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GUIDE POUR L'ANALYSE ET LA NÉGOCIATION DES CONTRATS DE SYNDIC |
Introduction générale
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o Un problèmede plus en plus complexe - Les problèmes posés par les contrats de syndic deviennent - d'année en année - de plus en plus complexes et de plus en plus aigus. Ces contrats soulèvent, en effet, DEUX séries de questions : 1. Celles liées aux CLAUSES (ce qui est prévu ; n'est pas prévu ; ce qui est précisé ; ce qui reste flou ; les sanctions ou absence de sanctions ; les obligations ou absence d'obligations ; etc.). 2. Celles liées aux HONORAIRES (honoraires de gestion courante ; honoraires de gestion particulière ; qu'est-ce qui est légal/illégal, abusif/normal ?).
1. Complexité grandissante (qui fait que certains contrats deviennent "illisibles"). 2. Flou croissant ou habileté croissante de rédaction (on ne soulignera jamais assez que ce qui est le plus important dans un contrat n'est pas ce qui est inscrit dedans, mais ce qui MANQUE !). 3. Comparaison de plus en plus difficile entre contrats 4. Dispositions tarifaires de plus en plus foisonnantes (avec des abus, voire des illégalités de plus en plus inquiétantes sur certains points). A noter : pour donner una avant-goût au lecteur sceptique : - Un syndic facture 600 F. HT à la copropriété l'envoi à chaque entreprise qui le demande du certificat de "non-présence d'amiante" ! - Un autre indique dans son contrat que si l'assemblée décide d'engager sa responsabilité, il démissionnera "SANS PREAVIS" o COMMENT EN EST-ON ARRIVÉ LÀ ?
1. Baisser au maximum les honoraires de gestion courante. 2. Transferer un maximum de tâches de gestion courante en tâches de gestion "non courante" ou "occasionnelle" ou "particulière". 3. Rendre de plus en plus incompréhensible, opaque, voire sournoise, la tarification de ces tâches. o COMMENT SORTIR DE CETTE SITUATION ?
1. D'abord essayer d'ouvrir des discussions avec la profession : mais celle-ci se dérobe régulièrement (en se cachant derrière la libre concurrence !). Néanmoins, nous relançons périodiquement la proposition et allons - de nouveau - le faire (sans grande illusion). 2. Ensuite, en essayant de saisir les juges ou les pouvoirs publics, au coup par coup, pour essayer de savoir ce qui est LÉGAL ou non, LICITE ou non dans les contrats de syndic. Malheureusement, les décisions obtenues sont partielles, contradictoires ou sont des décisions de 1ère instance qui ne s'imposent pas à la profession. De leur côté, les pouvoirs publics (Ministère de la Justice, Secrétariat d'État au Logement) se gardent bien d'intervenir dans cette querelle qui aurait pourtant bien besoin d'arbitrage. 3. La troisième voie - celle que nous explorons avec ce guide - est la suivante : aider les copropriétaires - de façon simple et accessible à tous - à faire une analyse fine et un passage en revue des principales CLAUSES et DISPOSITIONS TARIFAIRES des contrats, ceci dans le but de leur permettre de repérer : o Les clauses inopportunes À noter : ce guide a été réalisé dans le courant du deuxième semestre 2000, à la suite d'une étude engagée par l'ARC et qui a porté sur plus de 1000 contrats de syndic. Ce chiffre dit assez l'importance de cette étude et, surtout, son caractère exhaustif.
Le texte intégral de ce contrat de 12 pages est disponible à l'ARC au prix coûtant. A noter enfin : pour faciliter l'étude des contrats, nous avons saisi un certain nombre de contrats de syndic "représentatifs" sur notre site Internet - www.unarc.asso.fr et les commentons clause par clause.
2. Puis, reprenez sa lecture, clause par clause, en vous reportant à chaque fois au point du guide qui concerne la clause en question. 3. Soulignez en rouge (ou au stabilo) les parties de phrases "discutables" à supprimer, et indiquez, en plus, pour chaque clause : o Les questions à poser au syndic. o Ce qui manque et devrait être ajouté. o Ce qui devrait être explicité. 4. Relisez, une dernière fois, l'ensemble du contrat et vos propres remarques pour avoir une vision d'ensemble. LES CONTRACTANTS (Syndicat des Copropriétaires et Syndic)
2. Le numéro de registre de commerce doit absolument être communiqué (s'il n'y est pas, il doit être sur le papier à entête) ; cela permet de retrouver facilement "l'état civil" de la société au Registre du Commerce ; faites attention : en cas d'absence de mention, ce n'est pas vraiment un signe de transparence... 3. Vous devez pouvoir connaître la place exacte au sein de la société de la personne qui représente le Cabinet dans le contrat : gérant, PDG, associé, salarié, etc. Si ce renseignement n'est pas fourni, il faudra le demander. Bien sûr, si le contrat ne mentionne AUCUNE personne comme représentant du Cabinet, il faudra demander que cette lacune soit comblée (NOM d'un représentant ET fonction ou statut de ce représentant). Si le syndic vous réponde que le Cabinet est une "personne morale", rappelez-lui que les personnes morales sont représentées par des personnes physiques et insistez. 4. Références de l'assurance de responsabilité civile professionnelle : la loi n'oblige pas le syndic à fournir ce renseignement précieux, mais suite à l'action de l'ARC les syndics fournissent maintenant plus facilement cette information (nous invitons les copropriétaires à se méfier des syndics qui refusent de fournir leurs références de police). 5. Raisons ou dénominations sociales formées de nom composés ou associations de noms : on se méfiera, a priori, de cette situation. Il y a, en effet, risque de TRANSFERT du portefeuille d'immeubles entre deux syndics, un "absorbant" et un "absorbé" sans vote préalable de l'assemblée générale.
Certains syndics indiquent dans leur contrat que le "Syndicat des copropriétaires est représenté par M. ou Mme X... qui est habilité par l'assemblée générale à signer le contrat". Cela n'a pas beaucoup de sens. Le contrat de syndic n'a besoin d'être signé par personne, le vote de l'assemblée générale valant accord. Si l'assemblée générale obtient des modifications en cours de séance, il suffira que ces modifications soient précisées dans le procès-verbal. Cela suffit. Notons d'ailleurs que nous avons déjà rencontré la situation suivante : le contrat "signé" par un copropriétaire habilité par l'assemblée générale s'est avéré être DIFFÉRENT (mais en moins bien) que celui voté par l'assemblée générale. Évidemment, le syndic prétendait que le contrat valable était le contrat signé (il avait d'ailleurs tort, mais que de complications !).
Cette fiche est intéressante, car elle force le syndic à se poser de nombreuses questions sur la copropriété avant de faire une proposition (son absence, quasi systématique, permet d'ailleurs de se demander si de nombreux syndics ne font pas des propositions de contrat sans avoir une idée - même lointaine - de la copropriété concernée, ce qui laisse rêveur...). Elle permet aussi - cette fiche - de voir très vite les informations qui manquent au syndic (exemple : erreur sur le nombre de lots principaux réels ; oubli concernant l'existence de compteurs d'eau ou l'existence de tel ou tel contrat, etc.). Demandez donc à votre syndic - ou candidat syndic - qu'il vous présente la fiche-type établie par son Cabinet concernant la description de ses copropriétés dont il brigue la gestion. Cela vous donnera DÉJÀ une idée du Cabinet. LA DURÉE DU MANDAT
Cette formule est la suivante : "Le présent contrat est consenti par une durée de ................ ans. Il entrera en vigueur en date du .................. pour se terminer lors de l'assemblée générale qui statuera sur les comptes arrêtés au ..................". Cette clause fixant la durée du mandat est très confortable pour le syndic : elle lui permet de convoquer quand il lui plaît la prochaine assemblée générale et de rester syndic jusque là. Pour les copropriétaires elle est dangereuse pour deux raisons : o d'abord, parce qu'elle ne fixe pas de butoir ; o ensuite, parce qu'elle ne résout pas le problème de la deuxième lecture (si le syndic est révoqué en première lecture, ou s'il n'obtient pas la majorité, la copropriété peut se retrouver sous administration judiciaire dans le cas où le contrat ne précise pas que le syndic est syndic jusqu'à l'assemblée générale qui élira valablement un syndic).
Dans cette formule le syndic ajoute à la formule vue précédemment, la précision suivante : "ou jusqu'à l'assemblée générale pouvant valablement désigner un syndic en première ou deuxième lecture". Cette clause permet au syndic d'abuser de la situation, car il n'y a aucune date limite. Par contre, elle prémunit les copropriétaires contre une situation de "vacance" de syndic.
La formule souhaitable est une formule qui fixe un événement comme échéance, prévoit le cas où la copropriété pourrait se retrouver dépourvue de syndic, mais impose, en tout état de cause, un BUTOIR absolu. Certes, cela constitue une limite flottante, mais empêche que le syndic ne repousse trop loin cette limite. Nous donnons ci-dessous un modèle : "Le présent contrat est consenti et accepté pour une durée de .......... qui entrera en vigueur le jour de l'assemblée générale ayant procédé à l'élection du syndic, pour se terminer lors de l'assemblée générale ayant à statuer sur les comptes clos le .......... et au plus tard le ..........". "Lorsque les conditions de majorité de l'article 25 de la loi 65-557 du 10 juillet 1965 ne sont pas réunies lors de l'assemblée générale, la durée du mandat est prolongée jusqu'à l'assemblée générale se tenant en deuxième lecture, cette dernière ne pouvant avoir lieu plus de deux mois après la première, le mandat du syndic se terminant alors et au plus tard le .......... ".
Pour les juristes purs et durs, un contrat de syndic à durée déterminée doit avoir une durée FIXE (exemple : "un an de date à date" ou "du 1er avril 2000 au 31 mai 2001". Ces juristes ont certainement raison, mais les suivre sur ce terrain serait suicidaire, car de nombreux aléas (calendrier des réunions du syndic, difficulté pour obtenir une salle, date des vacances scolaires, maladie du syndic, etc.) peuvent venir empêcher de tenir l'assemblée générale dans les temps, ce qui peut mettre la copropriété en difficulté (absence de "syndic de droit" et mise sous administration judiciaire).
Il faut se méfier des contrats de 3 ans, mais encore plus des contrats de 3 ans qui prévoient une possibilité de résiliation annuelle qui fait croire aux copropriétaires, qu'en fait, ils ont un contrat d'une année. Étant donné la difficulté qu'il y a à faire jouer la possibilité de résiliation annuelle, ces contrats apparaissent BIEN pour ce qu'ils sont, à savoir des contrats de 3 ans. Donc à éviter à TOUT PRIX.
Si aucune indication de durée ou de limite quelconque n'est introduite dans le contrat, cela signifie qu'on est dans le cas d'un contrat à durée indéterminée. Dans ce cas, la loi prévoit que le mandat ne peut être supérieur à une durée de 3 ans. Faites donc très attention. LES POSSIBILITÉS DE RÉSILIATION ANTICIPÉE
"Le contrat ne pourra être résilié pendant cette période par le Syndicat, que pour motif grave et légitime porté à la connaissance du syndic, par lettre recommandée avec accusé de réception, et de l'assemblée générale qui devra alors statuer à la majorité de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965. "Le syndic, de son côté pourra pendant la même période, mettre fin à ses fonctions, à condition d'en prévenir par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins trois mois à l'avance, en indiquant les raisons fondées et graves de sa démission, le président du conseil syndical, ou à défaut chaque copropriétaire". Ces clauses de résiliation anticipée sont critiquables pour diverses raisons : 1. L'assemblée générale doit pouvoir révoquer un syndic sans avoir à "justifier" sa révocation pour "motif grave". 2. Le syndic n'a pas à être prévenu par lettre recommandée avec accusé de réception. De toute façon, si un copropriétaire, ou un groupe de copropriétaires, veulent engager la révocation du syndic en cours de mandat, ils doivent impérativement (article 8 du décret du 17 mars 1967) saisir le syndic par lettre recommandée avec accusé de réception, pour convoquer une assemblée générale. L'exigence contractuelle prévue dans la clause n'a donc strictement aucun sens. 3. De son côté, le syndic peut démissionner, mais il ne doit pouvoir le faire, selon nous : - qu'après en avoir prévenu les copropriétaires suffisamment à l'avance (pour leur permettre de trouver un nouveau syndic ; - qu'en convoquant l'assemblée générale pouvant élire valablement son successeur (à défaut, la copropriété se retrouverait en administration judiciaire). C'est pourquoi nous suggérons très fortement aux copropriétaires de rejeter la clause analysée et de lui substituer la formule suivante : "Le contrat ne pourra être résilié par le syndicat des copropriétaires que pour motif légitime et sur une décision de l'assemblée générale. Conformément aux dispositions de l'article 8 du décret du 17 mars, le syndic doit répondre favorablement à la demande formée par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par le conseil syndical, soit par plusieurs copropriétaires représentant au moins 25% des voix de l'ensemble de la copropriété, pour convoquer une assemblée générale. Cette assemblée générale devra alors statuer aux conditions de majorité de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965. " Le syndic pourra mettre fin à ses fonctions, à condition d'en prévenir par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins trois mois à l'avance le président du conseil syndical, en indiquant les raisons fondées et légitimes de sa démission. Le syndic s'engage en ce cas, à convoquer une assemblée générale afin de désigner son successeur". LA GESTION COURANTE : GÉNÉRALITÉS
Des honoraires sont fixés pour la "gestion courante" et des barèmes, ou tarifs spéciaux, pour les tâches de gestion particulière. Les syndics expliquent la situation ainsi : o La gestion courante concernant tous les actes de gestion prévisibles, obligatoires, répétitifs et concernant tout ou partie de la copropriété ; o Les "prestations particulières" concernant les actes non prévisibles (exemple : gestion d'une expertise dommages-ouvrage) non obligatoires ni répétitifs (exemple procédure contre le Syndicat) et privatifs. On peut admettre cette logique, mais on s'aperçoit que les syndics eux-mêmes ne la respectent pas toujours : o Exemple : la tenue de l'assemblée générale annuelle en soirée, qui est obligatoire, prévisible et qui concerne toute la copropriété n'est, en général, pas incluse dans la "gestion courante". Par contre, l'embauche d'un gardien (fait NON prévisible et rare) est presque toujours incluse en gestion courante ..... ! Le problème est qu'il n'a jamais été possible de fixer la liste des tâches rentrant obligatoirement dans la gestion courante NI de fixer la liste des tâches n'y rentrant pas : les chambres professionnelles de syndic s'y sont refusées ; les pouvoirs publics n'ont pas OSÉ l'imposer, laissant jouer la "volonté" (?) des parties. C'est DONC le flou absolu, les copropriétaires étant laissés SEULS face à ce problème. On verra plus loin comment essayer de "limiter les dégâts". Pour l'instant l'objectif est de faire en sorte de clarifier les tâches de gestion courante. Ces tâches posent en effet plusieurs problèmes particulièrement délicats. 1. D'abord, elles sont souvent imprécises dans leur définition (on verra cela au fur et à mesure). 2. Ensuite, on s'aperçoit que certains syndics jouent habilement de ces imprécisions volontaires pour VIDER la gestion courante de son sens et allonger la liste des tâches de prestations particulières, DONC les honoraires supplémentaires. Exemple : le contrat prévoira en gestion courante, pour le personnel : "Établissement d'un contrat de base". Cette formule, en apparence anodine, fera que, dès qu'un avenant allant au-delà du contrat de base devra être établi - même si cet avenant est obligatoire légalement - le syndic en profitera pour facturer des honoraires supplémentaires. 3. Enfin, elles sont différentes d'un syndic à l'autre, ce qui rend difficile les comparaisons (or, tous les essais pour tenter d'élaborer une liste acceptée par tous les syndics ont échoué). Tout ceci rend difficile la lecture d'un contrat. D'où l'intérêt de ce guide... Nous reviendrons sur cela au point XIII. L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Certaines clauses sont explicitement restrictives. Passons-en quelques unes en revue. a/ "Préparation de l'assemblée générale ordinaire" Quand le contrat précise "ordinaire" ou "annuelle" cela signifie que la préparation de toute assemblée générale supplémentaire fera l'objet d'une facturation spéciale. Soyez vigilant, certains syndics prévoient en prestations particulières des sommes très significatives pour "préparer" les assemblées NON ordinaires.
Cette formule signifie que la tenue des assemblées générales hors heures ouvrables sera facturée. Dans ce cas, il faudra bien faire attention à la définition des heures ouvrables (en général jusqu'à 18 heures mais se pose le problème du samedi matin). Un conseil : négociez de ne payer - en cas d'assemblée hors heures ouvrables - que la différence entre le prix hors heures ouvrables et heures ouvrables.
Cette restriction ("gestion courante") passe souvent inaperçue, mais peut avoir des conséquences financières importantes. Sa présence est destinée à permettre aux syndics de facturer des honoraires pour exécution des décisions "non courantes" (Exemple : travaux votés en assemblée générale, mais aussi, par exemple : publication au Fichier Immobilier de décisions d'assemblée générale). En ce qui nous concerne, nous pensons que cette formule doit être bannie. Dès lors, le syndic devra supprimer "courante". Si lui-même trouve que c'est dangereux et refuse cette exigence, alors il faudra lui demander de supprimer purement et simplement l'ensemble de la formule (qui n'apporte RIEN).
Exemple : quand un contrat inclut une clause libellée ainsi : "notification des procès-verbaux" sans plus. Il faut savoir que cela veut dire "Envoi des procès-verbaux en lettre recommandée avec accusé de réception aux seuls opposants et absents". Dans ce cas, le syndic n'est pas tenu d'adresser le procès-verbal en lettre simple aux présents non opposants. Il faudra donc le faire ajouter. 3. Les pièges possibles Lorsqu'un contrat indique "Présence du syndic et/ou des collaborateurs aux heures ouvrables", ou indique simplement "présence", cela veut dire que le syndic aura le choix de faire venir ou non ses collaborateurs. Dans ce cas, si l'assemblée générale a lieu hors heures ouvrables, le syndic pourra facturer sa présence ET aussi celle de ses collaborateurs. Il faut donc négocier la formule suivante : "Présence du syndic OU d'un collaborateur....".
Ce qui n'est pas prévu est aussi important à repérer que ce qui est prévu. Ainsi, on cherchera à repérer ce qui est nécessaire et NON prévu. Exemple : o "Tenue d'un conseil syndical AVANT l'assemblée générale". À noter : très peu de contrats prévoient explicitement ce dernier point ; beaucoup de syndics ne facturent d'ailleurs pas de vacations pour ce travail éventuel et supplémentaire, mais certains syndics appliquent des frais (en plus des frais de timbres et de photocopies), en s'appuyant sur le fait que cette tâche n'est PAS prévue en tâche de gestion courante. On se méfiera donc.
Suite à l'action de l'ARC, des "plus" ont été introduits dans cette rubrique, gage d'une meilleure qualité de gestion. Ainsi : o "Le syndic élabore le budget prévisionnel et l'ordre du jour de l'assemblée générale AVEC le conseil syndical".
Pour éviter la mauvaise surprise, il faudra vous poser des questions. Exemple : o Qu'en est-il des frais de préparation d'une assemblée générale supplémentaire, voire de l'assemblée en deuxième lecture (en effet, certains syndics - rares heureusement - prévoient des honoraires spéciaux pour préparation de la deuxième lecture !!) ? o Frais de convocation : ceux-ci sont-ils calculés sur la base du nombre de lots (à bannir) ou du nombre de copropriétaires (à faire intégrer) ; ainsi, on évitera de payer des frais "fictifs" (exemple : si un copropriétaire possède 5 logements, il ne sera convoqué qu'UNE fois... o Photocopies : les frais de photocopie pour l'assemblée (convocation - documents - P.V.) ne tiennent-ils pas compte du grand nombre de photocopies faites en même temps à cette occasion ? (voir ici même point XIII, n° 1). LES RELATIONS AVEC LE CONSEIL SYNDICAL
En général, cela permet de préciser certains points, voire de prévoir certaines nouveautés (exemple : "Préparation de l'ordre du jour avec le Conseil Syndical", comme on l'a vu, ou "Mise à disposition de tous les documents concernant la copropriété à la demande de tout conseiller syndical". La création de cette rubrique est bon signe, mais certains syndics peuvent avoir introduit dans leur contrat des dispositions nouvelles concernant les relations avec le Conseil Syndical, sans pour autant avoir créé de rubrique. Exemple d'une autre disposition innovante : "Le choix des conseils du Syndicat des Copropriétaires (architectes, avocats, experts) se fera après consultation et accord du Conseil Syndical". LES COMPTES DE CHARGES COURANTES Il s'agit souvent de la deuxième rubrique de la partie relative à la gestion courante. On trouve souvent le libellé classique suivant dans cette rubrique : o Tenue de la comptabilité générale de la copropriété o Tenue des comptes individuels des copropriétaires o Appel des provisions pour les charges courantes o Paiement des factures courantes et répartition des dépenses entre les copropriétaires o Présentation des comptes de gestion, état des dettes et des créances, situation de trésorerie, budget prévisionnel". Ce libellé est extrait un ancien "contrat-type", qui se contente d'ailleurs, de décrire des opérations élémentaires.
Que signifie ce libellé, a priori restrictif ? Cela signifie-t-il que le syndic ne fonctionne QUE par système de charges provisionnelles ? À vérifier naturellement, avant d'accepter le contrat, sauf si cela vous convient.
Que signifie ce libellé ? Cela veut-il dire "Envoi à tous les copropriétaires des comptes, etc." ou "Présentation (au cours de l'assemblée) de ces documents avec réponses aux questions" ? Il faut faire préciser. Partant de cette base, de nombreux syndics ont : o soit amélioré ou aménagé cette liste ; o soit introduit des formulations ambiguës pouvant tromper les copropriétaires ; o soit introduit des restrictions, voire même des pièges très subtils.
La plus spectaculaire des formulations trompeuses est bien la suivante : "Tenue d'une comptabilité séparée du Syndicat dans les formes prévues par la loi du 10 Juillet 1965". En écrivant cela, le syndic peut laisser croire qu'il ouvre un COMPTE SÉPARÉ pour la copropriété, alors qu'il ne fait que tenir une comptabilité séparée pour le Syndicat, ce qui est obligatoire ... !!! Méfiez-vous de ces syndics qui essaient de vous faire prendre "des vessies pour des lanternes".
"Présentation du budget prévisionnel et, après approbation par l'assemblée générale, ajustement systématique du fonds de trésorerie". Il s'agit là d'un piège très subtil. Grâce à ce libellé, le syndic a réussi à faire en sorte que le "Fonds de roulement" soit réajusté automatiquement, alors que - si le règlement ne prévoit rien - seule une décision spécifique d'assemblée générale peut le permettre !
o "En cas de mutation, le syndic n'établira pas de prorata temporis entre les parties sur l'appel de fonds correspondant à la période". Cela veut dire que le syndic pourra appeler DEUX fois le trimestre (une fois sur le vendeur, une fois sur l'acquéreur) et ne régularisera qu'après approbation des comptes. o "En cas de vente, la régularisation des comptes vendeurs/acquéreurs, ne sera faite qu'après la clôture des comptes annuels". Là encore, cette clause doit être améliorée et inclure une dérogation en cas de charges trimestrielles RÉELLES.
On trouve par exemple la formule suivante : "Paiement des factures et répartition des dépenses entre les copropriétaires (sauf en cas de comptage de l'eau)". Il faut se méfier de cette restriction. Qu'est-ce que cela veut dire, en effet ? Tout simplement que la répartition des frais d'eau, en cas de compteurs individuels, n'est PAS comprise dans le "gestion courante" et sera donc facturée EN PLUS.
a/ Prenons la clause suivante : "Paiement des factures courantes à 30 jours après avis du président du Conseil Syndical". Cela signifie-t-il : "Paiement à 30 jours, sauf si le président du Conseil Syndical n'est pas d'accord pour payer la facture" ou "Paiement à 30 jours après que le président ait donné son avis" ? À faire préciser, naturellement.
"Versement de toute somme ou valeur reçue pour le compte du Syndicat sur un compte ouvert au nom du syndic ...". Dans un premier temps, on peut penser que cette clause (qui impose le compte unique hors vote spécifique de l'assemblée générale) est illégale. En fait, ce n'est pas si simple. Si le contrat du syndic n'indique pas - en honoraires de gestion particulière - les conditions de tenue d'un compte bancaire séparé, alors le contrat est illégal (car il ne donne pas les indications permettant aux copropriétaires de se prononcer). Mais si ces indications existent, alors la clause n'est PAS illégale (le syndic se contente, en effet, simplement de dire que ses honoraires de gestion courante s'entendent pour une gestion financière passant par le compte unique du syndic).
Cette loi introduit en effet l'obligation de compte séparé. Certes, elle laisse la possibilité à l'assemblée générale d'y renoncer (ce qui fait que de nombreux syndics vont essayer de faire renoncer les copropriétaires à cet avantage), mais - d'un point de vue CONTRACTUEL - elle inverse radicalement le problème. Jusqu'à présent le syndic POUVAIT prévoir des honoraires de gestion de base incluant la gestion d'un compte NON séparé (il lui suffisait, comme on l'a dit, de prévoir - en prestation supplémentaire - une ligne pour gestion de compte séparé voir chapitre XVI). Désormais, il ne pourra PLUS procéder ainsi sans être dans l'illégalité. Comme nous l'expliquons ici-même au chapitre XVI, il sera contraint de proposer dans son contrat de BASE et ses honoraires de BASE, la gestion d'un compte séparé et devra, s'il le veut, indiquer la minoration consentie en cas de renoncement. À défaut, il sera dans l'illégalité. Pour ceux qui auraient du mal à comprendre cette importante subtilité, nous leur conseillons la lecture du chapitre XVI qui revient sur ces problèmes. LES ASSURANCES Cette rubrique est traditionnellement la reine de la restriction et de l'ambiguïté. Nous allons voir cela.
On trouve souvent le libellé suivant : "Souscription du contrat d'assurance multirisques"
Notre suggestion : limiter la phrase et libeller ainsi la clause : "Souscription des polices", ce qui empêchera le syndic, par exemple, de facturer des honoraires en cas de souscription de polices dommages-ouvrage.
La formule traditionnelle : "Déclaration des sinistres concernant les parties communes et non causés par un copropriétaire ou locataire" est trop restrictive et entraîne des facturations supplémentaires. Notre conseil est de négocier le libellé suivant : "Déclaration des sinistres concernant les parties communes".
Comme la plupart des contrats prévoient en gestion courante "Déclaration" et le "Versement des indemnités aux bénéficiaires", tout le monde croit que "la gestion" des sinistres est incluse en gestion courante. Erreur fatale ! Cette gestion peut même être facturée fort cher. Précipitez-vous à la rubrique "Gestion" des sinistres des prestations particulières, pour examiner ce qu'il en est et négociez en conséquence.
Nous avons trouvé la clause suivante : "Vérification du rapport sinistres à primes et négociation éventuelle de l'indexation annuelle de la prime". Il s'agit là d'une innovation intéressante. Espérons néanmoins, que cette innovation n'est pas un faux nez. En effet, certains assureurs font un état de la sinistralité qui inclut tous les sinistres, y compris les sinistres faisant l'objet de recours et les sinistres n'ayant fait l'objet d'aucune indemnité auprès de l'assureur du responsable. Le Conseil Syndical devra donc être vigilant sur ce que le syndic appelle "Rapport sinistre à primes". LA GESTION DES PARTIES COMMUNES Voilà encore une rubrique dans laquelle traînent, depuis des années, des expressions peu précises, là encore issues d'un contrat type ancien. Les trois clauses les plus répandues sont les suivantes :
Cette clause, issue d'un vieux contrat type, n'est pas satisfaisante. Le rédacteur du contrat type a mis "locaux" au lieu de "parties communes". Le problème n'est cependant pas là, mais dans le fait que "visite" ne veut pas dire grand-chose : - Combien de visites par an ? - Avec qui ? (Le Conseil Syndical est-il convoqué ?) - Y a-t-il un compte-rendu obligatoire de visite ? On le voit, tout cela a besoin de précision.
En ce qui concerne cette clause, on se demande : o Que veut dire "Commande" ? Celle-ci doit-elle avoir été précédée d'une mise en concurrence ? o Que veut dire "Surveillance". Cela signifie-t-il qu'il y a contrôle (pendant, après) ? Comment est établi ce contrôle ? À noter : Avec l'expression "Travaux relevant de la gestion courante", on entend généralement les travaux qui ne font pas l'objet d'un vote spécial en assemblée générale. Mais ce serait bien de le préciser.
Cela veut dire que des honoraires supplémentaires sur les travaux courants seront prélevés dès que le montant dépassera x.... francs. Cette disposition est curieuse et doublement inflationniste. Elle doit donc être rejetée avec fermeté.
Cette disposition est floue (que veut dire exactement "surveillance de leur exécution" ?) et dangereuse (elle laisse au syndic la latitude de "souscrire" des contrats). Cela signifie-t-il que le syndic n'est pas obligé d'en référer à l'assemblée générale ou au Conseil Syndical ? Une telle clause doit être réécrite complètement. Nous vous proposons : "Souscription - après accord de l'assemblée générale ou du Conseil Syndical, selon le cas - et remise en concurrence des contrats d'entretien et contrôle de leur bonne exécution en particulier : prestations, clauses contractuelles, évolution des prix, pénalités".
Dans le contrat d'un syndic très spécial, nous avons pu découvrir cette perle : "Dispositions relatives à la sécurité : souscription d'un contrat avec un organisme de contrôle agréé, en vue des opérations de contrôle réglementaire (chaufferie, installation électrique, moyens de secours et de protection contre l'incendie, ascenseurs, IGH, ERP)". Ne manquent que l'amiante, le plomb, les termites ! Cette clause est HONTEUSE puisqu'elle permet au syndic - sous couvert de sécurité - de signer n'importe quel contrat, donc de générer des dépenses non contrôlées, bonnes uniquement à assurer la sécurité juridique et, éventuellement, matérielle du syndic ...
LA GESTION DU PERSONNEL : CONCIERGES ET EMPLOYÉS D'IMMEUBLE Dans cette rubrique, on peut noter trois grands classiques.
Se fondant sur cette expression restrictive (salaire "de base"), certains syndics n'hésitent pas à facturer l'établissement des avenants (légaux ou contractuels). Notre conseil : ajouter l'expression "et des avenants éventuels".
Notre conseil : ajouter la clause : "assurer les remplacements en cas de congés ou maladie".
Là encore, si la liste des tâches ne prévoit pas "licenciement", on aura la surprise de se voir facturer le temps consacré par le syndic à la procédure de licenciement. Comme on le voit, on n'est jamais assez prudent (d'autant que, de leur côté, certains syndics savent parfaitement gérer ce genre de "trous"). DIVERS Dans cette rubrique, on trouve souvent des "évidences" du genre : - "Tenue des archives". - "Tenue et mise à jour de la liste des copropriétaires". À noter : lorsque le syndic a mis "en gestion courante" la clause "Tenue et mise à jour de la liste des copropriétaires", il ne doit pas pouvoir facturer des frais de "Création de fichiers" à l'acquéreur, en cas de vente, en prestations particulières. À notre sens, c'est un DOUBLON. Il faut donc refuser le paiement des honoraires pour "Création du fichier" (de toute façon, comme on le verra, cette dernière clause n'étant PAS opposable aux acquéreurs, ces frais peuvent être rejetés pour un autre motif). LES PRIX
Il faut préciser que les prix d'un syndic (commerçant) s'adressant à des non commerçants (car même s'il peut y avoir des commerçants dans un syndicat de copropriétaires, les Syndicats de Copropriété sont des personnes morales, non commerçantes) doivent être exprimés toutes taxes comprises. Certains syndics s'obstinent néanmoins, à exprimer les prix en HT pour donner l'impression que leurs tarifs sont moins chers. Pire : certains mélangent le HT et le TTC (pour ajouter peut-être à la confusion). Ces comportements se passent de commentaires mais doivent alerter les copropriétaires.
Beaucoup de syndics continuent à établir les prix à partir du nombre de lots. On note deux problèmes à cet égard : a/ Si le syndic ne donne - pour fixer ses honoraires de base - qu'un prix au lot, il faut absolument qu'il indique AUSSI le nombre de lots principaux pris en considération (une copropriété adhérente de 40 logements et 2 commerces, s'est vu attribuer 87 lots !) ; à vous de vérifier, voire de contester le nombre indiqué (N.B. : entre le règlement de copropriété et la réalité, il peut y avoir de grosses différences liées à des regroupements). b/ En ce qui concerne certains frais annexes (exemple : "Frais de convocation d'assemblée générale"), il faut REFUSER que le syndic parte du nombre de lots et EXIGER qu'il parte du nombre de COMPTES (un compte copropriétaire peut regrouper l'ensemble des lots et annexes appartenant à un même copropriétaire). Faites bien attention.
. Attention ! En cas de prix "négociés" par vous, contrôlez bien l'application des prix ainsi négociés. Cela va de soi, allez-vous dire. Hé bien non ! On a pu, en effet, constater à de nombreuses reprises ceci : o des copropriétaires négocient certains prix avec leur syndic ; Conséquence : ils se font appliquer le tarif "fort"... Donc, contrôlez aussi APRÈS coup ! LES PRESTATIONS PARTICULIÈRES : GÉNÉRALITÉS
Une grande partie de la difficulté dans l'analyse d'un contrat consiste, précisément, à étudier de façon critique ces "prestations particulières" et à répondre, pour chacune d'entre elles, aux questions suivantes : - Le syndic a-t-il le DROIT d'introduire une telle prestation ? - Si non, pourquoi ? - Si oui, comment éviter les abus ? Il y a deux sortes de prestations particulières générant des honoraires supplémentaires : o Les prestations spéciales collectives (qui concernent tous les copropriétaires). o Les prestations privatives (qui concernent un seul copropriétaire). Commençons par ces dernières.
Ces prestations sont - en principe - interdites par la loi ; en effet, lorsque le syndic assure un acte de gestion obligatoire, même s'il concerne UN SEUL copropriétaire (exemple : réponse au questionnaire du notaire en cas de vente), il devra répartir les frais sur TOUS. Le problème est que cette règle n'a aucun sens et est injuste : pourquoi faire payer à tous les frais qui concernent des actes relatifs à un seul lot ? Voilà pourquoi - nous verrons cela au fur et à mesure - il vaut mieux ne pas toujours être d'un légalisme total, celui-ci ne rejoignant pas toujours l'équité. Cependant, on verra que certains de ces actes ne justifient pas vraiment d'honoraires et qu'on peut donc - sur certains points - les rejeter.
Sur ces problèmes, si quelques tribunaux ont pu - ici où là très partiellement et dans des cas particuliers - se prononcer sur la légalité de ces prestations, on peut dire que pour le moment : o Aucune règle n'a été formulée par la jurisprudence qui s'impose (cour de cassation). o Aucune disposition d'ordre législatif ou réglementaire n'a permis vraiment d'éclairer le débat ni de trancher. On en est donc réduit à prendre les problèmes UN par UN et à tenter une approche adaptée à chacun d'eux, comme nous allons le faire. À noter : lorsque le syndic n'indique pas que sa liste de prestations est LIMITATIVE, ceci est la porte ouverte à tous les abus. Nous vous invitons donc, au minimum, à exiger du syndic qu'il précise dans son contrat que la liste de ses prestations particulières est limitative.
Au delà des abus que nous allons voir, il peut exister des super-abus qui révèlent d'ailleurs un certain profil de syndic. Exemple : certains contrats prévoient maintenant une ligne d'honoraires concernant le "dépôt de plainte" (en cas de vandalisme). Bientôt, ce sera la poignée de main au facteur... VACATIONS HORAIRES
o Pour tout ce qui n'entre pas dans la gestion dite courante, le syndic va en effet, : - soit appliquer des honoraires au forfait ; - soit appliquer des honoraires au pourcentage ; - soit appliquer des honoraires "à la vacation". Le contrat va donc : - donner des prix horaires en fonction du travail effectué (prix horaire du syndic, du gestionnaire, du comptable, du secrétaire, ...) ; - donner des prix horaires en fonction de l'heure (hors heure ouvrable ou pendant les heures ouvrables). o Si, pour certaines prestations le contrôle de ces vacations est possible (exemple : nombre d'heures passées en Conseil Syndical), pour d'autres, ce contrôle est impossible et peut générer de nombreux abus (exemple : nombre d'heures passées sur un dossier procédure). Il faudra donc exercer un contrôle a posteriori et inviter l'assemblée générale à refuser des heures manifestement sur-dimensionnées. Pas facile, mais possible. On peut signaler plusieurs types d'abus dans cette rubrique : a/ Des prix unitaires qui peuvent être très élevés (exemple: 800 F. HT pour une heure/syndic...). b/ Des heures de déplacement qui viennent s'ajouter aux vacations. c/ Des tarifs progressifs (de 18 h à 20 h ; de 20 h à 22 h ; de 22 h à 24 h ; au delà de minuit). À noter : nous avons interrogé des salariés des cabinets : rares sont ceux qui voient répercuter cette progressivité sur leur feuille de paie. d/ Certains syndics - dont de très gros syndics - vont même jusqu'à facturer les heures situées entre 18 h et la réunion tenue avec les copropriétaires ou le Conseil Syndical (exemple : une réunion se tient à 20 h ; le syndic facture les 2 heures situées entre 18 et 20 h !!). LES HONORAIRES ET FRAIS LIÉS À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ET AU CONSEIL SYNDICAL Voilà un des problèmes qui agacent le plus les copropriétaires. En effet, presque tous les contrats de syndic incluent la tenue de l'assemblée générale annuelle PENDANT les heures ouvrables et presque tous prévoient une facturation quand elle se tient HORS des heures ouvrables, ce qui constitue une situation ridicule : - soit l'assemblée générale se tient en journée, est "gratuite", mais les actifs ne peuvent y aller ; - soit elle se tient le soir et - alors - le syndic est fondé - contractuellement, donc légalement dans ce cas - à facturer. Et si l'on répond au syndic : "Vous devez tenir obligatoirement une assemblée générale annuelle", il réplique : "Oui, mais la loi ne m'oblige pas à tenir l'assemblée générale le soir"... Voyons les problèmes que posent les frais liés aux assemblées générales.
Trop de contrats ne prévoient pas combien de personnes du Cabinet seront présentes (et donc "facturées") aux assemblée générales. Pour certaines assemblées générales, le syndic en arrive à facturer : - sa présence ; - celle d'un gestionnaire ; - celle d'une secrétaire, voire même de plusieurs. C'est pourquoi la seule tenue de certaines assemblées générales peut coûter cher (exemple : la bagatelle de 11 457 F. pour une copropriété de 145 logements). Comme il faut souvent une deuxième assemblée générale, on constate que cette prestation peut revenir fort cher à la copropriété. Il faut donc obtenir des précisions ou restrictions sur ce point (notre conseil : faire introduire sauf dans les grosses copropriétés la clause suivante "seule la présence du syndic fera l'objet d'une facturation")..
Comme nous l'avons vu au chapitre précédent, et dans la mesure où il y a déjà un prix différent entre heures ouvrables et heures non ouvrables, nous pensons que la progressivité ne se justifie pas et doit être rejetée.
Presqu'aucun syndic ne facture la préparation de l'assemblée générale ordinaire (à vérifier quand même ...). Par contre, depuis quelques années, on voit fleurir les honoraires pour préparation d'assemblée générale supplémentaire (c'est un peu normal car cela demande du travail, mais ces honoraires doivent rester raisonnables), ainsi que des honoraires pour le temps passé à convoquer l'assemblée générale en deuxième lecture (CE QUI EST- à notre avis - SCANDALEUX), ou pour envoyer un ordre du jour complémentaire (ceci naturellement EN PLUS des frais de photocopie ou des frais de poste). Il faut donc être très vigilant. Certains syndics vont même jusqu'à appliquer des forfaits (jusqu'à 100 F. le lot) : ainsi une deuxième lecture ou une assemblée générale supplémentaire dans un immeuble de 100 lots va coûter : (100 F. x 100) + (30 F. x 100 äPTTã + ä12 pagesã x 1,20 F. x 100) = 14 400 F. ceci, sans compter les frais de tenue d'assemblée générale (avec ceux-ci on peut vite arriver à 20 000 F.).
Rappelons qu'on a deux types de contrat : o Ceux qui prévoient en gestion courante la tenue (souvent pendant les heures ouvrables) du Conseil Syndical précédant l'assemblée générale ordinaire. o Ceux qui ne le prévoient pas. Les premiers contrats sont préférables aux seconds.
Refusez toutes clauses qui prévoient que les contrôles de comptes "légaux" (d'un copropriétaire ou d'un conseil syndical) pendant les heures ouvrables sont facturés. Et méfiez-vous des syndics qui pratiquent ainsi et qui n'ont souvent en tête que de dissuader les copropriétaires d'exercer leur droit de contrôle.
On a vu au point 3 que la préparation d'une assemblée générale supplémentaire ou de l'assemblée générale en deuxième lecture pouvait être facturée en plus. On se gardera des clauses qui prévoient des "forfaits" pour les frais d'assemblée générale que sont les convocations, les photocopies, les envois de procès-verbaux (il vaut mieux être aux frais réels). On se gardera aussi des clauses qui prévoient des frais divers supplémentaires (feuilles de présence, pouvoirs, etc.).
LES HONORAIRES SUR TRAVAUX
Il faut refuser les honoraires pour travaux dépassant un certain montant (5 000, 10 000, 15 000 F.). Seuls les honoraires pour "gros travaux VOTÉS en assemblée générale hors budget courant" sont admissibles. Il faut le préciser. Une telle formule a l'avantage d'écarter les travaux réalisés suite à un sinistre rentrant dans le cadre de l'assurance dommages-ouvrage. En effet, dans ce cas, le syndic n'a pas à faire voter les travaux. Par ailleurs, il n'a pas à procéder à des appels de fonds et n'a qu'un travail réduit, l'essentiel ayant été fait au cours de l'expertise. (Cette situation - absence d'appels de fonds et de travail de préparation au vote - justifie une absence d'honoraires).
Il faut obtenir le maximum de précisions à ce sujet. Si le contrat indique "Gestion administrative et comptable", il faut savoir que cela recouvre simplement le travail de relation financière avec les entreprises (paiement des factures, ...) et la gestion des appels de fonds auprès des copropriétaires. Il est néanmoins important que cela soit précisé et détaillé.
Lorsque le syndic indique dans son contrat que les honoraires perçus pour "Tâches administratives et financières" sont justifiés (plus on a de fonds, plus il faut déclarer de fonds à sa Caisse), il faut se méfier. Il faut savoir que cette raison est, en grande partie, fantaisiste et que - en cas de travaux votés par une assemblée générale - le syndic ne déclare que rarement les fonds supplémentaires détenus, et donc, ne paye pas forcément de surprimes. Méfiez-vous donc de cette explication "mirage" ou faites insérer des garanties (exemple : répercussion des primes sur justificatif").
C'est pourquoi on peut s'étonner du fait que de nombreux syndics facturent - EN PLUS des honoraires de gestion "administrative et comptable" - des honoraires pour établissement des ATTESTATIONS FISCALES (attestations pour réduction fiscale, pour déclaration foncière, etc.). Évidemment, dans un tel cas, il faudra marquer son refus.
Quand le contrat prévoit une possibilité pour le syndic d'assumer la "Gestion technique", il faut exiger que le syndic précise ce que cela recouvre exactement (établissement d'un cahier des charges, appel d'offre, suivi de chantier, réception des travaux.) De même lorque le contrat prévoit la possibilité de travaux SANS MAÎTRE d'oeuvre, il faut aussi faire préciser ce que fera le syndic dans ce cas. À titre informatif, voilà ce que nous avons négocié dans le cadre du contrat "syndi-label" : "Ces honoraires pour travaux sont perçus au titre des prestations en tant que représentant légal du maître d'ouvrage : o Répartition des travaux. o Attestation pour déclaration fiscale si nécessaire. o Présence aux rendez-vous de chantier. o Règlement de situations et mémoires aux entreprises (avec contrôle s'il n'y a pas de maître d'œuvre). o Réception des travaux". "Si l'assemblée générale, n'a pas voté d'honoraires de "gestion technique" au syndic, le syndic qui n'intervient qu'en qualité de mandataire du syndicat maître de l'ouvrage, avisera le Conseil Syndical du jour de sa présence sur le chantier, des réceptions de travaux, et l'informera par écrit des problèmes rencontrés".
ATTENTION, certains contrats ne précisent PAS DU TOUT que le syndic pourra assurer un service technique. Cela veut dire - très concrètement - que le syndic risque d'obliger la copropriété à prendre un maître d'œuvre pour les travaux votés en assemblée générale si elle veut que les travaux soient suivis techniquement. À vérifier auprès du syndic avant acceptation du contrat.
Si le syndic, qui prévoit pourtant dans son contrat des honoraires pour "Suivi technique", inclut néanmoins la formule restrictive suivante "Le syndic n'intervient qu'en qualité de mandataire de maître d'ouvrage et non en qualité de maître d'œuvre", il faudra se méfier. En effet, cela veut dire que le syndic prend des honoraires pour gestion technique, mais ne veut pas assurer ses responsabilités. Curieux ! Cette formule doit donc être supprimée. De deux choses l'une : soit le syndic accepte d'assurer la gestion technique et se fait rémunérer pour cela. Dans ce cas, il doit assurer ses responsabilités. Soit il ne veut pas de ces responsabilités et alors il faut qu'il n'accepte ni la tâche ni les honoraires.
Le syndic peut prendre des honoraires HT sur le montant des travaux TTC (à proscrire) ou des honoraires HT sur les travaux HT ou TTC, ou TTC sur le TTC. Il faudra bien faire attention. Notre conseil : obtenir des honoraires TTC sur un montant de travaux HT.
Autre problème qui requiert de la précision : les honoraires sont-ils pris sur le montant des travaux ou le montant du "budget travaux" (incluant en plus les honoraires d'architecte éventuel, les assurances, etc.) ? À faire préciser, car le résultat ne sera pas le même...
o Certains syndics ont inclu des honoraires "spéciaux" pour l'établissement des attestations. o Refusez, naturellement, ces honoraires : ce "travail" rentrant ÉVIDEMMENT dans le cadre de la gestion courante.
C'est très bien. Gare, néanmoins, aux contrats qui incluent automatiquement un forfait par LOT, ce qui devrait rester un PLUS commercial... LA GESTION "BANCAIRE" ET FINANCIÈRE
Les frais de tenue d'un compte bancaire séparé sont très discutables. En fait, s'il est vrai qu'il peut y avoir un surcroît de travail (établir un chèque par facture) - bien que des comptes séparés puissent désormais fonctionner informatiquement - le vrai problème concerne le "manque à gagner" relatif aux intérêts bancaires (perçus par le syndic en cas de compte unique et non en cas de compte séparé). Les coûts sont pour cela, souvent, lourds, ce qui se comprend (de la part des syndics) puisqu'ils ont surtout un objectif dissuasif et n'ont plus rien à voir avec le coût réel de ce service.... À négocier, donc.
La loi Solidarité et Renouvellement Urbain introduit une modification sur ce point. Elle prévoit, en effet, que le compte bancaire SÉPARÉ sera obligatoire. Seul problème : la copropriété pourra y renoncer et on fait confiance au syndic pour parvenir à convaincre les copropriétaires, ce qui ne sera pas difficile. En effet, les syndics vont - pour obtenir ce renoncement - jouer sur des honoraires dissuasifs, comme il le font déjà aujourd'hui avec succès. Le problème - pour eux - est qu'ils devront désormais présenter leurs obligations de gestion courante (donc leurs honoraires de base) comme incluant la gestion d'un compte séparé. Ils ne pourront plus - comme actuellement - présenter celle-ci comme une option. Pour respecter la loi, les syndics devront : - inclure dans leur honoraire de base la gestion du compte séparé ; - indiquer la MINORATION qu'ils consentiront au cas où la copropriété renoncerait à ce compte. On voit la nuance, et nous espérons que les lecteurs du présent guide sauront s'en souvenir. Il va être TRÈS intéressant, dans les mois et années qui viennent, de voir comment les syndics vont réagir à ces nouvelles mesures, à travers les contrats. Affaire à suivre, donc ! LES HONORAIRES DE PRISE EN CHARGE ET DE
Pratiquement, tous les contrats incluent des honoraires de prise en charge et de remise de dossier. C'est assez paradoxal, car quand un client confie un contrat à quelqu'un, il est assez rare (dans les autres secteurs de l'économie) que celui-ci fasse payer un droit d'entrée. C'est un peu le monde à l'envers. Par ailleurs, quand on veut quitter un prestataire, là aussi, il est assez rare que le prestataire vous fasse payer votre désir de liberté. Nous sommes donc plutôt hostiles à ces frais, même si dans le cadre de la négociation globale du contrat de "syndi-label" nous avions toléré des frais de transmission, à deux conditions : a/ Que les délais soient respectés (1 mois + 2 mois pour transmettre les archives et les fonds) et que les obligations du syndic soient aussi respectées (remettre TOUS les documents demandés, TOUS les comptes, etc.). b/ Que ces frais ne soient pas prélevés si le syndic est démissionnaire. NÉANMOINS - SUITE À QUELQUES JUGEMENTS INTERVENUS EN 1999-2000 - NOUS SOMMES OBLIGÉS DE REVENIR SUR CETTE TOLÉRANCE ET D'INCITER LES COPROPRIÉTAIRES À REFUSER TOUT HONORAIRE POUR CE QUI RESTE UNE OBLIGATION DE BASE DU SYNDIC.
Bien que la commission des clauses abusives ait - dans son avis publié au Journal Officiel du 24 janvier 1996 - indiqué que devaient être considérés comme "abusifs" (donc illégaux) des honoraires forfaitaires en cas de remise de dossiers au successeur, on est très surpris de constater que de nombreux syndics continuent à appliquer des honoraires forfaitaires (pour tout ou partie). Est-ce parce que ces syndics se moquent de la loi ? Est-ce parce qu'ils ne la connaissent pas ? De toute façon, cette situation symptomatique doit inquiéter les copropriétaires.
Il nous semble particulièrement immoral qu'un syndic prévoie des frais de remise de dossier quand c'est LUI qui démissionne (ou quand il se met lui-même en situation de devoir remettre le dossier à un successeur). Exemple : quand la copropriété est mise en administration judiciaire de la faute du syndic qui a laissé passer la fin de son mandat sans se faire réélire. On se méfiera donc des contrats qui ne prévoient pas - avant négociation - de restriction sur ce point. LES HONORAIRES POUR RECOUVREMENT DES CHARGES
D'où l'importance qu'il y a à lire attentivement ce qui suit.
o Avant d'aborder le problème de la récupération des frais de recouvrement, penchons-nous sur l'erreur traditionnelle commise par les copropriétaires qui étudient le problème des honoraires de recouvrement. o Cette erreur est la suivante : elle consiste à penser que - en ce qui concerne les frais de syndic qui sont imputables aux débiteurs - il n'est pas utile de les négocier. Le raisonnement tenu est le suivant : "Moi, je paie mes charges ; si Monsieur X..... ne paie pas ses charges, il est normal qu'il ait à payer des frais de syndic ; qu'il se débrouille". Conséquence : on ne négocie pas ces honoraires en on a BIEN TORT.
Il y a pour cela TROIS raisons majeures : o La première est que le syndic, même s'il impute les frais sur le compte du débiteur, sort immédiatement l'argent de la trésorerie de la copropriété pour SE payer. Si, par exemple, le syndic prend 1000 F. d'honoraires pour confier le dossier à un avocat, même si la somme n'apparaît pas dans les charges communes, elle est immédiatement prélevée par le syndic sur la trésorerie de la copropriété ! o La deuxième raison, est qu'une partie seulement des frais mis à la charge des débiteurs finit par être payée (exemple : débiteurs dont le logement est saisi sans que le prix de vente du logement suffise à couvrir les dettes). o La troisième raison, est que tous les débiteurs ne sont pas de mauvaise foi, loin de là et que, lorsqu'une personne a du mal à payer ses charges, le meilleur moyen d'obtenir qu'elle s'en acquitte, n'est peut-être pas de multiplier par deux leur montant en ajoutant les frais de recouvrement.
Jusqu'au vote de la loi SRU (Solidarité et Renouvellement Urbain) - qui crée un article 10-1 dans la loi du 10 juillet 1965 - le problème de la récupération ou non des frais de recouvrement amiable sur les débiteurs était un casse-tête : - Certains frais étaient récupérables. Néanmoins, nombreux étaient les syndics qui restaient dans le "flou" et essayaient de récupérer les frais sur les débiteurs (sans forcément le mettre explicitement dans leur contrat). Le nouvel article 10-1 modifie la situation.
"Par dérogation aux dispositions du 2ème alinéa de l'article 10, les frais nécessaires exposés par le Syndicat, à compter de la mise en demeure, pour le recouvrement d'une créance justifiée à l'encontre d'un copropriétaire, sont imputables à ce seul copropriétaire" Certains syndics vont être tentés d'augmenter, voire de multiplier leurs honoraires, en tenant le raisonnement suivant : "Comme ces frais sont maintenant clairement désignés comme "individuels", pourquoi pinailler sur leur montant ; seuls, ceux qui ont l'intention de ne pas payer leurs charges ont intérêt à ce que ces frais soient faibles". Les copropriétaires risquent de se laisser impressionner par ce raisonnement. Erreur, fatale erreur, avons-nous expliqué plus haut. Soyez donc attentifs et traquez les abus dont vous serez en partie victime, même si vous payez vos charges rubis sur l'ongle ! Nous allons passer en revue quelques uns des problèmes révélés jusqu'à présent et vous invitons à être particulièrement vigilants sur la très certaine prochaine génération d'abus (nous aurons certainement, d'ici quelques mois, à revenir dessus).
En principe, on ne devrait pas avoir à relancer les copropriétaires par relance simple. Ceux-ci sont censés payer à 15 jours ou 1 mois. S'ils ne le font pas, il faut simplement adresser une lettre recommandée avec accusé de réception (mise en demeure). Les syndics répondent qu'il est préférable (pour des raisons "commerciales") de ne pas brusquer les copropriétaires, et donc, de faire une relance simple. Cette raison est valable mais, ceci dit, c'est leur problème (de syndics). On ne voit pas pourquoi ils "taxeraient" les copropriétaires, voire la copropriété, pour des raisons qui leur sont propres. Notre conseil : si les syndics veulent garder la relance simple, exigez qu'elle soit gratuite (pour la copropriété comme pour le copropriétaire) ; à défaut, qu'ils y renoncent.
La mise en demeure (qui fait courir les intérêts de retard) est une procédure désormais simple (des logiciels spéciaux permettent de déclencher cette opération automatiquement). Il faut donc se méfier des coûts trop élevés (qui, là encore, sont des "rentes" pour les syndics) et se méfier au-dessus de 60/70 F.
Il faut bannir les clauses du genre : "- lettre commandée avec accusé de réception ..... F. Ceci est anormal. En effet, la lettre recommandée avec accusé de réception EST déjà une mise en demeure valablement reconnue par la loi. Ce dédoublement (qui coûte cher à la copropriété, même si cela ne se voit pas), doit être rejeté fermement.
Si le dossier à constituer pour l'avocat - en cas d'assignation - est compliqué et requiert de collecter de nombreuses pièces et documents, il n'en est pas de même pour le dossier de mise à l'huissier (l'huissier n'a besoin d'avoir que le montant de la dette et l'origine). Or, trop souvent, les honoraires de "mise à l'huissier" et ceux de "mise à l'avocat" sont à peu près semblables, ce qui ne se justifie pas. Pour donner une idée, disons que les honoraires de mise à l'huissier peuvent représenter une demi vacation horaire et ceux de mise à l'avocat une vacation.
On est dans le flou absolu. Que veut dire cette expression ? "Ouverture d'un dossier contentieux", cela veut-il dire simplement mise à l'huissier ? Il faut évidemment se méfier et demander des précisions.
Il s'agit d'une porte ouverte aux abus. D'ailleurs, de plus en plus de syndics prévoient des vacations minimum systématiques trimestrielles, voire mensuelles, pour suivi de dossiers (exemple : 450 F. par trimestre, soit 1 800 F. annuels au minimum), ce qui n'incite pas forcément le syndic à accélérer les procédures... et a donc un effet pervers. Nous conseillons donc de rejeter ce type d'honoraires.
Ces calculs étant désormais "automatiques", nous pensons que ces honoraires ne se justifient nullement.
De nombreux contrats prévoient des frais - parfois élevés - pour cette prestation très simple (il suffit d'adresser une demande au Fichier des Hypothèques en donnant quelques renseignements : numéro de cadastre, numéro des lots, ...). En quoi cela justifie-t-il des honoraires pouvant facilement se monter à 300 F. ?
La prise d'hypothèque demande un certain travail (recueil de données et de documents) mais ne doit en aucun cas être facturée trop cher (une vacation horaire doit suffire).
S'il est certain qu'un chèque sans provision génère du travail, on s'inquiétera de voir sans un contrat cette rubrique ; d'autant que - chez certains syndics - celle-ci ne reste pas symbolique (jusqu'à 200 f. TTC !). LES HONORAIRES EN CAS DE VENTE
Ceci dit, il faut reconnaître que les formalités - en cas de vente - peuvent être importantes et peuvent engager la responsabilité du syndic, surtout en ce qui concerne "l'opposition". Ces honoraires, assez classiques, appellent les commentaires suivants :
La réponse au questionnaire du notaire est importante, mais justifie-t-elle vraiment des honoraires qui approchent parfois de 1 000 F. Certainement pas. Répondre à ces questionnaires requiert tout au plus une heure de travail (nous l'avons écrit, publié et diffusé il y a 3 ans et attendons toujours un démenti sur ce point !).
L'établissement du compte prorata temporis (une simple règle de trois) ne justifie pas vraiment les honoraires souvent pratiqués. Si le contrat précise "En aucun cas il ne sera établi de prorata factures", il faut se méfier... On comprend bien que le syndic n'ait pas envie de faire ce type de compte, mais peut-on laisser un syndic inclure une disposition contractuelle totalement illégale ? Évidemment, non ! Profitons de l'occasion pour rappeler que la loi n'a prévu que le "prorata factures", ce qui est - dans la pratique - impossible à effectuer. C'est la raison pour laquelle le prorata temporis s'est imposé - même s'il n'est pas tout à fait légal - et que nous-mêmes, à l'ARC, nous en soutenons le principe.
La répartition des frais entre acquéreur et vendeur est, à notre avis, totalement illégale et l'acquéreur qui n'a pas été appelé à voter le contrat, ne peut se le voir opposer, ni avoir à payer des frais spéciaux concernant le calcul de ces charges qui rentrent dans les frais de gestion courante. Il est d'ailleurs curieux que tant de notaires continuent à demander à l'acquéreur de tels frais, suite à la base de dispositions inopposables, voire illégales (comme on l'explique ci-dessous) Nous sommes déjà intervenus auprès de l'ordre des notaires et allons, une fois de plus, intervenir à ce sujet. À noter : les frais imputés au vendeur ont, d'ailleurs, aussi été jugés illégaux par certains tribunaux, ceux-ci arguant du fait qu'il ne peut y avoir de frais "privatifs" ; le problème est que si l'on suit les magistrats dans leur raisonnement, cela veut dire que ces frais doivent être répartis en charges générales !!!
Ces frais, qui sont mis à la charge de l'acquéreur sont, à notre avis, illégaux, car il s'agit de frais de gestion courante qui n'ont absolument pas à être mis en charges particulières non privatives. De plus, le contrat du syndic est inopposable à l'acquéreur. Nous pensons que ces frais sont à bannir.
L'opposition (comme la réponse au notaire) constitue un vrai travail (impliquant la responsabilité du syndic) minutieux et, dans certains cas, compliqué (répartition des dettes par année). Nous pensons qu'un coût raisonnable est une vacation horaire du syndic (soit de 360 F. à 400 F.). À noter : notre dernière enquête nous a permis de constater que certains syndics baptisent maintenant ces frais : "FRAIS DE MISE EN ŒUVRE DU PRIVILÈGE IMMOBILIER AU PROFIT DU SYNDICAT DE COPROPRIÉTÉ". Évidemment, ce jargon s'accompagne d'une multiplication des honoraires par deux ou trois, alors qu'il s'agit strictement de la même chose ! On voit même fleurir la situation suivante : les syndics confient à un avocat le soin de faire l'opposition (cela leur permet de se décharger ET du travail ET de la responsabilité, le tout aux frais du copropriétaire ET DONC, parfois, de la copropriété (exemple : en cas de vente judiciaire, lorsque la copropriété ne récupère qu'une partie de la créance !). Conséquence : refuser les frais, dits "d'opposition", abusifs, dans VOTRE intérêt comme celui de la copropriété.
Il s'agit là d'une des "indélicatesses" les plus fâcheuses des contrats et qui concerne la facturation des frais de tenue de compte vendeur, ce qui est un comble puisque le syndic fait déjà de l'argent grâce à ces comptes (intérêts financiers). L'astuce est la suivante : au lieu de détourner les soldes de ces comptes, comme certains syndics le faisaient il y a encore quelque temps, ils préfèrent VIDER progressivement et contractuellement ces comptes en prélevant des honoraires pour un travail fictif. Il est évident que la présence d'une telle clause dans un contrat est un très mauvais signe. Si cela n'est pas suffisant pour vous faire changer de syndic, au moins faites supprimer la clause. Vous pouvez utiliser l'argument suivant : légalement ces frais ne peuvent PAS être des frais privatifs (sur la base de l'article 10, alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965) ; or, comme il n'est PAS question d'admettre que le syndic facture des honoraires comme pour une "gestion" qui lui rapporte de l'argent, il ne lui reste qu'une issue : supprimer la clause ...
LES HONORAIRES CONCERNANT LES EMPRUNTS EN CAS DE TRAVAUX
Lorsque le syndic obtient un prêt pour les copropriétaires qui le souhaitent, il facture des honoraires. il faut se méfier, parce que les coûts cumulés de ceux-ci peuvent s'avérer très élevés, alors qu'on a souvent l'impression qu'ils sont indolores.
Pour le travail d'ouverture du prêt, le syndic prélève une somme forfaitaire par copropriétaire concerné, qui peut être élevée. Or, le travail est, la plupart du temps, très simple : o le syndic ne négocie pas le prêt ; (Par ailleurs, certains syndics obtiennent certains avantages de la part de la banque). Dès lors, on se méfiera des honoraires qui dépassent une demi-vacation par dossier.
Dans ce cas, le syndic se fait payer des honoraires pour encaissements et versements à la banque ! À noter : le travail correspondant est à peu près nul (les sommes sont appelées en même temps que les charges et les trimestrialités sont prélevées). Le coût réel pour le syndic est limité à un éventuel surcoût des garanties financières (de l'ordre de 0,5%). Là encore, il faudra éviter les prix excessifs, et donc ne pas accepter beaucoup plus que 0,5% des sommes concernées. LES HONORAIRES CONCERNANT LES COMPTAGES
Des honoraires pour gestion des comptages (eau ; chauffage) sont loin d'être abusifs, sauf si les compteurs sont DÉJÀ installés lorsque le syndic est élu pour la première fois. En effet, dans ce cas, il sait qu'il y a des compteurs dans l'immeubles, et donc, il DOIT inclure ce travail dans ses honoraires de gestion courante. À défaut, il y a une espèce de tromperie (en effet, les copropriétaires sont en droit de penser que les honoraires de gestion courante incluent cette prestation).
La formule : "Coût par compteur et par relevé" est à bannir. Lui substituer : "Coût par lot et par an".
XXIII LES HONORAIRES POUR LES PLACEMENTS DES FONDS
Les honoraires pour placement des fonds doivent être limités au maximum, voire être bannis. Certains syndics expliquent que ces honoraires sont liés au fait qu'ils sont obligés de payer un complément de garantie. D'après ce que nous savons, c'est INEXACT car les syndics ne déclarent pas "au coup par coup" ces sommes qui sont noyées dans la masse (ces frais sont inclus dans les frais généraux du Cabinet). De toute façon, demandez au syndic de vous en apporter la preuve.
LES FRAIS DIVERS
o Absence de précision sur le prix Attention si aucun prix n'est indiqué. Il faut le faire préciser et le négocier.
Négociez un prix dégressif en cas de grande quantité, ou un prix spécial pour les photocopies concernant l'assemblée générale (convocation - documents - procès-verbal).
À éviter.
La TVA n'est pas due sur les frais de timbres détaillés (cette TVA n'est due qu'en cas de forfait).
Ces frais doivent être rejetés. C'est une façon anormale de baisser artificiellement les honoraires de gestion courante, donc de tromper les copropriétaires.
Même remarque.
Ces calculs étant réalisés par le syndic pour son propre compte (comme gérant de certains lots), il est curieux, voire anormal, qu'il fasse payer ce travail EN PLUS.
Ces frais doivent être supprimés. Leur présence est mauvais signe. INDEXATION DES HONORAIRES
Il faut bannir les clauses qui prévoient une augmentation à chaque modification d'indice (cela signifie une augmentation trimestrielle !).
Il faut éviter les indices issus des professions immobilières.
Il faut refuser : - une indexation pour les honoraires de base ; - une autre pour les prestations particulières, voire parfois le flou le plus absolu.
De nombreux contrats précisent : "Augmentation décidée par l'assemblée générale". Cette formule est dangereuse, sauf si vous êtes sûrs de votre assemblée générale, ce qui est rarement le cas. Il vaut mieux, donc, encore une fois, un "bon indice (celui du coût de la construction). À noter que même dans ce cas, l'assemblée générale pourra éventuellement décider (pour raison motivée) de refuser TOUTE AUGMENTATION (exemple : laxisme du syndic).
RESPONSABILITÉ DU CABINET ET CLAUSES RELATIVES
Pourtant, l'ARC a réussi à faire introduire TROIS clauses relatives à ces problèmes. Nous vous invitons donc à ne pas désespérer et à tenter de négocier leur introduction. 1. Clause relative à l'engagement de l'assurance de Responsabilité Civile Professionnelle en cas de fautes de gestion La loi oblige les syndics à être couverts par une assurance de responsabilité civile permettant de prendre en charge la conséquence de leurs fautes de gestion. Or, l'erreur est humaine et les syndics sont des hommes. DONC, en cas d'erreur, le syndic ne devrait pas rechigner à faire une déclaration de sinistre. MAIS dans la pratique, ils s'y refusent (ils craignent un MALUS). D'où l'importance de l'obligation introduite dans le référentiel qualité-syndic qui FORCE le syndic à inclure une clause dans le contrat prévoyant qu'en cas de faute, ils feront une déclaration à leur assurance, sur demande du Conseil Syndical ou de l'assemblée générale.
Cette clause a été introduite dans de nombreux contrats par des adhérents de l'ARC et à notre suggestion.
Enfin, nous suggérons d'introduire la clause suivante que de nombreux adhérents ont également réussi à faire introduire : "Tout manquement aux obligations contractuelles prévues dans le présent contrat et dûment constaté par l'assemblée générale, entraînera une pénalité égale à 10% du montant annuel des honoraires de gestion courante". LES ABUS FUTURS POSSIBLES Nous avons remarqué que certains syndic faisaient preuve d'un sens aigu de l'innovation en matière d'honoraires. C'est pourquoi nous craignons que ceux-ci n'utilisent avec ardeur les "possibilités" que pourraient leur offrir quelques unes des nouvelles dispositions législatives. Afin que vous ayez l'œil, nous faisons le point sur trois possibilités, sachant qu'il s'agit d'exemples et que nous ne prétendons pas être exhaustifs.
o La loi va obliger les syndics à la tenue d'un carnet d'entretien, ce qui va permettre une gestion plus rationnelle et plus ÉCONOME des immeubles, ainsi qu'un meilleur suivi ET contrôle des travaux. Problème : certains syndics vont naturellement être tentés de facturer ce travail en plus. Un conseil : faites inclure dans les tâches de gestion COURANTE une clause intitulée : "Tenue et mise à jour du carnet d'entretien de la copropriété".
Cette mise à jour - qui devra être faite dans les 5 ans - ne va pas entraîner des abus que chez les professionnels de la "refonte des règlements". Il est fort à parier que des syndics voudront aussi profiter de l'aubaine. Soyez donc vigilants, écartez tout honoraire particulier concernant ce point.
Nous vous renvoyons - sur ces problèmes très importants - à l'analyse faite ci-dessus au point XIX, que nous vous invitons à lire ou relire très sérieusement. |
