Présentation du Carnet d’entretien et de maintenance de l’ARC

 

I – Pourquoi un carnet d’entretien ET de maintenance ?

II – Un outil modulable.

III – A qui doit servir le carnet d’entretien ?

IV – Le recueil des informations pour le conseil syndical.

V – Faut-il revenir sur les années passées?

VI – Sommaire complet du " carnet d’entretien et de maintenance ".

VII – Présentation de quelques tableaux à titre illustratif.

VIII – Comment se procurer ce carnet?

I Pourquoi un Carnet d'entretien ET de maintenance ?

- les Syndics non professionnels.

- les Conseillers syndicaux ;

- le législateur ;

- l'acquéreur ;

L'idéal, bien sûr ! .....

II Un outil modulable.

- le format relié à l'italienne (reliures plastiques amovibles) ;
- le format classeur à anneaux (4 trous) ;
- le format porte-documents (pochettes transparentes).

IMPORTANT : Le format choisi devra être indiqué au moment de la commande.

III A qui doit servir ce Carnet d'entretien ?

a) il est souvent très difficile de connaître l'historique complet des interventions sur un ouvrage ou un équipement (toiture, canalisations, chaufferie, etc.) ;
b) or, cet historique apporte aux profanes (Conseillers syndicaux et Syndics non professionnels), comme aux spécialistes, des renseignements INDISPENSABLES non seulement pour exercer un bon suivi de la gestion et des entreprises mais aussi pour bien préparer les interventions futures ;
c) dès lors, il convient de tenir un Carnet d'entretien qui permette d'avoir accès simplement à cet historique détaillé.
a) les contrats et l'évolution de ces contrats dans le temps (coût) ;
b) les types de travaux "significatifs" qui ont été réalisés sur chaque partie des Bâtiments ou sur les équipements ; à par "significatifs" il faut entendre non pas seulement les GROS travaux, mais toutes les interventions d'un montant situé au-dessus d'un certain seuil (nous pensons que le seuil significatif est celui de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 à partir duquel la consultation du Conseil syndical est rendue obligatoire : ce montant varie d'une Copropriété à l'autre et les copropriétaires n'ont jamais intérêt à voter un montant trop élevé) ;
c) les Entreprises qui ont effectué les travaux et les coûts pratiqués.

Ainsi l'utilisateur du Carnet pourra savoir CE QUI a été fait ou NON, QUI l'a fait, pour quel COÛT. Cela permet :

- d'éviter les abus ou de les empêcher pour l'avenir ;
- de mettre en évidence les interventions intempestives ;
- de contrôler les coûts ;
- d'orienter les recherches en cas d'anomalies ;
- de pouvoir négocier avec l'assureur de l'Immeuble.

Il faut néanmoins savoir que l'Assemblée Générale, dans le cadre de cette information de l'acquéreur, peut décider de compléter cette Fiche d'information. Nous n'avons pas à nous faire juge de la pertinence d'une telle décision : disons simplement que trop d'informations risque de tuer l'Information [utile].

 

IV Le recueil des informations par le Conseil syndical.

 

Pourquoi et comment ?

- d'abord cela est "gratuit" ;
- ensuite cela met d'emblée le Conseil en possession des informations utiles.

Un bon conseil donc : déléguez le MOINS possible ce travail au Syndic ou un à tiers (architecte). Cela peut vous coûter cher et ne vous servira pas forcément à grand chose. Néanmoins il est possible de vous faire AIDER sur tel ou tel point. La Coopérative de l'A.R.C., Copropriété Services, est en train de mettre au point une aide minimum à ce sujet. N.B. : seule la "Fiche d'information" de la loi S.R.U. doit être obligatoirement tenue à jour par le Syndic.

- auprès du Syndic : celui-ci DOIT délivrer toutes les informations en sa possession, voire, si le Conseil syndical le lui demande, copie de TOUS les documents concernant la Copropriété (contrats, marchés, factures, etc., article 21 alinéa 3 de la loi du 10 juillet 1965) ; s'il prétexte que l'ancien Syndic ne les a pas transmis, il DOIT agir auprès de ce dernier, au besoin par une procédure en référé (article 18-2 de la loi du 10/07/1965) ;
- auprès des FOURNISSEURS (contrats, factures) ;
- en relisant les procès-verbaux d'Assemblées générales (le Syndic détient obligatoirement le registre ; des anciens copropriétaires détiennent AUSSI les procès-verbaux en cas de besoin).
- en reprenant les états de dépenses (trimestriels ou annuels).
- essayer de consulter le Permis de construire (Mairie ou Direction Départementale de l'Equipement) ; (*)
- obtenir du Notaire qui a établi le Règlement de Copropriété les PLANS qui lui sont annexés (jamais fournis et rarement déposés au fichier des Hypothèques).

 

V Faut-il revenir sur les années passées ?

- Soit vous commencez à remplir le Carnet à partir "d'aujourd'hui" : c'est bien sûr possible mais il vous faudra beaucoup de temps pour retirer de ces informations le profit attendu.
- Soit vous essayez de remplir ce Carnet en "remontant le temps", de façon à essayer de mieux cerner la façon dont votre Immeuble a été géré : vous pouvez remonter sur 5 ans, mais aussi (et ce sera plus efficace) sur 10 ans. C'est en tout cas ce que nous vous conseillons vivement de faire.
- En fait c'est assez simple et cela demande seulement un peu de patience.
- Il suffit de reprendre les "états des dépenses" de votre Copropriété et de reporter sur le cahier :
- pour chaque contrat, le coût annuel (nous avons prévu UNE fiche par contrat) ;
- pour chaque ouvrage ou équipement les interventions qui les concernent en laissant de côté toutes les petites interventions.

 

VI Sommaire complet du "carnet d'entretien et de maintenance".

 

Sommaire

Pour obtenir le sommaire complet (version 2002), écrivez, téléphonez ou envoyez un mél à Copropriété Services :

31, rue Joseph Python 75020 PARIS

Tél. : 01.40.30.42.82 Mél : copropriete.services@wanadoo.fr

 

VII - Présentation de quelques tableaux à titre illustratif

 

Dossier construction (Immeubles neufs ou récents)

Ensemble immobilier : ou Bâtiment(s) :

Permis de construire : date : __/ __/ ___.

Déclaration d'achèvement des travaux : __/__ /____ . Certificat de conformité : __/__ /____ .

Si vous les connaissez, indiquez les surfaces : surface bâtie : __m² / SHOB : __m² SHON : __m² places de stationnement : .__

Les plans existent-ils ?: oui non Surface Hors Œuvre Brute Surface Hors Œuvre Nette Hauteur totale : , m

Intervenants :

Spécialité

Nom

Adresse

Assurance professionnelle

Architecte

 

 

 

(maîtrise d’oeuvre)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bureau d’études techniques

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bureau d’études de contrôle

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Coordonnateur "S.P.S."

 

 

 

(Sécurité Protection de la Santé)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Expert

 

 

 

(assistance à maître d’ouvrage)

 

 

 

 

 

Descriptif de l’existant (suite)

Caractéristiques techniques principales du bâti (parties communes) :

Années de constructions : . / Une précédente construction a-t-elle été démolie ? : non oui

Fondations : anciennes __ : socle rocheux __ voûtes __ empattements __ pieux bois ou métal __

modernes __ : semelle béton __ radier __ pieux en béton armé __ dalle de grands ensembles immobiliers __

La construction a-t-elle été réalisée sur des remblais ? A-t-il fallu combler des cavités ? Le sol des caves est-il en terre battue ?

Matériaux des murs porteurs :

Soubassements

Façades

Murs pignons

Murs de refend

Cages d'escaliers

Pierres sèches, moellons, meulière, Calcaires tendres, pierres de taille, briques pleines, briques creuses, parpaings pleins, parpaings creux, béton banché,

structure bois, structure métal, structure B.A.

Isolation intérieure ou extérieure,

"B.A." : Béton armé.

Revêtements muraux utilisés :

Soubassements

Façades

Murs pignons

Murs de refend

Cages d'escaliers

Pierres apparentes, pierres agrafées / vêtage, verre, enduit ciment épais, enduit ciment mince, enduit à la chaux, enduit plâtre, carrelage / faïence, crépi, vêture (avec isolant), bardages, lambris / frisette, revêtement plastifiant, peinture classique, lasure, tapisseries / tissus,

plaques de doublage,

Matériaux utilisés en toiture et terrasses :

Toiture en pentes

Toiture terrasse

Cheminées

Charpentes

Etanchéité

Tuiles plates, tuiles romanes, ardoises, zinc, bardeaux, bacs acier, béton, fibrociment, poteries, bitume multicouche, gravillons, feuilles de plomb, dalles protectrices (avec ou sans plots),

Isolation des combles ou sur toiture, isolation sur ou sous étanchéité de terrasse,

Types de menuiseries :

Façades et pignons

Entrées communes

Garages

Paliers

Toiture

Bois, aluminium, acier, P.V.C., porte en verre, mixtes (coupe-feu, blindé), persiennes, volets,

portes automatiques, lumidômes,

Simples ou doubles vitrages, vitrages spéciaux,

VIII – Comment se procurer le carnet ?

 

Précision : il existe une version de base et une version étendue du carnet et DEUX formats (pour un classeur perforation 4 trous, ou à l’italienne avec une reliure spirale plastique).

 

Pour commander :

  1. Préciser le format souhaité (à l’italienne ou classeur 4 trous)

  2. Préciser la version (de base, étendue)

  3. Précisez si vous désirez un ou plusieurs jeux de feuillets supplémentaires (Un jeu de feuillets supplémentaires peut devenir nécessaire dès qu'un ou plusieurs feuillets du Carnet ont été complètement remplis. Mais un jeu permet surtout de traiter un Bâtiment de plus. Pour une Copropriété composée de N Bâtiments, il est nécessaire de commander N jeux dans le cas d'une version de base, et N-1 jeux dans le cas d'une version étendue)
  4. Adresser votre règlement au 41, rue Joseph Python à l'ordre de Copropriété-services :

      • 11 € plus 3 € de port (version de base)
      • + 7 €  par jeu de feuillets supplémentaires "de base" ( plus 2,50 €  de port par jeu )
    • ou
        • 20 €   plus 5 € de port (version étendue)
        • + 8 €  par jeu de feuillets supplémentaires "étendu" ( plus 2,50 €  de port par jeu )

 

Copropriété Services

41 rue Joseph Python

75020 Paris

Tél: 01.40.30.42.82

Fax: 01.40.30.07.57

Du Lundi au Vendredi

de 9h à 13h et de 14h à 18h

Mél: Copropriete.Services@Wanadoo.fr