérêts de retard seront toujours affectés au crédit des charges courantes) ; soit parce qu’elle ratifiera une proposition d’affectation (faite par le syndic ou le conseil syndical) présentée avec les comptes.

Là encore, ce nouveau dispositif est désormais obligatoire et permettra de minorer les charges (jusqu’à présent les " produits " étaient souvent conservés sur des comptes d’attente et donc permettaient aux syndics de profiter de trésorerie très confortables, donc rémunératrice, comme nous le voyons au point suivant).

Une des plaies de l’ancien système était constituée par l’existence de " comptes d’attente ".

Ces comptes permettaient soit " d’enterrer " ou de masquer certains problèmes (exemple : comptes anciens vendeurs débiteurs ; compte " ancien syndic ", etc.) soit de conserver en attente des sommes qui auraient été bien mieux dans la poche des copropriétaires (comptes travaux non soldés ; indemnités d’assurance, etc.).

Dans ce cas, les comptes d’attente permettaient aux syndics de majorer la trésorerie disponible, donc - en cas de compte NON séparé - de majorer, à leurs profits, les produits des placements des sommes détenues pour le compte des copropriétés.

Aussi incroyable cela soit-il aucune obligation ne pesait sur les syndics jusqu’à présent pour présenter les comptes des travaux terminés.

Désormais, les syndics devront rendre des comptes précis, c’est-à-dire :

• rappeler ce qui a été voté ;
• donner le détail des dépenses ;
• faire état des éventuels dépassements ou des excédents.

Proposer l’approbation de ces travaux après présentation de ces comptes.

Autre défaut majeur de l’ancien système : si des travaux s’étalaient sur deux exercices, il était difficile, avant clôture, de savoir " où l’on en était ".

Le syndic répondait qu’il ne pouvait rien dire avant la fin des travaux.

Désormais, à la fin de chaque exercice, le syndic devra faire le point précis des " campagnes de travaux " en cours :

• provisions appelées ;
• dépenses engagées ;
• état d’avancement des travaux.

• Tenir les comptes est une chose ; les présenter en est une autre.

• Les syndics devront présenter cinq tableaux normalisés, à savoir :

1. Un état financier détaillé.
2. Un compte de charges et produits courant et un compte de charges et produits exceptionnels par nature.
3. Un compte de charges et produits courant par clefs de répartition.
4. Un compte de charges et produits exceptionnels par nature d’opérations.
5. Un état des travaux en cours.

• Ce dispositif est d’ailleurs, à notre avis, trop compliqué ; nous pensons que le 2^ème tableau n’a aucun intérêt et qu’il est trop complexe, ce qui explique notre volonté de faire en sorte qu’il " disparaisse " des textes réglementaires.

Le tableau numéro 3 devra présenter les charges par " clef de répartition " (charges générales, charges bâtiment, charges chauffage, charges ascenseur, etc.).

Il est essentiel de préciser que les textes obligent, cependant, dans ce cas à présenter les charges par " imputation " (facture par facture, par exemple les douze mois pour le salarié gardien) et NON simplement par poste. Il faudra y veiller soigneusement.

Finie donc la comptabilité de trésorerie ou l'on notait simplement les décaissements (dépenses) et encaissements (recettes).

Avec la comptabilité d’engagement, il va falloir mettre en place une comptabilité dite en partie double.

• Cela veut dire que les syndics vont devoir - pour chaque " événement " qui concerne les comptes :

• inscrire la somme au débit d’un compte ;
• inscrire la même somme au crédit d’un autre compte.

• Exemple : jusqu’à présent lorsqu’un syndic recevait une facture, il pouvait la mettre de côté et ne la comptabiliser que lorsqu’il la payait.

• Demain il devra, à réception de factures :

• débiter le compte de charge (exemple le compte de charge " EAU ") ;
• créditer le compte " compagnie des EAUX ".

• Puis lors du paiement, il devra :

• débiter le compte du fournisseur ;
• créditer la banque (au moment du décaissement).

• À noter que ce système est intéressant et qu’il va permettre un meilleur contrôle des charges en cours d’exercice.

• À noter aussi que ce système est un peu complexe et inutile vis-à-vis des petites copropriétés qui ont peu de dépenses. Nous avions demandé au Gouvernement d’instaurer un régime simplifié pour les petites copropriétés, ce qu’il a refusé jusqu’à présent (nous continuons, cependant et continuerons à demander l’instauration de ce régime).

3. Les syndics vont devoir tenir un journal et un grand-livre comptable.

• Deux documents comptables sont désormais obligatoires, alors qu’il suffisait jusqu’à présent d’un simple cahier de trésorerie :

• un journal comptable où l’on tient les écritures par ordre chronologique (au " jour le jour ") ;
• Un grand-livre comptable, où les écritures sont regroupées par numéro de compte (qui vont de la classe 1 à 7).

• Là aussi, si cette obligation se comprend pour des copropriétés d’une certaine taille, il est " ridicule " d’avoir imposé un " grand-livre " aux toutes petites copropriétés et nous ferons donc tout ce qui est possible pour obtenir un assouplissement de ces règles. En attendant…

4. Les syndics vont devoir appliquer un (nouveau) plan de comptes.

Un plan comptable, c’est d’abord une " nomenclature " des comptes ou " plan de comptes ". Un plan de comptes " spécial copropriété " devra ainsi être utilisé à partir du 1^er janvier 2006.

Ce plan obligera les syndics à mettre les sommes à verser ou à percevoir dans des comptes précis : ainsi six comptes spécifiques concernant les honoraires de syndics permettront un repérage rapide et analytique de tous les honoraires prélevés sur la copropriété.

1. - Rémunération du syndic sur gestion de la copropriété.

- Rémunération du syndic.

- Débours.

- Frais postaux.

2. - Autres honoraires du syndic.

5. Les syndics vont devoir ouvrir un compte par fournisseur.

Autre innovation, mais aussi obligation : celle concernant l’ouverture de compte par " fournisseur ". Ceci permettra aux copropriétaires de vérifier très rapidement quelles sont les factures parvenues pendant un exercice, si ces factures sont payées et à quel moment elles sont payées.

6. Les syndics devront affecter à l’exercice toutes les charges et tous les produits concernant cet exercice.

Jusqu’à présent, l’absence de règles précises permettait d’affecter à un exercice les charges d’un autre exercice. Ainsi une facture d’eau du quatrième trimestre 2004 parvenue en janvier 2005 pouvait être affectée à l’exercice 2005.

Même chose pour les produits qui pouvaient, éventuellement, être affectés non sur l’exercice correspondant, mais sur l’exercice au cours duquel ils étaient perçus.

Désormais, les charges et les produits devront absolument être affectés à l’exercice correspondant (il existe même un compte " factures non parvenues ").

Ainsi, les exercices seront bien le reflet de la réalité ( on dira qu’ils sont " sincères ") et ne pourront pas être " arrangés " ; en conséquence les comparaisons d’un exercice à l’autre permettront une analyse rigoureuse.

7. Dès lors que certains impayés de charges sembleront irrécouvrables, le syndic devra les provisionner lors du vote de la saisie immobilière.

Les " créances irrécouvrables " ont entraîné de nombreuses copropriétés à la " faillite ". En effet, les syndics ne voulaient ou ne pouvaient pas obliger les copropriétaires à " combler les trous ", comme on dit, ce qui se faisait soit au détriment de la trésorerie courante, soit au détriment des gros travaux.

Désormais, les syndics auront l’obligation d’estimer les " créances irrécouvrables " et de passer une provision correspondante. Cette opération ne pourra se faire, cependant, qu’au moment du vote de la saisie immobilière et dans la limite non pas des sommes dues, mais des sommes estimées irrécouvrables.

8. Le syndic ne pourra plus avoir de comptes d’attente.

Autre innovation comptable ayant des incidences financières : l’interdiction des comptes d’attente (sauf exception).

Nous vous renvoyons au point II,6 où nous expliquons l’importance de cette innovation pour les finances des copropriétaires.

Cependant, rien n’empêchera de tenir des comptes de stock (clefs, badges…), à condition que le solde à la clôture de l’exercice soit justifié.

 

9. Le syndic ne pourra plus changer d’exercice comptable, sauf exception.

Trop souvent, les copropriétés se voyaient imposer des changements d’exercice comptable par leur syndic.

Si ceux-ci avaient en gestion trop de copropriétés dont l’exercice se terminait fin décembre (créant une surcharge pour les comptables) ils n’hésitaient pas à modifier l’exercice d’une partie de leurs copropriétés, rendant ainsi plus difficile les contrôles et les comparaisons.

Désormais, le changement d’exercice ne sera possible au mieux que tous les cinq ans et sur décision d’assemblée générale.

10. En cas de changement de syndic, le syndic sortant devra remettre les factures originales.

Le syndic " sortant " jusqu’à présent prétendait qu’il devait garder les factures originales (en cas de contrôle…) des copropriétés, c’est pourquoi souvent il facturait aux copropriétés des frais de photocopies (tirage et main d’œuvre) conséquents.

Désormais, la situation est claire et écrite : les factures originales doivent être remise aux syndicats de copropriété, libre au syndic de photocopier à ses frais ces factures…

Voici donc de belles et bonnes innovations. On comprend, cependant, que quelle que soit la bonne volonté des syndics (bonne volonté qui n’est malheureusement pas toujours au rendez-vous) il faudra être très vigilant, pour qu’elles soient effectivement, rapidement et exhaustivement mises en place.