ARC Le livre d'or des adhérents / 16 03 05/©

Un contrat de syndic bien négocié

Tous les jours on nous demande de fournir un contrat-type de syndic. Nous sommes donc heureux de vous faire, non pas un contrat-type (c’est impossible) mais un contrat négocié par un Conseil syndical adhérent à l’ARC, avec un grand syndic, contra qui reprend en grande partie les préconisations de l’ARC et les obligations légales.

Vous remarquerez que ce contrat comporte très peu de prestations particulières et intègre en gestion courante de nombreuses prestations que les syndics ont pris l’habitude, depuis dis ans, de facturer en plus.

À vous, maintenant de vous inspirer de ce contrat-type - si possible - de l’améliorer.

CONTRAT DE SYNDIC

ENTRE LES SOUSSIGNES,

1. Le syndicat des copropriétaires de la résidence "………….. " , représenté par M.

Ayant été désigné par le vote de la décision de l’assemblée générale en date du,

Ci-après dénommé " le Syndicat "

D’UNE PART,

ET,

Le Cabinet " titulaire des cartes professionnelles : Gestion n° … – Transaction n° …. délivrées par la Préfecture de Paris.

Le Cabinet .......................... est membre fondateur du C.S.A.B (Conseil Supérieur de l’Administration de Biens)

Adhérent au titre de la garantie financière obligatoire, à la Société de Caution Mutuelle, dite " SOCAMAB ", dont le siège est situé à PARIS (75010) 18, rue Beaurepaire, sous le n°…, pour une garantie de présentation des fonds déposés dans ses caisses à hauteur de … €uros à la date du…..

Assuré pour sa responsabilité civile professionnelle auprès de la société d’assurances…. (…)

D’AUTRE PART,

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

M…………….es qualité, au nom du syndicat des copropriétaires de la résidence " ….. " - qui accepte les fonctions de syndic dudit immeuble ci-dessus indiqué, dans le cadre de la loi du 10 juillet 1965, du décret du 17 mars 1967, aux clauses et conditions ci-après :

- 1. – DUREE -

Le présent contrat est consenti pour une durée de UN AN qui entrera en vigueur le jour de la tenue de l’assemblée générale et se terminera à la date de l’assemblée générale qui se tiendra au plus tard le ….. ayant à approuver les comptes de l’exercice clos le…, ou éventuellement à l’issue de la deuxième assemblée générale réunie conformément aux dispositions des articles 25 et 25-1 de la loi du 10 juillet 1965.

En cas de difficultés de quel ordre que ce soit, le mandat du syndic en place sera prorogé de droit jusqu’à la nomination d’un nouveau syndic, sans pouvant excéder deux mois.

– 2. – MISSION DU SYNDIC –

Le syndic accomplira :

• A. – d’une part, les tâches de gestion courante,
• B. – d’autre part, des prestations particulières ou privatives.

– A. – PRESTATIONS DE GESTION COURANTE

• A.1 – ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE ORDINAIRE (TENUE HORS

• Réunion préparatoire avec le conseil syndical en présence du syndic ou de son collaborateur.

• Etablissement de l’ordre du jour de l’assemblée générale et rédaction des projets de résolution avec le conseil syndical.
• Réception du conseil syndical pour le contrôle annuel des comptes.
• Elaboration du budget prévisionnel avec le conseil syndical et présentation des comptes de gestion.
• Envoi des convocations et documents obligatoires, comprenant :

• Contrat de syndic,
• Etat de créances,
• Etat des dettes,
• Situation de trésorerie,
• Comparatif budgétaire,
• Budget prévisionnel,
• Dégagement ou diffusion des conditions essentielles des contrats, devis détaillés des entreprises, pièces ou marchés,
• Liste nominative des débiteurs,
• Etat des impayés,
• Organisation des émargements,
• Préparation des bulletins de vote des résolutions,
• Tenue du secrétariat sauf décision contraire de l’assemblée générale,
• Rédaction du procès-verbal de ladite assemblée générale dans le cas où le syndic a été élu secrétaire,
• Remplissage et tenue des feuilles de présence avec indication de l’heure d’arrivée et de départ des copropriétaires arrivant ou quittant l’assemblée générale en cours,
• Tenue du registre des délibérations,
• Diffusion du procès-verbal signé par le bureau de l’assemblée générale, soit contre émargement, soit en envoi recommandé (opposant et absent), à tous les copropriétaires, ceci dans un délai de DEUX MOIS suivant la tenue de l’assemblée,

• A.2 – ASSEMBLEE GENERALE EN DEUXIEME LECTURE

• En cas de tenue obligatoire d’une deuxième assemblée générale, envoi d’une nouvelle convocation (aux frais réels sur justificatifs, sauf en cas de responsabilité du syndic – cf. chapitre " Responsabilité " ci-après) dans un délai n’excédant pas 15 jours après la tenue de la première assemblée générale, exception faite les mois de juillet et août.

• A.3 – ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE

• Envoi d’une convocation sur demande effectuée dans les règles prévues à l’article 8 du décret du 17 mars 1967 modifié (aux frais réels sur justificatifs, sauf en cas de responsabilité du syndic - cf. chapitre " Responsabilité " ci-après)

• A.4 – RESPONSABILITE

• Au cas où une assemblée générale, dans son entier ou bien partiellement, serait annulée en raison d’une faute imputable au syndic (délais de convocation non respectés, documents non fournis, règles de majorité non respectées, etc.) celui-ci (le syndic) s’engage à régler tous les frais liés à la convocation et à la tenue d’une nouvelle assemblée générale.

• A.5 – CONSEIL SYNDICAL

• Présence du syndic ou d’un collaborateur aux réunions du conseil syndical ayant lieu aux heures ouvrables, dans la limite de deux réunions anuelles (dont une à partir de 18 heures), sur invitation du conseil syndical.
• Demande d’avis écrit du conseil syndical pour toute dépense dépassant une somme votée en assemblée générale et pour tous travaux urgents avant l’engagement de ceux-ci, à chaque fois que cela est possible.
• Soumission au vote du conseil syndical du choix des avocats, architectes, experts appelés à intervenir pour le compte du syndicat.
• Remise de copies de documents concernant la copropriété à tout membre du conseil syndical en faisant la demande, y compris la liste des copropriétaires.

• A.6 – COMPTES DE CHARGES COURANTES

• Tenue de la comptabilité générale de la copropriété :

• Paiement des factures courantes à 30 jours fin de mois maximum date de facture, sauf dérogations spéciales votées par l’assemblée générale,
• Mise à disposition du conseil syndical des comptes de charges et bancaires arrêtés à chaque fin de trimestre pour vérification et contrôle,
• Présentation au conseil syndical et sur sa demande, des justificatifs bancaires de règlement,
• Présentation au conseil syndical et sur sa demande, du montant des fonds placés, productifs d’intérêts au profit du syndicat des copropriétaires (autres que le financement des charges courantes)
• Mise à disposition de tous les copropriétaires des justificatifs de charges et documents comptables selon les modalités précisées par le syndic lors de la convocation à l’assemblée générale.

• Tenue des comptes individuels des copropriétaires.
• Répartition des dépenses entre tous les copropriétaires.
• Calcul et édition des appels provisionnels pour charges courantes et travaux.

• A.7 – ASSURANCES

• Souscription des polices multirisques et dommage-ouvrage en concertation avec le conseil syndical.
• Déclaration de sinistres concernant les parties communes (dont vols et actes de vandalisme)
• Rendez-vous avec les experts, entreprises, etc. avec la présence du conseil syndical.
• Gestion des sinistres et règlement des indemnités versées par les compagnies aux bénéficiaires et au syndicat des copropriétaires.

• A.8 – GESTION ET CONSERVATION DES PARTIES COMMUNES

• Visite par le syndic ou son collaborateur (périodicité à définir suivant complexité de l’immeuble), en présence d’un membre du conseil syndical des locaux communs et rédaction d’une fiche de visite.
• Permanence mensuelle à l’immeuble simultanément avec les visites.
• Déplacements à l’immeuble ou auprès de toutes personnes ou services en cas d’incident sur les parties communes.
• Exécution des décisions de gestion courante votées en assemblée générale.
• Appels d’offres, études comparatives des devis, passation des contrats, commandes, suivis, surveillance et réception des travaux d’entretien non votés par l’assemblée générale.
• Suivi de l’exécution des réparations d’entretien ou présentant un caractère d’urgence.
• Le syndic s’engage à consulter les entreprises ou prestataires présentés par le conseil syndical, pour autant que ceux-ci répondent aux qualifications nécessaires, il en est de même pour les entreprises ou prestataires consultés par le syndic.

• A.9 – GARDIENS, SURVEILLANTS ET EMPLOYES D’IMMEUBLES

• Recherche (sauf frais d’annonce justifiés pour recrutement) présentation au conseil syndical avant engagement, établissement du contrat, des avenants éventuels et du salaire de base, des gardiens surveillants et employés d’immeubles dans le strict respect de la convention collective nationale.
• Tenue du livre des salaires, établissement des bulletins de paie.
• Paiement des salaires et indemnités diverses.
• Etablissement des relevés annuels de salaires.
• Traitement des feuilles de maladie.
• Déclaration aux organismes fiscaux, sociaux et autres.
• Attestations et déclarations diverses de toute nature.
• Tenue et mise à jour du document unique d’évaluation des risques (D.U.E.R)
• Assurer le remplacement pendant les arrêts de congés ou de maladies y compris, si besoin est, en adaptant les tâches demandées.
• Contrôle de la main courante à disposition à la loge pour réclamations des résidants.
• Surveillance du personnel et du suivi des réclamations des résidants.

• A.10 – DIVERS

• Etablissement, tenue et mise à jour de la liste des copropriétaires.
• Tenue et mise à jour du carnet d’entretien tel que prévu par les articles 1 à 4 du décret du 30 mai 2001, et suivant l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965.
• Dépôts de plaintes concernant le syndicat des copropriétaires.
• Rédaction et envoi de l’état daté du notaire en cas de mutation prévue par l’article 20 de la loi du 10 juillet 1965 par l’article 5 et suivant du décret du 17 mars 1967.
• Conservation, tenue et stockage des archives.
• Prise en charge de la copropriété
• Réception des copropriétaires sur rendez-vous,
• Transmission des archives de la copropriété, des fonds disponibles et des comptes à un successeur en cas de changement de syndic,
• Délivrance des attestations fiscales aux entreprises,
• Suivi des expertises tant en défense qu’en demande,
• Suivi des contentieux et procédures (rendez-vous avocats, experts, etc.) tant en défense qu’en demande,
• Tenue d’un état des procédures en cours, à disposition permanente du conseil syndical,
• Traitement des impayés comprenant :

• Relance et mise en demeure,
• Application des intérêts de retard prévue par l’article 36 du décret du 17 mars 1967 et conformément aux dispositions du règlement de copropriété.

• A.11 – GESTION DES CONTRATS

Par ailleurs le syndic devra :

• Vérifier la bonne application des contrats et appliquer les pénalités,
• Contrôler les indexations des contrats de maintenance,
• Souscrire les contrats d’entretien après présentation et avis du conseil syndical,
• Surveiller l’évolution des charges et alerter le conseil syndical en cas d’anomalie,
• Etablir un suivi des consommations d’eau, d’électricité, de fourniture vapeur, etc.

– 3. – REMUNERATION DU SYNDIC –

Pour les prestations définies sous la rubrique précitée " PRESTATIONS DE GESTION COURANTE ", les honoraires du syndic sont fixés à : ……… € TTC

Ce montant d’honoraires s’entend pour une gestion dans le cadre d’un compte bancaire commun appartenant au syndic sauf décision contraire de l’assemblée générale.

Les honoraires seront révisables annuellement de gré à gré, selon résolution votée en assemblée générale.

– B. – PRESTATIONS PARTICULIERES OU PRIVATIVES –

Le syndic assume par ailleurs des prestations qui sortent du cadre de la gestion courante :

• B.1 –TRAVAUX VOTES EN ASSEMBLEE GENERALE –

En cas de travaux décidés et votés en assemblée générale et si l’assemblée générale décide de ne pas faire appel à un maître d’œuvre spécialisé, le syndic touchera des honoraires spéciaux qui concernent les tâches suivantes :

• Appels d’offres, suivis, réception des travaux (dont le procès verbal de réception ne pourra être signé qu’après accord du conseil syndical).
• Présence aux rendez-vous de chantier (en présence d’un membre du conseil syndical).
• Règlement des situations et mémoires aux entreprises (avec contrôle s’il n’y a pas de maître d’œuvre).

Pour ces prestations, les honoraires de syndic sont fixés comme suit :

Gestion administrative des travaux votés en assemblée générale ou en urgence

• Franchise de 7.622,50 € T.T.C

• De 7.622,60 € T.T.C à 152.450,00 € T.T.C

• 2% H.T du montant H.T des travaux

Gestion technique des travaux votés en assemblée générale ou en urgence

• Franchise de 7.622,50 € T.T.C

• De 7.622,60 € T.T.C à 152.450,00 € T.T.C

• Etude/ Appel d’offres : 1,50% H.T de l’offre H.T la moins disante
• Suivi du chantier/Réception : 3% H.T du montant H.T des travaux

Les montants H.T des travaux votés en assemblée générale, seront diminués du montant de la franchise et des fonds placés sur le compte travaux. Au-delà de cette somme, les honoraires seront renégociés et feront l’objet d’un vote en assemblée générale.

• B.2 – RECOUVREMENT DES IMPAYES –

Les frais de recouvrement pour charges impayées sont à la charge du copropriétaire débiteur – loi n° 2000-1208 du 13 décembre 2000.

• Lettre ordinaire de rappel T.T.C
• 0 €
• Mise en demeure R.A.R – départ des intérêts légaux T.T.C
• 20 €
• Ouverture de dossier contentieux et remise à l’huissier T.T.C 82,00 €
• Prise d’hypothèque légale T.T.C 90,00 €
• Procédure injonction de payer T.T.C 90,00 €
• Constitution du dossier, transmission à l’avocat T.T.C 358,00 €
• Suivi du dossier de procédure : vacation horaire T.T.C 71,00 €

• B.3 – FRAIS DE TENUE D’ASSEMBLEE GENERALE AU-DELA DES HEURES

Forfait horaire d’assemblée générale tenue au-delà de 20 heures 30 : T.T.C 303,00 €

Comprenant la présence de (X) collaborateur du syndic et compte tenu que le syndicat des copropriétaires s’engage à assister le syndic lors des émargements et des dépouillements de votes.

• B.4 – TARIF HORAIRE (par heure et par personne) –

• Heures ouvrables : direction – encadrement – collaborateur T.T.C 71,00 €

• Heures non ouvrables : direction – encadrement – collaborateur T.T.C 101,00 €

• B.5 – AUTRES FRAIS ET DEBOURS (dûment justifiés) –

Les honoraires précités ne comportent pas tous les frais et débours engagés par le syndic dans le cadre de sa mission de gestion d’immeuble. Certains frais peuvent être privatifs ou communs. En conséquence, en sus de ses honoraires de gestion courante, le syndic a droit au remboursement, par le syndicat des copropriétaires ou par un copropriétaire demandeur, des frais et débours suivants, engagés pour le compte de ces derniers.

• Location de salle aux frais réels sur justificatifs (avec l’accord du conseil syndical).

• Frais réels postaux de convocations d’assemblée générales ordinaires ou extraordinaires et de notifications faites aux copropriétaires (sur justificatifs).

• Tenue d’assemblées générales ordinaires et/ou extraordinaires supplémentaires, réunions de conseil syndical supplémentaire (aux frais réels sur justificatifs).

• Vacations assistées d’un membre du conseil syndical pour rendez-vous de : contentieux, d’avocats, d’experts, etc., litiges avec l’administration : facturation au temps passé, d’après mémo.

• Souscription d’emprunt ouvert au nom du syndicat ou à titre privatif : 2% H.T du montant du prêt.

• Les frais de photocopies recto, recto/verso, notes d’informations, circulaires, etc. et /ou de tous documents remis au conseil syndical sont inclus dans les honoraires annuels de base T.T.C.

Etant précisé que les honoraires et remboursements de frais concernant le syndicat seront répartis entre tous les copropriétaires conformément aux dispositions du règlement de copropriété et des textes en vigueur.

• B.6 – HORAIRES DU CABINET –

• Du lundi au vendredi  : de 9 h 30 à 12 h 00 et de 14 h 30 à 17 h 00 et sur rendez-vous
• Permanence téléphonique : de 9 h 30 à 12 h 00 et de 14 h 30 à 17 h 00
• Définition des heures ouvrables : du lundi au vendredi : de 9 h 30 à 12 h 00 et de 14 h 30 à 17 h 00
• Les bureaux sont fermés les samedis, dimanches et jours fériés.

– 4. – DISPOSITIONS DIVERSES –

• 4.1 – FONDS ET VALEURS VERSES PAR LE MANDANT –

• 4.1.1. – Compte ouvert au nom du syndic

Les fonds et valeurs reçus par le syndic à l’occasion d’une mission de gestion courante sont versés au compte ouvert en banque par le syndic pour l’ensemble des copropriétés qu’il administre, et font l’objet pour chaque syndicat d’une comptabilité individualisée. Ces fonds ne donnent lieu à aucune distribution au profit du syndicat, d’intérêts, fruits ou produits, qu’ils produiraient et qui resteraient acquis au syndic.

• 4.1.2. – Compte bancaire séparé

Dans le cas d’un compte bancaire séparé, les fonds reçus sont déposés sur un compte ouvert au nom du syndicat des copropriétaires.

Le montant des honoraires de base tiendrait compte de cette différence.

• 4.1.3. – Fonds de réserve

Les fonds de prévoyance pour travaux ou constitués pour toute autre cause pourront être placés sur décision particulière de l’assemblée générale des copropriétaires, sur un compte spécifique ; le syndicat des copropriétaires pourra dans ce cas percevoir les intérêts, fruits et produits générés par ces fonds.

• 4.2 – RESILIATION ANTICIPEE DU CONTRAT–

Le contrat ne pourra être résilié, pendant cette période, par le syndicat, que pour motif grave et légitime et mise en demeure faite au syndic par le conseil syndical d’avoir à respecter les clauses du contrat restées sans effet.

L’assemblée générale devra alors statuer à la majorité des articles 25 et 25-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Le syndic, de son côté, pourra pendant la même période, mettre fin à ses fonctions à condition d’en prévenir par lettre recommandée avec accusé de réception, tous les membres du conseil syndical, au moins TROIS MOIS à l’avance, en indiquant les légitimes ou graves de sa démission.

Dans ce cas, avant l’expiration de ce délai de trois mois, il s’engage à convoquer la ou les assemblées appelées à élire un successeur.

• 4.3 – FIN DU CONTRAT–

En fin de contrat, si le syndic ne souhaite pas se représenter, il devra un préavis de DEUX MOIS au syndicat, notifié à tous les membres du conseil syndical préalablement à la tenue de l’assemblée générale appelée à élire un successeur.

Si le syndic souhaite faire acte de candidature et au cas où il n’aurait pas obtenu la majorité relative en première lecture, celui-ci s’oblige au respect des dispositions de l’article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965.

• 4.4 – PENALITES –

Tout manquement aux obligations contractuelles prévues dans le présent contrat et dûment constaté par l’assemblée générale entraînera une pénalité égale à 10% du montant annuel des honoraires de gestion courante.

• 4.5 – ETHIQUE –

Le cabinet ……. s’engage à ne percevoir aucune commission, ristourne, rémunération occulte.

Ses seules rémunérations correspondent à celles prévues par le présent contrat.

• 4.6 – LITIGES –

En cas de litige pour l’exécution du présent contrat, le Tribunal de Grande Instance du lieu de la situation de l’immeuble est seul compétent.

• 4.7 – ELECTION DE DOMICILE –

Pour l’entière exécution des présentes, les parties élisent domicile,

Pour le syndicat des copropriétaires : à l’immeuble,

Pour le syndic : en ses bureaux.

Fait à Paris, le

Pour le Syndicat, Pour le Syndic,