Le mensuel « Intérêts Privés » a consacré à son tour un long article aux syndics bénévoles. Sur trois syndics mis en scène, deux sont adhérents de l’ARC.

Ce n’est pas le fait du hasard mais de la politique d’assistance efficace de l’ARC auprès de ses adhérents :

-          assistance juridique, comptable technique dont (depuis quelques mois) une assistance spéciale aux nouveaux syndics bénévoles ;

-          une adhésion annuelle intégrant, sans surcoût, une assurance de responsabilité civile professionnelle du syndic bénévole ;

-          l’accès à de nombreux guides (gratuits ou non) et de nombreuses formations (gratuites ou non) ;

-          l’accès à des services gratuits nombreux.

Pour vous renseigner : http://www.unarc.asso.fr/site/qui/a_paris.htm 

Voici l’article d’Intérêts Privés : 

« Syndics bénévoles

Une gestion économique de la copropriété

 

Face aux prix exorbitants tarifés par les syndics professionnels, les petites copropriétés peuvent choisir que l'un des propriétaires remplisse cette fonction.

 

Changement de fournisseurs sans en informer le conseil syndical, non-exécution des décisions de l'assemblée générale, paiement de charges non justifiées. .. Les pratiques des syndics professionnels sont régulièrement décriées et leurs honoraires sont parfois exorbitants : pour les petites copropriétés, de 2 à 20 lots, les syndics professionnels pratiquent généralement un tarif forfaitaire de l'ordre de 3000 à 5000 €. Les petites copropriétés préfèrent alors désigner un syndic dit « bénévole », car non professionnel, afin d'assurer un suivi plus régulier de la copropriété pour un coût moindre. Ces économies, parfois toutes simples à réaliser, Grégory Debray, syndic bénévole, en a fait profiter la copropriété de 8 maisons dont il avait la charge à Dijon. « Un syndic professionnel aurait coûté près de 1 000 € par an en honoraires. En plus d'économiser ces frais de gestion, nous avons réduit le budget de la copropriété de plus de 1000 € en instaurant un simple roulement pour sortir les poubelles! »

 

L'élection du syndic bénévole

Le syndic non professionnel doit posséder un lot dans la copropriété qu'il gère et sera élu lors de l'assemblée générale annuelle à la majorité. Il peut également s'agir du conjoint de l'un des   propriétaires.   Cette  

désignation doit être portée à l'ordre du jour par le précédent syndic. Celui-ci doit être en fin de mandat. En effet, la révocation pure et simple doit provenir d'une faute de gestion grave: non-recouvrement des impayés, non-exécution des décisions de l'assemblée générale...

 

Un contrat comme un pro

Une fois élu, le syndic bénévole a les mêmes missions qu'un syndic professionnel: convoquer les assemblées générales, assurer l'exécution des décisions votées, veiller au respect du règlement de copropriété, tenir à jour la comptabilité...

Alors, si la charge ne vous fait pas peur, n'hésitez pas à bien définir vos fonctions lors de l'AG de votre élection, voire à rédiger un contrat.

Une gestion comptable minutieuse

Pour être syndic bénévole, vous devrez assimiler les bases de la comptabilité, car vous assumerez la gestion de la copropriété. À votre entrée en fonction, vous devrez sans délai ouvrir un compte bancaire au nom de la copropriété (si ce n'est pas déjà fait). Les provisions pour charges de l'immeuble vous seront en effet adressées directement.

 

Gérer le budget

La gestion comptable nécessite une organisation rigoureuse car, lors de l'AG annuelle, vous allez devoir présenter les comptes de l'exercice précédent (pour les faire approuver) et expliquer le montant du budget prévisionnel à venir. L'évaluation du budget prévisionnel permet au syndic bénévole de fixer les appels de fonds trimestriels des copropriétaires, afin de régler les factures courantes de la copropriété. Il est estimé sur la base des dépenses annuelles précédentes. Un budget bien ajusté permet donc d'éviter des appels de fonds insuffisants par rapport aux dépenses réelles, obligeant ensuite à régulariser fortement les charges, ce qui n'est pas sans provoquer des grincements de dents...

 

Solutions informatiques

Pour gérer votre comptabilité, un simple tableur Excel peut suffire. Des associations de copropriétaires comme l’ARC 27-29 rue Joseph Python 75020 Paris proposent également des logiciels de gestion et des guides. De plus, pensez que si votre copropriété a déjàété gérée par un syndic, celui-ci devra vous fournir les archives dans les 3 mois de votre élection (modèles de convocation aux assemblées générales - AG -, bilan annuel, gestion du budget prévisionnel...).

 

 

Disponibilité et diplomatie

Avant de vous lancer, vous devez aussi évaluer la charge de travail que cela représentera pour vous. Pour une copropriété de moins de 10 lots, il faut compter environ 4 à 7 heures par trimestre pour les appels de fonds et 20 heures pour la préparation de l'assemblée générale annuelle.

Cette estimation est valable pour une copropriété avec peu de postes de dépenses (sans ascenseur, ni agent d'entretien ou chauffage collectif). En revanche, si ces postes de charges existent dans votre copropriété, ou si des travaux importants doivent y être réalisés, votre investissement temps sera bien plus important.

 

Habiter dans l'immeuble

Il est également conseillé aux syndics bénévoles d'habiter sur place afin de pouvoir surveiller l'exécution des travaux, par exemple.

Outre une certaine disponibilité, le syndic bénévole doit surtout être diplomate, afin de gérer au quotidien les conflits éventuels. « Le plus dur, c'est le contact avec les autres copropriétaires. Certains ajoutent des travaux à l'ordre du jour au dernier moment, sans préparer des devis», constate Danielle Jàgger, retraitée adhérente à l’ARC et syndic bénévole d'une copropriété à Maisons-Alfort, en banlieue parisienne.

 

Savoir expliquer

Avant de vous lancer dans l'aventure, assurez-vous aussi que certains copropriétaires ne sont pas des payeurs récalcitrants. « C'est parfois délicat pour un syndic bénévole de demander le paiement des charges à ses copropriétaires. Un professionnel n'aurait pas d'états d'âme », indique Gregory Debray. D'expérience, il invite à la transparence pour prévenir les attitudes de refus. Lors des assemblées générales, prenez donc le temps de bien expliquer votre gestion aux copropriétaires.

 

Pour vous renseigner : unarcasso@caltanet.fr : comment adhérer comme syndic bénévole :  http://www.unarc.asso.fr/site/qui/a_paris.htm ».

 

« Etre rémunéré ou non?

Le terme syndic « bénévole » n'implique pas forcément que vous accomplirez vos missions à titre gratuit. Bien sûr, vous devez vous faire rembourser par la copropriété tous les frais que vous aurez avancés pour remplir cette fonction (timbres, photocopies, recommandés...). Attention, ce point peut être litigieux si aucune condition n'a été fixée poste par poste !

 

Un forfait à prévoir en AG

Le syndic non professionnel peut également demander une rémunération lors de l'assemblée générale. Par comparaison au forfait qu'aurait demandé un syndic professionnel pour une petite copropriété, son montant sera beaucoup plus supportable et devrait être facile à faire accepter par les copropriétaires. «J'ai demandé 1500€ par an de rétribution forfaitaire pour mon investissement et l'assistance de deux conseils syndicaux, soit 500 € pour chacun. Cette décision a été acceptée car nous coûtons deux fois moins cher qu'un syndic professionnel», précise Laurence Bourguignon, syndic non professionnel d'une copropriété de 13 lots dans le XIX^e arrondissement de Paris adhérente à l’ARC. Une rémunération implique cependant davantage de responsabilités dans l'esprit des autres copropriétaires.

 

 

Une responsabilité à mesurer

Le syndic bénévole sera responsable de la gestion de l'immeuble envers l'ensemble des copropriétaires (le syndicat), mais également envers tous les tiers intervenant pour la copropriété: entrepreneurs, fournisseurs.

Le syndic bénévole a donc intérêt à souscrire une assurance de responsabilité civile le couvrant pour les risques liés à ses fonctions, mais ce n'est pas une obligation. Le coût de cette assurance est supporté par la copropriété, en tant que charge.

 

Adhérer à une association

Vous pouvez vous renseigner auprès de l'assureur de votre copropriété ou contacter les associations de copropriétaires qui, comme l’ARC, proposent généralement des offres incluses dans l'adhésion.

Trois ans ou moins

Comme pour tout syndic, la durée du mandat ne peut excéder 3 ans. Mais si vous avez encore du mal àévaluer cette mission, vous pouvez préciser lors de votre élection à l'AG que votre mandat ne durera que 1 an, à titre d'expérience... et pourquoi ne pas suggérer une gestion alternative par les copropriétaires tous les ans.

 

Elise Jollain ».

 

 

« L'AG ANNUELLE: UN GROS TRAVAIL AVANT... ET APRES!

 

Le syndic bénévole est en première ligne pour l'organisation de l'assemblée générale « annuelle ». C'est le jour J dans la vie de la copropriété car « l'AG » permet notamment d'approuver les comptes de l'année écoulée et le budget prévisionnel. Sa tenue répond à certaines conditions strictes que le syndic bénévole doit connaître. L'ordre du jour se prépare avec le conseil syndical ou, à défaut, les copropriétaires volontaires. Il devra obligatoirement comporter des questions prévues par la loi de 1965 (approbation des comptes, validation du budget prévisionnel, désignation du syndic en cas de fin de mandat, etc.). Une fois l'ordre du jour programmé, le syndic bénévole convoque l'AG en envoyant à chaque copropriétaire cet ordre du jour au moins 21 jours à l'avance. Attention: le syndic bénévole ne peut pas recevoir de pouvoir pour représenter un copropriétaire.

 

Lors de l'AG, les copropriétaires désignent parmi eux un président d'assemblée qui sera chargé d'organiser les débats. Le syndic ne peut pas présider l'AG, mais il est de droit son secrétaire (sauf si l'assemblée en décide autrement). Il rédige donc le procès-verbal et tient la feuille de présence, ce qui n'est pas un mince travail ! Chaque point de l'ordre du jour fait l'objet d'un vote. Le syndic bénévole devra présenter les comptes de l'exercice précédent et expliquer le montant du budget prévisionnel à venir. Le syndic doit ensuite établir le procès-verbal de l'AG et l'adresser à tous les copropriétaires dans les 2 mois suivant sa tenue ».