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ARC Le livre d'or des adhérents / 15 12 04/© Nos adhérents sont formidables Voici un compte-rendu de mandat de conseil syndical (légèrement expurgé pour éviter toute indiscrétion) réalisé par un conseil syndical adhérent à l’ARC. Ce compte-rendu vivant permettra peut-être aux lecteurs de mieux comprendre l’intérêt d’un tel document et sa richesse potentielle. Naturellement tous nos adhérents ne sont pas obligés d’être aussi performants du premier coup… Rappelons que nous avons mis sur la zone adhérent (" Comment faire… ") un modèle de canevas de compte-rendu de mandat, qui pourra aussi aider tous ceux qui n’ont pas encore eu à réaliser un compte-rendu de mandat à le faire dans de bonnes conditions. Bonne lecture.
RAPPORT D’ACTIVITE ANNUEL du CONSEIL SYNDICAL de la Résidence R (Loi S.R.U. article 22 , 2ème paragraphe) Pour l’exercice du (xx/xx /2003 au xx/xx/ 2004 Réunions régulières du CONSEIL SYNDICAL avec notre SYNDIC de Copropriété. 4 réunions en 2003 et 8 réunions en 2004 Chaque réunion fait l’objet d’un compte-rendu rédigé par le C.S. qui est affiché. (ces réunions incluent les 4 rencontres avec le comptable du -syndic de Copropriété) Réunions d’informations du CONSEIL SYNDICAL à l’ARC à Paris 1 réunion en 2003. le 23/10 sur le thème : La loi S.R.U. 1 réunion en 2004. le 23/09 sur le thème : L’assemblée générale et la loi S.R.U. Salon de la COPROPRIETE à Paris en 2003. Visite et participation du C.S. à certains exposés concernant la copropriété
1/ Contrôle des comptes de la copropriété, suivi des engagements financiers Même procédure que les années précédentes pour cet exercice : à savoir des réunions trimestrielles avec le gestionnaire et le comptable chez le syndic. La dernière réunion ayant la particularité de solder les comptes de l’exercice échu et de mettre rapidement en recouvrement le solde de cet exercice.( positif ou négatif) Comme depuis plusieurs années le conseil syndical vous propose à la fin de ce rapport d’activité son traditionnel bilan chiffré avec le comparatif de l’exercice précédent. Celui-ci est établi en cours d’année, trimestre par trimestre ce qui permet au conseil syndical de connaître à tout moment la situation de ses engagements de fonds par rapport aux appels provisionnels. Autre avantage, il n’est pas nécessaire de chercher très longtemps, en clôture d’exercice, les écarts qui pourraient apparaître avec le récapitulatif des dépenses du syndic. Examinons le comparatif avec l’exercice précédent. Ainsi que le constaterez quelques variations ici ou là, le plus souvent consécutives à des travaux ou des évènements spécifiques : Frais de gestion ( + 10,22 %) = + 1 136,00 € pour la mise à jour du " Règlement de Copropriété ". Espaces verts ( - 30,25 %) = - 2 431,00 € pour les frais d’élagage et d’abattage d’arbres l’année passée. Portes automatiques ( - 17,42 %) = - 230,00 € pour la suppression du contrat de maintenance de la barrière levante ; la nouvelle installation bénéficie de la garantie installateur. Contrats sécurité ( -21,72 %) = plus petit nombre de blocs d’éclairage de secours changés par rapport à l’exercice précédent. S’agissant de plomberie et des travaux ; les divers écarts s’expliquent par des évènements survenus non maîtrisables, donc. non " prévisibles ". L’essentiel est de rester dans le cadre du budget général provisionnel de xx xxx € Et si possible de faire un peu mieux, ce qui est encore le cas cette année. L’exercice se soldant par un gain de 5,48 % par rapport au provisionnel voté en A.G. = 5 000.00 € d’économie et une réduction de dépenses de 1,88% par rapport à l’exercice précédent. = 1 600.00 €
2/. Suivi des " consommables " . Tableau résumé ci-dessous.
Ce suivi n’appelle pas de commentaire particulier : la situation est stable. Nous rappelons que la maîtrise des coûts E.D.F. est le résultat de la mise en place de la tarification " Tempo " depuis (2 ans). S’agissant du coût de l’eau, nous signalons (en particulier aux bailleurs) que : le prix moyen du mètre cube d’eau, pour l’exercice est de : 3,1247 euros. La société de comptage, vous a fait parvenir avec les décomptes de l’exercice le justificatif de vos consommations respectives. Si les plus curieux multiplient leur cubage par le coût du m3, ils constateront que leur décompte est inexact. En effet, cela est dû à l’écart existant entre ce qui est réclamé par la Cie des Eaux ; soit la valeur de x xxx m3 = xx xxx.€ et non pas l’équivalent du montant de la somme des compteurs divisionnaires qui est de x xxx m3, soit l’équivalent de xx xxx €, d’où cette légère différence et cet ajustement.
3/ Situation financière, état des dettes et créances. Comme d’habitude, nous suivons très attentivement cette situation en cours d’année. Au terme de cet exercice, le montant des débits ainsi que vous le constatez dans la situation de trésorerie, jointe à la convocation à notre A.G. est de : 1 200 € ( contre 755 € l’année dernière et 2 000 € l’année précédente), il s’agit essentiellement des impayés du dernier trimestre pour 2 appartements ou plus anciens pour les copropriétaires de parkings. Le cabinet du syndic reste à ce sujet très vigilant, le C.S. a fait le point avec le comptable lors de la vérification des comptes, fin 2004. Le montant du crédit est de 1 000 € et provient de provisions sur les comptes vendeurs.
4/ Le compte bancaire de la copropriété Le solde créditeur à la date du xx/xx/2004 se monte à = xx xxx € (relevé bancaire n° xxxx). Compte-tenu des règlements anticipés du 4ème trimestre civil (Sté P. et O.) et des chèques du 3ème trimestre non encore débités, -le solde du compte devrait être égal à (valeur de A)€, ce qui correspond bien
A cette somme on soustrait le bilan de la situation de trésorerie crédit / débit, soit : montant (e) ainsi que le montant de la régularisation sur une facture d’eau (montant (f)(différence entre facture et paiement). soit au total = valeur de A ou [(a+b+c+d)-(e+f)] (voir documents joints : balance du C.S. et documents XXX, (justificatifs). N.B. : le C.S. informe les copropriétaires qu’il se tient à leur disposition (avant ou en cours d’A.G.) pour tous renseignements concernant les comptes de l’exercice, ou consulter tous les justificatifs comptables remis par le syndic au cours de l’exercice. Le C.S. remercie à cet égard le syndic de son aimable disponibilité et de sa collaboration. Concernant le solde de l’exercice. Nous signalons que la totalité des travaux votés lors des 2 dernières A.G. ont été exécutés et payés. L’avance de trésorerie de la copropriété se résume donc aujourd’hui, au 1er jour du mois du trimestre, et du nouvel exercice, à supposer que toutes les factures aient été acquittées au terme du trimestre et tous les comptes de copropriétaires apurés à = 5 400 € moins la somme des débits : 1 240 €, et le montant du pré réglé (factures P. et O. = 1 450 € soit : 2 700 € ; (voir résolution XXX, n° X). (chiffres arrondis) Exécution des missions et délégations du conseil syndical (Reprendre le procès verbal de l’assemblée générale 2003) Remarques. Certaines résolutions ne nécessitent pas l’intervention du C.S. Nous n’en n’évoquerons donc pas ici le suivi. Il s’agit des résolutions : n° 1-2-3 5-6-7-8-9 15 Résolutions votées lors de l’A.G. de 2003, suivies et contrôlées par le C.S. Rappel et suites données au cours de l’exercice
Résolution n° 10 (adoptée en A.G. 2003). Travaux de réparation du mur de clôture du parking extérieur. Ces travaux ont été refaits suite aux dégradations résultants de jeux d’enfants du voisinage sur ce muret avant la pose de la grille, et avant que le ciment / colle ne soit bien pris. Résolution n° 11 (adoptée en A.G. 2003) . Travaux de réfection du marquage au sol des places de stationnement du parking extérieur. La Sté D. a réalisé ces travaux le xx avril, conformément au devis. Résolution n° 12 (adoptée en A.G. 2003). Travaux de réfection du marquage au sol des places de stationnement du parking sous-sol. La Sté D. a réalisé ces travaux le xx avril, conformément au devis. Résolution n° 13 (adoptée en A.G. 2003). Etude de sécurité réalisée par la Sté O. Bâtiment A. Ces travaux votés lors de l’A.G. ont été réalisés conformément au devis en avril/mai Résolution n° 14 (adoptée en A.G. 2003). Etude de sécurité réalisée par la Sté O. Bâtiment B. Ces travaux votés lors de l’A.G. ont été réalisés conformément au devis en avril/mai Résolution n° 15 (adoptée en A.G. 2003). Augmentation de la réserve de trésorerie, ou avance permanente de trésorerie. Nouveau montant adopté = 6 500 €. Financement de : l’adaptation de notre Règlement de copropriété. Etude élargie de la détection de l’amiante, etc. Résolution n° 16 (adoptée en A.G. 2003). Travaux de pose de chaperons préfabriqués sur le dessus du mur mitoyen en façade avant (jardin) et arrière (parking et jardin extérieur). Travaux réalisés par la Sté L.B. en partie, côté voisin au sud –est. L’autre, sous traitée par la Sté G., sur le muret de séparation côté rue C. Résolution n° 17 (adoptée en A.G. 2003). Obligation nouvelles demandées à la copropriété de procéder a un repérage étendu des matériaux et produits susceptibles de contenir de l’amiante, dans les parties communes. Etude réalisée le xx / 2004 par la Sté C. (agréée pour ce faire). L’extension de recherche d’amiante dans la résidence est une obligation légale, nous nous sommes mis en conformité avec la loi. Cette étude n’a pas révélée de présence d’amiante dans les locaux et espaces de circulation ; quelques fibres sur les ardoises, (analyse en laboratoire). P.V. disponible.
Travaux non prévus en A.G. et réalisés dans le cadre de l’entretien de la copropriété Sté P. : Porte basculante d’accès au sous-sol (depuis la rue R. P. Suite aux nombreuses pannes et blocages de cette porte, et au manque de pièce de rechange pendant les week-end ! ,nous avons négocié la mise en stock des principales pièces défectueuses dans nos locaux, en mars et avril 2004. Nous attendons de P. une réponse argumentée à ces nombreux problèmes ! En compensation de nos désagréments, et suite aux négociations menées par le C.S., P. s’engage à ne pas augmenter son contrat pour l’année prochaine. Sté P.R. Remplacement de serrures et de grooms, pose de targettes. La grille d’entrée de la résidence et portes d’accès aux halls des bâtiments A et B étant sujet à des pannes fréquentes, nous avons fait remplacer ces éléments de serrurerie. Sté P.R : Pose d’un boîtier clefs près du portail ouvrant parking. extérieur. Ceci permet même en cas de panne de courant, l’ouverture du parking extérieur, et bloque (provisoirement), en position ouverte les 2 battants de la porte. Sté M. : Redressement grillage de clôture et pose d’un fil barbelé (park. Ext.) Suite aux dégradations liés au passage par-dessus ce grillage des voisins au nord. Sté L B. : maçonnerie. Réfection du mur ext. (au sud-est) et balcon 4ème Suite au décollement de crépi par l’humidité, les travaux réalisés (par la Sté LB) sur une hauteur d’environ 2 m X 0.80m, permettront d’arrêter l’extension de cette dégradation du mur extérieur à l’angle sud-est de la résidence bâtiment B. Sté X. : Sécurité incendie. Mise en conformité de nos sécurités incendie. Remplacement de blocs de sécurité anciens et défectueux. En janvier 2004 Nous avons rompu avec la Sté X (contrat trop onéreux), ces blocs seront désormais vérifiés par notre électricien. (attestation de travaux). Remplacement de 2 extincteurs et ajout de 2 dans les locaux techniques ascenseurs.
Affaires étudiées et suivies par le conseil syndical. Exercice 2003-2004
Règlement de copropriété de R. : mise en conformité avec la loi S.R.U. L’ARC, (spécialiste juridiquement agréé), a préparé cette mise en conformité avec les documents requis et que le C.S. leur a communiqués, à savoir : 1/ Règlement de copropriété de la résidence R., conforme aux dispositions de la loi n° 65.557 du 10 juillet 1965 modifiée et du décret n° 67 223 du 17 mars 1967. 2/ Certificat du conservateur des hypothèques de R. daté du xx/xx/2003. 3/ Compte-rendu de l’étude réalisée par un groupe de copropriétaires volontaires (remis à L’Arc le xx/xx/2002) 4/ Les P.V. d’ assemblées générales des années : 1993-1994-2000-2002. (Certaines des décisions de l’A.G. doivent être validées et enregistrées et publiées) 5/ Le jugement du TGI de Versailles. Procès entre Syndicat des copropriétaires et le constructeur de la résidence suite au non respect de certains engagements. 6/ Acte notarié des xx/xx/2002. Servitudes respectives de voisinage Suite à plusieurs entretiens à ce sujet avec notre syndic et également avec l’Arc, nous joignons à la convocation de l’A.G. le projet de nouveau règlement de copropriété. Ce R. de Copropriété tiendra compte des résolutions votées lors de notre A. G., et sera conforme à la loi S.R.U. Après délibération au cours de l’A.G., il sera finalisé et validé par un vote. Il sera ensuite enregistré par acte notarié et publié au service des hypothèques avant remise à chaque copropriétaire d’un exemplaire. Préparations / études par le C.S auprès de spécialistes agréés. Du projet de diagnostic de notre résidence. (avant-projet de travaux à envisager) Avec le syndic, nous avons consulté 3 architectes (pour mise en concurrence et devis d’étude de diagnostic). Voir résolution n°11. M. B., (juin). M. L. et M. D., cabinet Z. (en juillet). L’architecte retenu vous développera ses propositions au cours de l’A.G. Demande de devis pour des travaux éventuels et qui seraient planifiés sur plusieurs années par des entreprises spécialisées, selon une hiérarchisation déterminée par l’architecte. Ces travaux pourraient également être réalisés selon des modalités différentes. Le C.S. a pris contact avec quelques sociétés spécialisées pour obtenir des estimations du coût de certains travaux. Réponses conformes au cahier des charges établi et remis par le C.S. Travaux de jardinage (Affaire en cours) Le C.S. constate une certaine carence de la Sté M. (raréfaction des arrosages , absence de bêchage etc.°M. M. invoque une sous-évaluation de ses prestations. Le C.S a établi un cahier des charges pour consultation de diverses entreprises. Conflit avec la Sté M. sur l’installation de ses enseignes en façade sur rue. Interdiction par le R. de C. Voir délibération de la résolution n° 20. affaire à suivre.
Documents joints par le conseil syndical à son compte-rendu annuel d’activité
Par nature de poste comptable : montant des dépenses trimestrielles et totales de l’exercice versus l’exercice précédent et variation en %
Bilans par groupe de dépenses.
Remarque : certains chiffres ont été supprimés, précis au centime près sur le compte rendu du C.S., d’autres sont arrondis sur ce document. |
