CONTRAT DE SYNDIC
Entre les soussignés
Le syndicat des copropriétaires de l'immeuble sis à Paris 11ème représenté par M ............................. spécialement mandaté(e) à cet effet par délibération de l'assemblée générale du Jeudi 20 Avril 2000
d'une part,
Et la Société xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, société à responsabilité limitée au capital de 50 000 Francs dont le siège social est situé à PARIS 7ème arrondissement, 53 Avenue de Saxe 75007 PARIS, représentée par sa gérante.
Société titulaire de la carte professionnelle n° G 3624, ayant la garantie financière de l'Immobilier de la FNAIM, 89 Rue de la Boétie - 75008 PARIS, d'un montant pour activité syndic de 6 250 000 Francs, et assurée pour sa responsabilité professionnelle auprès de la compagnie PFA 23 Rue Notre Dame des Victoires 75002 PARIS par contrat n° 32 170 612
d'autre part
Il a été convenu ce qui suit :
Par sa résolutions prise en assemblée générale le syndicat des copropriétaires confie à la société qui l'accepte, les fonctions de syndic dudit ensemble immobilier, aux clauses et conditions ci-après, jointes à la convocation et notifiée à l'ensemble des copropriétaires, dans le cadre de la loi du 10 Juillet 1965 et du décret du 17 Mars 1967 modifiés.
DUREE DU MANDAT
Le présent contrat entrera en vigueur le jour de l'assemblée générale d'élection du syndic pour se terminer lors de l'assemblée générale ayant à statuer sur les comptes clos le 31 Décembre 2000 et au plus tard le 30 Septembre 2001.
Lorsque les conditions de majorité de l'article 25 de la loi 65-557 du 10 Juillet 1965 ne sont pas réunies lors de l'assemblée générale, la durée du mandat est prolongée jusqu'à l'assemblée générale se tenant en deuxième lecture. Cette dernière ne pouvant avoir lieu plus de deux mois après la première, le mandat du syndic se terminant alors le 30 Novembre 2001.
MISSION DU SYNDIC
Le syndic accomplira
1) d'une part les tâches de gestion courante
2) d'autre part des prestations particulières
1) GESTION COURANTE
I ASSEMBLEE GENERALE
ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE ET REUNION D'UN CONSEIL SYNDICAL LA PRECEDANT pendant les heures ouvrables
Envoi des convocations
Diffusion des conditions essentielles des contrats, devis et marchés
Présence aux heures ouvrables, du syndic et/ou de son représentant dûment qualifié
Etablissement de la feuille de présence à l'assemblée générale
Rédaction du procès-verbal de l'assemblée générale et tenue du registre des procès-verbaux
Notification du procès-verbal aux absents et opposants
Envoi du procès-verbal, par courrier simple, aux présents et représentés
Exécution des décisions prises relevant de la gestion courante
ASSEMBLEE GENERALE EN DEUXIEME LECTURE, pendant les heures ouvrables
Dans les mêmes conditions que l'assemblées générale annuelle, le syndic tiendra une nouvelle assemblée au maximum dans les deux mois suivant l'assemblée générale en première lecture, sauf délai plus important fixé par l'assemblée générale
EN EXCEPTION A LA GESTION COURANTE ASSEMBLEE GENERALE SUPPLEMENTAIRE
Envoi d'une convocation sur demande effectuée suivant les prescriptions fixées par l'article 8 du décret du 17 Mars 1967, ou en accord avec le conseil syndical, dans les mêmes conditions que l'assemblée générale annuelle.
La préparation de la convocation et la diffusion du procès-verbal , de même que la présence du syndic pendant ou en dehors des heures ouvrables, seront facturées comme indiqué au chapitre des prestations particulières.
II RELATIONS DU SYNDIC AVEC LE CONSEIL SYNDICAL
laboration du budget prévisionnel avec le conseil syndical
Choix ou accord du conseil syndical pour les avocats, architectes et experts
Information sur les travaux dépassant le plafond fixé par l'assemblée
Demande d'avis préalable du conseil pour les travaux dépassant le seuil fixé par l'assemblée
Mise à disposition suivant les demandes de tous éléments d'information et documents nécessaires à l'accomplissement de la mission du conseil syndical
III COMPTABILITE
Tenue de la comptabilité générale de la copropriété
Tenue des comptes individuels des copropriétaires
Appels de fonds pour charges courantes, travaux, fonds de roulement et fonds de prévoyance
Paiement des factures au maximum à 30 jours fin de mois de réception de celles-ci sauf insuffisance de trésorerie ou litige
Répartition des dépenses entre les copropriétaires
Présentation des comptes, situation de trésorerie, états des dettes et créances, budget prévisionnel
Mise à disposition à tous les copropriétaires, des comptes et pièces justificatives
des charges selon les modalités de consultation que le syndic s'engage à faire
voter en assemblée générale et suivant tarif des prestations particulières
IV GESTION BANCAIRE
COMPTE COURANT
LE SYNDIC PROPOSE DANS LES CADRE DE SA GESTION LA TENUE D'UN COMPTE BANCAIRE DE TYPE
1) soit unique ouvert au nom du syndic pour plusieurs copropriétés, étant précisé que dans le système informatique du syndic chaque copropriété dispose d'un sous-compte permettant une comptabilité totalement séparée
2) soit un compte bancaire séparée au nom du syndicat des copropriétaires
Les coûts et produits provenant de la gestion du fonctionnement du compte bancaire TYPE 1) sont à la charge et au profit du syndic. Le syndic dispose du compte bancaire type 2) dans le cadre de la loi 70.9 du 21 Janvier 1970.
Les coûts et produits provenant de la gestion ou du fonctionnement de ce
compte bancaire séparé (TYPE2) sont à la charge du syndicat de copropriété.
Les conditions de rémunération du syndic pour la durée de ce compte bancaire
séparé sont précisées au chapitre des prestations particulières du
présent contrat. En cas d'ouverture d'un compte bancaire séparé le syndic
choisit la banque sauf décision contraire de l'assemblée générale et informera
l'assemblée générale des copropriétaires du coût de gestion imposé par la
banque.
Les fonds du syndicat bénéficieront dans tous les cas d'une garantie financière assurée par le Gérant indiqué en page du présent contrat.
PLACEMENT DES FONDS (en exception à la gestion courante)
Lorsque la trésorerie le permet :
Les provisions spéciales travaux, les provisions constituées pour toute autre causes ainsi que tous types de fonds détenus hors gestion courante pourra être placés à la demande du conseil syndical ou de l'assemblée générale sur un compte spécifique (voir chapitre prestations particulières du présent contrat).
Les intérêts en résultant bénéficient au syndicat de copropriété ne sont pas remboursables et lors des mutations, sauf décision contraire de l'assemblée générale des copropriétaires.
V GESTION DE L'ENSEMBLE IMMOBILIER
GESTION DES PARTIES COMMUNES
Visite des locaux communs par le syndic ou un de ses représentants aussi souvent que nécessaire
Lorsqu'il existe un gardiennage, mise en place d'un cahier de conciergerie permettant de noter les réclamations des occupants
Consultation des entreprises présentées par le conseil syndical
GESTION ADMINISTRATIVE
Prise en charge de la copropriété
Réception des copropriétaires sur rendez-vous pendant les heures ouvrables
Diffusion à tous les copropriétaires des notes, circulaires nécessaire à leur information (frais de reprographie et postaux exclus)
Conservation des archives du syndicat (dossiers et procès-verbaux d'assemblées générales, comptes, plans et dossiers techniques éventuels...)
Etablissement et mise à jour permanente de la liste des copropriétaires
GESTION DES CONSOMMATIONS DE FLUIDES
Le syndic, à la demande du conseil syndical, procède au suivi des consommations de fluides (eau, EDF, combustibles) et alerte le conseil syndical en cas d'anomalies
GESTION DES CONTRATS
Souscription des contrats concernant les éléments d'équipement communs et les parties communs, selon les obligations légales ou décision d'assemblée générale ou après consultation du conseil syndicat et surveillance de l'exécution des prestations
GESTION DES ASSURANCES
Souscription de la police multirisques
Souscription des polices dommages-ouvrage
Déclaration des sinistres concernant les parties communes et non occasionnés par un copropriétaire ou un locataire
Mandat d'accepter les propositions d'indemnisation au titre des dommages concernant les parties communes, autorisation de percevoir les fonds et de faire exécuter les travaux et réfection des dommages
Règlement des indemnités au bénéficiaires éventuels
Envoi aux copropriétaires concernés d'une copie de la réponse de la compagnie d'assurance et s'il y a lieu du rapport d'expertise
GESTION DU PERSONNEL EMPLOYE PAR LE SYNDICAT DE COPROPRIETE
Recherche (hors frais d'annonce)
Engagement, établissement du contrat et des avenants éventuels
Tenue du livre des salaires, établissement des bulletins de paie et paiement des salaires et indemnités diverses
Déclarations aux organismes sociaux et fiscaux
Mise à disposition des gardiens, si leur contrat le révoit, d'un livre des fournisseurs et prestataires et contrôle de la bonne tenue de ce livre
Le syndic veillera au remplacement du personnel employé par le syndicat de copropriété durant les congés payés ou arrêts maladie
VI GESTION DES TRAVAUX
Demande de devis
Commande et surveillance des travaux relevant de la gestion courante et concernant les parties communes, non votés de manière spécifique en assemblée générale des copropriétaires
Concernant les travaux votés en assemblées générales, se reporter au chapitre des prestations particulières
VII RECOUVREMENT DES CHARGES - CONTENTIEUX
Les charges ou appels de fonds sont, d'une façon générale, payables à réception
Par précaution, il est défini ci-dessous le processus de recouvrement applicable à compter de la date d'émission de l'appel de fonds en cas d'impayés (les conditions de rémunération du syndic sont fixées par le présent contrat au chapitre des prestations particulières
1ère relance 20 jours après l'émission de l'appel de fonds
2ème relance 15 jours après la 1ère relance
Mise en demeure 15 jours après la 2ème relance
Remise du dossier à un huissier pour 25 jours après la mise en demeure délivrance d'un commandement de payer
Hypothèque légale et transmission 20 jours après le commandement dossier à un avocat pour assignation ou procédure d'injonction à payer à la diligence du syndic
Saisie immobilière cette procédure est engagée après autorisation de l'assemblée générale
Il est suggéré aux copropriétaires rencontrant de difficultés financières de se mettre en rapport avec le service contentieux du syndic en vue d'établir un échéancier des paiements.
Le processus de recouvrement des charges impayées de la mise en demeure.
Des intérêts de retard au profit du syndicat de copropriété sont calculés et imputés au copropriétaire défaillant à compter de la mise en demeure. Le taux de ces intérêts est le taux légal conformément aux dispositions de l'article 36 du décret n° 67-223 du 17 Mars 1967.
VIII ETHIQUE
La Société s'engage à ne percevoir aucune commission, ristourne, rémunération occulte. Ses seules rémunérations correspondant à celle prévues par le présent contrat.
IX REMUNERATIONS POUR LES PRESTATIONS DE GESTION COURANTE
Les honoraires annuels au titre de l'exercice, pour les prestations de gestion courante, sont fixés à :
Montant HT 67 164,18 Francs
TVA (20,6 %) 13 835,82 Francs
En cas de variation de la TVA, la hausse ou la baisse sera récupérée
Montant TTC (TVA 20,6 %) 80 328,36 Francs
En cas de nomination en cours d'exercice, il est appliqué un prorata temporis. Les honoraires seront facturés trimestriellement par quart.
X HORAIRES DU CABINET
Horaires d'ouverture du LUNDI au JEUDI
de 9h à 13h et de 14h à 18h
Le VENDREDI
de 9h à 13h et de 14h à 17h
Permanence téléphonique
du LUNDI au VENDREDI de 9h à 13h
Définition des heures ouvrables
du LUNDI au JEUDI de 9h à 13h et de 14h à 18h
le VENDREDI de 9h à 13h et de 14h à 17h
2) PRESTATIONS PARTICULIERES
REMUNERATION DE CELLES-CI ET DEBOURS
Ces prestations correspondent notamment à des tâches accomplies à l'occasion de travaux et prestations inhabituels ou pouvant concerner certains copropriétaires ou être exécutés en dehors des heures ouvrables.
TARIF HORAIRE APPLICABLE A TOUTES LES PRESTATIONS FACTUREES AU TEMPS PASSE (TVA à 20,6 % sur l'ensemble)
Heures ouvrables
Direction et encadrement
400 F HT
82,40 F TVA
482,40 F TTC
Collaborateur 250 F HT
51,50 F TVA
301,50 F TTC
Heures non ouvrables
Direction et encadrement
500 F HT
103,00 F TVA
603,00 F TTC
Collaborateur
300 F HT
61,80 F TVA
361,80 F TTC
Après 22 heures
Direction et encadrement
750 F HT
154,50 F TVA
603,00 F TTC
Collaborateur
450 F HT
92,70 F TVA
542,70 F TTC
TRANSMISSION DU DOSSIER AU SUCCESSEUR DU SYNDIC ( au temps passé - tarif heures ouvrables)
Avec un maximum de 10 vacations
ETUDES JURIDIQUES, MODIFICATION DU REGLEMENT DE COPROPRIETE
Facturation au temps passé
PRESENCE AUX ASSEMBLEES GENERALES ET REUNIONS AVEC LE CONSEIL SYNDICAL EN DEHORS DES HEURES OUVRABLES, PRESENCE AUX REUNIONS SUPPLEMENTAIRES AVEC LE CONSEIL SYNDICAL PENDANT LES HEURES OUVRABLES (facturation au temps passé)
Il est toutefois précisé que le nombre de représentant du syndic pouvant amener une facturation, sera au maximum de 2 personnes.
PRESTATIONS EXCEPTIONNELLES (non prévisibles et non prévues dans le contrat)
Facturation au temps passé
FRAIS ET DEBOURS
Location de salle aux frais réels
Location de salle dans les locaux
200 F HT
41,20 F TVA
241,20 TTC
du syndic pour les conseils syndicaux et les assemblées générales
Postaux, affranchissement, frais aux frais réels de recommandé
Tirage, photocopie à l'unité
1,00 F HT
0,21 F TVA
1,21 F TTC
Frais bancaires suite chèque impayé aux frais réels
Frais d'annonce pour recherche de personnel aux frais réels pour la copropriété
PREPARATIONS ASSEMBLEES GENERALES SUPPLEMENTAIRES
DIFFUSION PROCES-VERBAUX DES ASSEMBLEES GENERALES SUPPLEMENTAIRES (hors frais et débours)
Au temps passé (tarif heures ouvrables)
HONORAIRES POUR TRAVAUX EN PARTIES COMMUNES (votés en assemblée générale ou suite sinistres)
Tarification sans maître d'œuvre 3,50 % HT sur le montant des travaux HT
Tarification avec le maître d'œuvre 2,00 % HT sur le montant des travaux HT
Les honoraires pour travaux sont perçus au titre des prestations suivantes en tant que représentant légal du maître d'ouvrage :
Etablissement du planning des appels de fonds correspondant aux conditions des marchés passés avec les entreprises exécutant les travaux
Répartition des travaux
Attestation pour déclaration fiscale si nécessaire
Règlement des situations et mémoires aux entreprises (avec contrôle s'il n'y a pas de maître d'œuvre)
Réception des travaux
Si l'assemblée générale décide de l'exécution des travaux sans maître d'œuvre, le syndic n'intervient qu'en qualité de mandataire du syndicat, maître de l'ouvrage.
GESTION DU DOSSIER SINISTRE PRIVATIF A LA CHARGE DES COPROPRIETAIRES CONCERNES
Sinistre provenant des parties communes : au temps passé (tarif heures ouvrables)
Sinistre provenant des parties privatives :
Par dossier ouvert
400,00 F HT
82,40 F TVA
482,40 F TTC
Présence au rendez-vous d'expertise au temps passé (tarif heures ouvrables)
DOSSIER D'EMPRUNT ET SUBVENTIONS
Par dossier traité
400,00 F HT
82,40 F TVA
482,40 F TTC
avec un minimum de facturation de 2 500,00 F HT, soit 3 015,00 F TTC
GESTION DU COMPTE BANCAIRE SEPARE
Inclus dans la gestion courante
PLACEMENT DES FONDS AU PROFIT DU SYNDICAT
Ces honoraires sont destinés pour partie à compenser les frais de garantie financière.
0,70 % HT du capital placé (par an y compris pour un placement de fond inférieur à un an).
REPARTITION DES CHARGES SELON COMPTEURS DIVISIONNAIRES
Par compteur et par répartition
11,00 F HT
2,2,7 F TVA
13,27 F TTC
CONTENTIEUX
1ère relance (hors frais postaux) sans facturation
2ème relance (hors frais postaux)
35,00 HT
7,21 F TVA
42,21 F TTC
Mise en demeure et départ des intérêts légaux (hors frais postaux)
55,00 F HT
11,33 TVA
66,33 F TTC
Ouverture du dossier, remise à l'huissier
300,00 F HT
61,80 F TVA
361,80 F TTC
Constitution du dossier, transmission à l'avocat (hors frais de photocopies et débours)
500,00 F HT
103,00 F TVA
603,00 TTC
étant précisé que ces frais sont à la charge du syndicat des copropriétaires, en application de la loi et non à la charge des copropriétaires débiteurs
Calcul des intérêts, suivi des procédures au temps passé
Présence aux expertises au temps passé DIVERS
Procédures en justice, expertises, études, au temps passé assistances, reprise de comptabilité avec le (tarif heures ouvrables) syndic défaillant
MUTATIONS
Application par lot :
pour le vendeur
Etablissement du questionnaire
1 100,00 F HT
226,60 F TVA
1 26,60 F TTC
Frais d'arrêté de compte
pour l'acquéreur
Frais d'établissement du compte, appel de la quote-part de fond de roulement, mise à jour fichier
180,00 F HT
37,08 F TVA
317,08 F TTC
Le syndic établira les décomptes entre le vendeur et acquéreur et la répartition pour solde interviendra après l'approbation des comptes de l'exercice et des comtes travaux par l'assemblée générale
TVA
Le taux de TVA en vigueur à ce jour est de 20,60 %. En cas de variation de ce taux, les honoraires toutes taxes comprises évolueront dans la même proportion.
3) ANTICIPEE DU CONTRAT
Le contrat ne pourra être résilié par le syndicat des copropriétaires que pour motif grave et légitime et sur une décision de l'assemblée générale. Conformément aux dispositions de l'article 8 du décret du 17 Mars 1967, le syndic doit répondre favorablement à la demande formulée par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par le conseil syndical ou par plusieurs copropriétaires représentant au moins 25 % des voix de l'ensemble de la copropriété. Cette assemblée générale devra alors statuer à la majorité des voix de tous les copropriétaires, article 25 de la loi du 10 Juillet 1965.
Le syndic pourra mettre fin à ses fonctions, à condition d'en prévenir par lettre recommandée avec accusé de réception au moins trois mois à l'avance, le président du conseil syndical en indiquant les raisons fondées et légitimes de sa démission. Le syndic s'engage, en ce cas, à la charge de la copropriété, de convoquer une assemblée générale afin de désigner un successeur.
Paris, le............................................................
Pour le syndicat de copropriété Pour le syndic
